审计局政府采购内控制度

PAGE审计局政府采购内控制度一、总则（一）目的为加强审计局政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合审计局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局机关及所属单位使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应当遵循公平、公正的原则，对待所有参与采购的供应商，不偏袒、不歧视。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等依法不予公开的信息外，政府采购信息应当及时、准确、完整地向社会公开，接受社会监督。4.效益性原则：在满足审计工作需要的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.内部控制原则：建立健全政府采购内部控制机制，明确各部门职责分工，加强对采购活动的全过程监督，防范采购风险。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据审计工作需要和事业发展规划，提出年度政府采购项目需求，经局领导审核后，报财务部门汇总。2.财务部门按照财政部门要求，结合审计局年度预算安排，对各部门上报的采购项目需求进行审核和整合，编制政府采购预算草案，报局领导审批后，提交财政部门。（二）预算执行1.政府采购预算一经批复，必须严格执行。各部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或变更采购项目、采购金额等预算内容。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应当按照规定程序报经财政部门批准，并及时调整相关采购计划。（三）预算监督1.财务部门负责对政府采购预算执行情况进行跟踪和监督，定期向局领导汇报预算执行情况。2.审计部门负责对政府采购预算执行情况进行审计监督，检查预算执行的合规性和效益性，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。三、采购组织与实施管理（一）采购机构设置1.成立审计局政府采购工作领导小组，负责统筹协调全局政府采购工作，研究决定采购工作中的重大事项。领导小组组长由局主要领导担任，成员包括局办公室、财务部门、采购项目需求部门等相关负责人。2.设立政府采购办公室，作为政府采购工作的具体执行机构，负责采购项目的组织实施、采购文件编制、供应商资格审查、采购合同签订与履行等工作。政府采购办公室设在局办公室，配备必要的工作人员。（二）采购方式选择1.政府采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购等。采购项目应根据项目特点、采购需求和相关法律法规规定，选择合适的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前，按照规定程序报经财政部门批准。（三）采购流程1.采购申请：各部门根据工作需要，填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容，经部门负责人签字后，报政府采购办公室。2.采购审批：政府采购办公室对采购申请进行初审，审核采购项目的必要性、合规性和预算合理性等。初审通过后，提交政府采购工作领导小组审批。领导小组根据采购项目情况，做出审批决定。3.采购文件编制：政府采购办公室根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同文本、评标标准等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准要求，确保采购活动的公平、公正、公开。4.供应商资格审查：政府采购办公室在采购文件中明确供应商资格条件，并对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。通过资格审查的供应商，方可参与采购活动。5.采购评审：根据采购方式的不同，组织相应的采购评审活动。公开招标、邀请招标项目，采用评标委员会进行评标；竞争性谈判、竞争性磋商项目，采用谈判小组、磋商小组进行评审；单一来源采购项目，由采购人与供应商进行协商。评审过程应严格按照采购文件规定的评审标准和方法进行，确保评审结果的公正、公平。6.采购合同签订：采购评审结束后，采购人根据评审结果确定中标、成交供应商，并与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款合法合规、明确具体、切实可行。7.采购验收：采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、性能指标等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。验收合格后，出具验收报告。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应当由政府采购办公室负责起草和审核，经局领导审批后，由法定代表人或其授权代表与供应商签订。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等内容。合同条款应符合法律法规和行业标准要求，确保合同的合法性、有效性和可操作性。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程或服务。2.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，与采购合同具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应按照合同约定的验收标准和方法组织验收。验收合格后，出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量、验收情况等内容。2.如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，采购人应及时通知供应商进行整改或处理。供应商应在规定的时间内完成整改或处理，并重新提交验收申请。采购人应再次组织验收，直至验收合格为止。（四）合同付款1.采购人应按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购资金。付款前，采购项目需求部门应填写《政府采购付款申请表》，经部门负责人签字后，报财务部门审核。2.财务部门根据采购合同约定和验收报告，对付款申请进行审核。审核通过后，报局领导审批。局领导审批同意后，财务部门按照规定程序办理付款手续。五、采购监督管理（一）内部监督1.审计部门负责对政府采购活动进行内部审计监督，定期或不定期对采购项目的预算执行、采购程序、采购合同签订与履行等情况进行审计检查，及时发现和纠正采购活动中的违规行为。2.纪检监察部门负责对政府采购活动中的违纪违法行为进行监督检查，严肃查处采购活动中的腐败问题，维护政府采购活动的廉洁性。（二）外部监督1.接受财政部门的监督管理，按照财政部门的要求，及时报送政府采购相关资料和信息，配合财政部门开展政府采购监督检查工作。2.主动接受社会监督，通过政府网站、政府采购信息发布平台等渠道，及时公开政府采购信息，接受社会公众的监督和质疑。对社会公众提出的质疑和投诉，应认真调查处理，并及时反馈处理结果。六、采购档案管理（一）档案收集政府采购办公室负责采购项目档案的收集工作，在采购活动结束后，及时将采购项目的相关文件、资料进行整理和归档。采购项目档案应包括采购申请表与审批文件、采购文件、供应商资格审查文件、采购评审文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与归档1.对收集到的采购项目档案进行分类整理，按照采购项目的类别、时间顺序等进行编号和装订，确保档案资料的完整性和规范性。2.将整理好的采购项目档案移交局档案室进行归档保存，档案室应建立健全档案管理制度，对档案进行妥善保管，并定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。（三）档案查阅与使用1.因工作需要查阅采购项目档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字