审计局采购管理制度

PAGE审计局采购管理制度一、总则（一）目的为了规范审计局采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障审计工作的顺利开展，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局机关及所属各单位使用财政性资金、自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关法律法规和政府采购政策，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购信息公开、采购程序透明，接受社会监督。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，保证供应商平等参与采购活动。4.公正诚信原则采购过程公正，各方诚实守信，履行各自义务。5.效益优先原则在保证采购质量的前提下，追求采购资金使用效益最大化。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由局领导班子成员及相关部门负责人组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门设立采购办公室，负责采购活动的具体组织实施。其职责包括：1.编制采购计划和采购预算，报采购领导小组审批。2.制定采购实施方案，明确采购程序、采购方式、时间安排等。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.审查供应商资格，组织开标、评标、定标等工作。5.签订采购合同，并监督合同履行。6.整理、归档采购文件和资料。（三）采购监督部门审计部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购资金使用是否合理等。对发现的问题及时提出整改意见，并依法依规追究相关责任。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据年度工作任务和实际需求提出采购申请，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购办公室汇总各部门采购申请，结合本局年度工作计划和财力状况，编制采购预算草案，报采购领导小组审核。3.采购预算草案经采购领导小组审议通过后，报财政部门审批。（二）预算执行1.采购项目严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊原因确需调整预算的，须按规定程序报原审批部门批准。2.采购办公室应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.因政策变化、工作任务调整、市场价格波动等原因导致采购预算需要调整的，由采购办公室提出调整建议，报采购领导小组审议。2.采购领导小组审议通过后，按照规定程序报财政部门审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购办公室应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，公告内容包括采购项目名称、采购内容及要求、采购预算、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。4.对投标人的资格审查应按照招标公告和招标文件的要求进行，确保投标人具备相应的资质和能力。5.开标、评标应按照招标文件规定的程序和方法进行，确保评标过程公正、公平、公开。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购办公室应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。4.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同，但在发布招标信息和选择供应商方面有所不同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购办公室应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。谈判文件应在谈判前发给参与谈判的供应商。4.谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应与供应商逐一进行谈判，谈判过程中应记录谈判情况和结果。5.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购办公室应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。4.单一来源采购项目应报采购领导小组批准，并在指定的政府采购信息发布媒体上公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，方可与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购办公室应向不少于三家的供应商发出询价单，询价单应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。4.供应商应在规定时间内将报价文件密封送达采购办公室。采购办公室对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购申请与审批1.各部门根据工作需要提出采购申请，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由、预计使用时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》报采购办公室，采购办公室对采购申请进行初审后，报采购领导小组审批。采购领导小组应在规定时间内作出审批决定，并反馈给采购办公室。（二）采购文件编制1.采购办公室根据采购领导小组的审批意见，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同草案等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等，确保采购文件的公正性和合理性。（三）采购信息发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的项目，采购办公室应在指定的政府采购信息发布媒体上发布采购公告（或投标邀请书），公告（或邀请书）内容应符合相关规定要求。2.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的项目，采购办公室应向符合相应资格条件的供应商发出采购文件或询价单。（四）供应商资格审查1.采购办公室对参与采购活动的供应商资格进行审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对供应商资格审查合格的，采购办公室应将其列入供应商名单；对资格审查不合格的，应及时通知供应商，并说明理由。（五）采购评审1.采购办公室按照采购文件规定的程序和方法组织采购评审活动。评审活动应在规定的时间和地点进行，评审过程应严格保密。2.评审委员会按照评审标准对供应商的投标文件或报价文件进行评审，推荐成交候选人，并出具评审报告。评审报告应包括评审情况、成交候选人名单及推荐理由等内容。（六）采购定标与合同签订1.采购领导小组根据评审委员会的评审报告，确定成交供应商，并将结果通知采购办公室。2.采购办公室与成交供应商签订采购合同，采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款合法合规、明确具体、具有可操作性。（七）采购验收1.采购项目完成后，采购办公室应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、性能指标等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收人员应按照采购合同和相关标准进行验收，并填写《采购验收报告》。验收合格的，由验收人员签字确认；验收不合格的，应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在成交通知书发出之日起三十日内签订，合同签订应符合法律法规和采购文件的要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购办公室应将合同草案报采购领导小组审核，审核通过后，方可与供应商签订合同。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自义务。采购办公室应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务，并及时向采购办公室提交相关资料和凭证。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，双方应按照法律法规的规定办理相关手续，并承担相应的法律责任。（四）合同付款1.采购合同付款应按照合同约定的付款方式和时间进行。采购办公室应根据合同履行情况和验收结果，及时办理付款手续。2.付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料，经采购办公室审核、采购领导小组审批后，报财务部门支付。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购预算、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购办公室应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，确保档案资料的完整性、准确性和规范性。2.采购档案应按照采购项目进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家和地方有关规定执行。2.因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。查阅档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自复制、涂改、损毁档案资料。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序是否合规执行、采购文件是否规范编制、采购合同是否依法签订、采购资金是否合理使用等。2.采购办公室应配合审