审计厅档案管理制度汇编

PAGE审计厅档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强审计厅档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在审计工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合审计厅实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于审计厅机关及所属各单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。审计厅档案工作实行集中统一领导，由办公厅负责档案的综合管理，各业务部门负责本部门档案的收集、整理和移交。2.真实完整原则。档案应如实反映审计工作的全过程，确保档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则。加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护国家和单位的安全利益。4.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为审计工作和社会提供优质服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立审计厅档案管理领导小组，由厅长担任组长，分管办公厅的副厅长担任副组长，各业务部门负责人为成员。领导小组负责审定档案管理工作规划、制度和年度计划，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）办公厅档案管理部门办公厅设立档案管理科，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家和地方有关档案管理工作的法律法规和方针政策，制定和完善审计厅档案管理制度。2.负责接收、整理、保管、统计和利用审计厅各类档案，建立健全档案检索体系。3.指导和监督各业务部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传工作。4.组织档案鉴定、销毁和移交工作，确保档案的安全和完整。5.推进档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（三）业务部门档案管理人员各业务部门指定一名兼职档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向办公厅档案管理科移交档案。其主要职责包括：1.负责收集、整理本部门在审计工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.按照档案管理要求，对本部门档案进行分类、编号、装订等初步整理工作。3.妥善保管本部门档案，防止档案丢失、损坏和泄密。4.及时向办公厅档案管理科移交应归档的档案，并办理交接手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围审计厅档案收集范围包括：1.上级机关颁发的与审计工作有关的文件、指示、规定等。2.审计厅制定的规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.审计项目档案，包括审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告、审计决定书等。4.人事档案，包括干部任免、考核、奖惩、培训等文件材料。5.财务档案，包括财务预决算、会计凭证、账簿、报表等。6.基建档案，包括工程项目立项、设计、施工、竣工验收等文件材料。7.设备档案，包括设备购置、安装、调试、维修等文件材料。8.声像档案，包括照片、录音、录像等反映审计工作和单位活动的资料。9.电子档案，包括以电子数据形式存在的各类文件、报表、记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件材料办理完毕后，及时整理归档，不得积压或拖延。3.收集的档案应保持文件材料的原始性，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类。按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、审计项目档案、人事档案、财务档案、基建档案、设备档案、声像档案、电子档案等类别。2.编号。对每一类档案进行编号，以便于检索和管理。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.装订。对纸质档案进行装订，确保档案的整齐牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。4.编目。编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所档案管理科应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映审计厅主要职能活动和历史面貌的，对本厅、国家和社会具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映本厅一般工作活动，在较长时间内对本厅工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指反映本厅一般性工作活动，在较短时间内对本厅工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年至15年。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.对电子档案应定期进行备份，存储于不同的介质和地点，防止数据丢失。4.严格执行档案借阅制度，确保档案的安全。未经批准，任何人不得擅自进入档案库房。五、档案的利用（一）利用范围审计厅档案主要供本厅工作人员查阅利用，也可根据国家有关规定，为其他单位或个人提供查阅利用服务。（二）利用方式1.查阅。本厅工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理科查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅。因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容，不得在档案上涂改、圈划、批注等。3.出具证明。根据工作需要，档案管理科可为有关单位或个人出具档案证明。出具档案证明应严格按照规定程序办理，确保证明内容的真实性和准确性。（三）利用登记档案管理科应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用内容、归还时间等信息。登记记录应妥善保管，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立审计厅档案鉴定小组，由办公厅档案管理部门负责人担任组长，各业务部门档案管理人员和档案管理科业务骨干为成员。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关规定和本厅档案管理制度进行。对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理科定期对到期档案进行清理，列出拟销毁档案清单，提交档案鉴定小组进行鉴定。2.鉴定小组对拟销毁档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，提出存毁意见。3.档案管理科根据鉴定小组的意见，编制《档案销毁清册》，注明档案的编号、题名、日期、保管期限、存毁意见等信息。4.《档案销毁清册》经审计厅档案管理领导小组审批后，方可进行销毁。（四）销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，一般采用焚烧或粉碎等方法。销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理科应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。统计报表应定期报送档案管理领导小组和上级档案管理部门。（二）移交工作1.审计厅撤销、合并时，应按照国家有关规定，将档案移交给有关部门。2.工作人员调动时，应将个人保管的档案材料及时移交所在部门档案管理人员，不得擅自带走。3.审计厅与其他单位之间因工作需要进行档案交接时，应办理正式的交接手续，确保档案交接清楚、完整。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将形成的电子文件收集齐全，按照档案管理要求进行整理和分类。2.电子文件应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。3.对电子文件应进行元数据采集，建立电子文件数据库，便于检索和管理。（二）电子档案的保管1.电子档案应存储于安全可靠的存储设备上，如磁带、磁盘、光盘等，并定期进行备份。2.电子档案存储环境应保持适宜的温度、湿度和清洁度，防止电子设备损坏和数据丢失。3.建立电子档案访问控制机制，设置不同的用户权限，确保电子档案的安全。（三）电子档案的利用1.审计厅工作人员可通过网络查询和利用电子档案，但应遵守相关规定和操作规程。2.利用电子档案时，应注意保护电子档案的原始性和完整性，不得擅自修改或删除电子档案内容。（四）电子档案的鉴定与销毁1.电子档案的鉴定与纸质档案鉴定同步进行，按照相同的鉴定标准和程序确定存毁意见。2.对已鉴定为销毁的电子档案，应采用技术手段进行彻底删除，确保电子档案信息不可恢复。九、声像档案管理（一）声像档案的收集1.各部门应及时收集在审计工作和单位活动中形成的声像资料，包括照片、录音、录像等。声像资料应反映审计工作的重要场景、重大事件和主要成果。2.收集的声像资料应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行简要文字说明。（二）声像档案的整理1.对收集的声像资料进行分类整理，按照不同的主题、时间、形式等进行编号和编目。2.声像档案应配以文字说明，准确反映声像资料的内容和背景。文字说明应包括标题、拍摄时间、地点、人物、内容简介等信息。（三）声像档案的保管1.声像档案应存储于专门的存储设备中，如照片档案可采用相册、光盘等存储，录音录像档案可采用磁带、光盘等存储。存储设备应标明档案编号、题名、日期等信息。2.声像档案保管场所应保持适宜的温度、湿度和光照条件，防止声像资料损坏。3.定期对声像档案进行检查和清点，发现问题及时处理。（四）声像档案的利用1.审计厅工作人员因工作需要可