审计局正版软件采购制度

PAGE审计局正版软件采购制度一、总则（一）目的为规范审计局正版软件采购行为，确保所采购软件的合法性、安全性和适用性，提高软件使用效益，保障审计工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局在开展各项审计工作过程中所需正版软件的采购活动，包括操作系统、办公软件、数据库管理系统、专业审计软件等各类软件产品。（三）基本原则1.合法性原则采购的正版软件应符合国家法律法规要求，确保软件来源合法，不存在侵权行为。2.安全性原则优先选择具有良好安全性能的软件产品，保障审计数据的安全存储、传输和使用，防止因软件安全漏洞导致信息泄露或系统故障。3.适用性原则根据审计工作的实际需求，采购适合审计业务特点和工作流程的软件，提高工作效率和质量。4.效益性原则在满足审计工作需求的前提下，综合考虑软件的价格、功能、维护成本等因素，实现采购效益的最大化。二、采购需求确定（一）需求调研1.业务部门需求反馈各审计业务部门应根据自身工作实际，定期梳理软件使用需求，包括日常办公软件的功能需求、专业审计软件的特定功能要求等，并及时反馈给采购管理部门。2.技术部门评估技术部门负责对业务部门反馈的需求进行技术评估，结合审计局现有信息系统架构和技术环境，分析需求的合理性和可行性，提出技术建议和意见。3.综合分析采购管理部门会同业务部门和技术部门，对需求进行综合分析，确定采购软件的类型、功能、性能等具体要求，形成详细的采购需求文档。（二）需求变更管理1.变更申请在采购过程中，如因业务发展、政策调整等原因导致软件采购需求发生变更，业务部门应填写需求变更申请表，详细说明变更的原因、内容和影响范围。2.审批流程需求变更申请表经业务部门负责人审核后，提交技术部门进行技术评估，再由采购管理部门会同相关部门进行综合评审。评审通过后，报局领导审批。3.变更实施需求变更获批后，采购管理部门应及时调整采购计划，通知软件供应商进行相应的修改或调整，并跟踪变更实施情况，确保变更后的软件能够满足审计工作新的需求。三、采购流程（一）采购方式选择1.公开招标对于采购金额较大、技术要求复杂、市场竞争充分的软件采购项目，原则上采用公开招标方式。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标，按照法定程序进行开标、评标和定标。2.邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的软件项目，或者采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。由采购管理部门根据项目需求，邀请若干家具备相应资质和能力的供应商参与投标。3.竞争性谈判对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的软件采购项目，以及技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的软件项目，可以采用竞争性谈判方式。采购管理部门与不少于三家的供应商进行谈判，从中确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的软件采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购管理部门应组织相关人员进行论证，并报局领导批准。（二）采购文件编制1.招标文件/谈判文件/询价文件编制根据选定的采购方式，采购管理部门负责编制相应的采购文件。采购文件应明确采购项目的基本要求、技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。2.审核与发布采购文件编制完成后，由采购管理部门会同法律合规部门进行审核，确保采购文件符合法律法规和行业标准要求。审核通过后，按照规定的程序发布采购文件。（三）供应商选择与管理1.供应商资格审查采购管理部门负责对参与采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、软件著作权证书、业绩情况、售后服务能力等。只有具备相应资质和能力的供应商才能参与采购项目。2.供应商选择采购管理部门按照采购文件规定的评标标准，组织相关人员对供应商的投标文件或响应文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、售后服务、信誉等因素。3.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、采购项目情况、履约情况等。定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格合理性等。对于评价不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、取消资格等。（四）合同签订1.合同起草采购管理部门根据采购项目的成交结果，起草软件采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括软件的名称、规格、数量、价格、交货期、售后服务、验收标准等条款。2.合同谈判与审核采购管理部门会同法律合规部门与供应商进行合同谈判，确保合同条款符合双方意愿和法律法规要求。谈判达成一致后，合同文本提交法律合规部门进行审核，审核通过后报局领导审批。3.合同签订与备案经审批后的合同，由审计局法定代表人或授权代表与供应商签订。合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、档案管理部门等相关部门备案。四、软件验收（一）验收准备1.成立验收小组由采购管理部门、业务部门、技术部门等相关人员组成验收小组，负责软件验收工作。验收小组应明确分工，确保验收工作的顺利进行。2.制定验收方案验收小组根据采购合同和软件采购需求文档，制定详细的验收方案，明确验收标准、验收流程、验收方法等内容。（二）验收实施1.到货验收软件到货后，采购管理部门通知验收小组进行到货验收。验收小组检查软件的外包装是否完好，数量是否与合同一致，软件介质、文档资料等是否齐全。2.安装调试验收供应商按照合同要求进行软件安装调试，验收小组对软件的安装调试情况进行检查，确保软件能够正常运行，各项功能符合采购合同和需求文档的要求。3.功能测试验收验收小组根据验收方案，对软件的各项功能进行测试，检查软件是否满足审计工作的实际需求。测试过程中，应记录测试结果，发现问题及时要求供应商进行整改。4.性能测试验收对于对性能要求较高的软件，验收小组进行性能测试，检查软件在响应时间、处理能力、稳定性等方面是否达到合同要求。（三）验收报告1.验收报告编制验收工作完成后，验收小组应编制验收报告，详细记录验收过程、验收结果、存在问题及整改情况等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认。2.验收结果处理如验收合格，验收报告经局领导批准后，作为软件采购项目付款和资产入账的依据。如验收不合格，采购管理部门应及时通知供应商进行整改，整改完成后重新组织验收。如供应商拒绝整改或整改后仍不符合要求，采购管理部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。五、软件使用与维护（一）软件使用培训1.培训计划制定采购管理部门会同业务部门和技术部门，根据软件的功能和使用要求，制定软件使用培训计划。培训计划应明确培训内容、培训方式、培训时间、培训人员等。2.培训实施按照培训计划组织相关人员参加软件使用培训，培训方式可以采用集中培训、现场培训、在线培训等多种形式。培训过程中，应注重实践操作，确保培训人员能够熟练掌握软件的使用方法。3.培训效果评估培训结束后，对培训人员进行培训效果评估，评估方式可以采用考试、实际操作考核、问卷调查等。对于培训效果不达标的人员，应组织补考或再次培训，确保所有使用人员都能正确使用软件。（二）软件日常维护1.维护责任分工技术部门负责软件的日常维护工作，建立软件维护档案，记录软件维护情况。业务部门在使用过程中发现软件问题，应及时反馈给技术部门。2.维护措施实施技术部门根据软件维护档案和业务部门反馈的问题，及时采取维护措施，如软件升级、故障排除、数据备份与恢复等。对于软件出现的重大故障，应及时组织技术人员进行抢修，并做好记录。3.维护记录与报告技术部门应详细记录软件维护情况，包括维护时间、维护内容、维护结果等。定期向上级主管部门提交软件维护报告，汇报软件运行状况、维护工作开展情况等。（三）软件升级管理1.升级需求评估技术部门定期对软件的使用情况进行评估，结合业务发展和技术进步的需求，提出软件升级建议。业务部门也可根据实际工作需要，提出软件升级需求。2.升级方案制定技术部门根据升级建议和需求，制定软件升级方案，明确升级的内容、范围、时间、风险等。升级方案经采购管理部门、业务部门和相关领导审核后实施。3.升级实施与测试按照升级方案组织软件升级实施，升级完成后进行全面测试，确保升级后的软件能够正常运行，各项功能和性能指标符合要求。测试过程中发现的问题，应及时进行整改。六、监督与检查（一）内部监督1.审计监督审计部门定期对软件采购、使用和维护情况进行审计，检查采购程序是否合规、软件使用是否符合规定、维护费用是否合理等，发现