内部合同审计制度

PAGE内部合同审计制度一、总则（一）目的为加强公司内部合同管理，规范合同签订、履行等行为，防范合同风险，保障公司合法权益，特制定本内部合同审计制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司在经济活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、服务合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行必须符合国家法律法规及相关政策的规定。2.合规性原则：严格遵守公司内部的各项规章制度和业务流程。3.效益性原则：在保障合同合法合规的前提下，追求合同履行的经济效益最大化。4.风险防范原则：对合同签订、履行过程中的风险进行全面评估和有效防范。二、合同审计机构及职责（一）审计部门公司设立独立的审计部门，负责合同审计工作。审计部门应配备专业的审计人员，具备财务、法律、风险管理等相关专业知识和技能。（二）职责1.制定审计计划：根据公司合同管理情况和风险状况，制定年度合同审计计划，明确审计范围、重点和时间安排。2.合同审计实施：对合同签订前的条款审查、签订过程的合规性、履行情况的监督等进行审计，出具审计意见。3.风险评估：对合同可能存在的风险进行识别、评估和分析，提出风险防范建议。4.问题跟踪：对审计中发现的问题进行跟踪，督促相关部门整改落实。5.档案管理：负责合同审计档案的整理、归档和保管工作。三、合同签订前审计（一）送审资料要求1.合同草案：提供合同的详细文本，包括合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任等条款。2.相关背景资料：如项目可行性研究报告、市场调研报告、招投标文件等。3.对方主体资格证明：营业执照副本、法定代表人身份证明、授权委托书等。4.其他相关资料：根据合同类型和具体情况要求提供的其他资料。（二）审计内容1.主体资格审查审查合同对方是否具有合法的经营资格和相应的民事行为能力。核实对方的信用状况、经营业绩、涉诉情况等。2.合同条款审查检查合同条款是否完整、明确，权利义务是否对等。审查合同标的的合法性、准确性，数量、质量条款是否具体、可行。核对价款、报酬的计算方式、支付方式和时间是否合理。审查履行期限、地点、方式是否明确，是否符合公司利益和实际情况。检查违约责任条款是否清晰，是否具有可操作性。3.合规性审查审查合同是否符合国家法律法规、政策规定以及公司内部规章制度。涉及重大事项或特殊业务的合同，是否经过必要的审批程序。（三）审计程序1.资料受理：审计部门收到送审资料后，进行登记和初步审查，对资料不齐全或不符合要求的，通知送审部门补充完善。2.审计实施：审计人员按照审计内容进行详细审查，可通过查阅资料、实地调查、咨询相关部门等方式获取审计证据。3.审计意见出具：审计结束后，审计人员撰写审计报告，提出审计意见，包括合同是否可行、存在的问题及改进建议等。审计报告经审计部门负责人审核后，提交给相关决策部门。四、合同签订过程审计（一）招标采购审计1.招标程序审查审查招标项目是否按照规定进行招标，招标公告的发布、招标文件的编制、发售是否合规。检查开标、评标过程是否公正、公平、公开，评标标准是否合理。核实中标结果是否符合规定，中标通知书的发放是否及时。2.采购合同审查审查采购合同是否与招标文件、中标文件一致，合同条款是否对招标文件的实质性要求和条件作出响应。检查采购合同的签订是否按照规定的程序进行，是否经过必要的审批。（二）直接签订合同审计1.适用范围审查：核实直接签订合同的项目是否符合公司规定的适用范围，是否存在应招标而未招标的情况。2.审批程序审查：审查直接签订合同是否经过严格的审批，审批文件是否齐全、有效。3.合同条款审查：对直接签订的合同条款进行审查，确保合同合法合规、权利义务对等。五、合同履行审计（一）履行情况跟踪1.建立台账：审计部门应建立合同履行台账，记录合同的签订时间、履行期限、履行情况、款项收付等信息。2.定期检查：定期对合同履行情况进行检查，了解合同执行进度，及时发现和解决问题。3.异常情况处理：对合同履行过程中出现的异常情况，如对方违约、不可抗力等，及时进行调查和分析，采取相应的措施，维护公司合法权益。（二）款项收付审计1.收款审计审查公司应收款项的收取情况，是否按照合同约定及时、足额收取款项。检查收款凭证的真实性、合法性，款项的入账是否及时、准确。2.付款审计审查公司应付款项的支付情况，是否按照合同约定的时间、金额和方式支付款项。检查付款审批手续是否齐全，支付凭证是否合规。（三）变更与解除审计1.变更审计审查合同变更的原因是否合理，是否符合法律法规和公司规定。检查合同变更的程序是否合规，变更后的合同条款是否进行了审计。2.解除审计审查合同解除的原因是否正当，是否存在违约解除的情况。检查合同解除的程序是否合法，解除后的后续事宜处理是否妥善。六、合同审计档案管理（一）档案收集审计部门应及时收集合同审计过程中形成的各类资料，包括送审资料、审计报告、审批文件、会议记录等。（二）档案整理对收集到的资料进行分类整理，按照合同项目、审计阶段等进行编号和归档，确保档案资料的完整性和系统性。（三）档案保管建立专门的合同审计档案保管库，配备必要的保管设备，对档案进行妥善保管。档案保管期限按照国家法律法规和公司规定执行。（四）档案查阅严格档案查阅制度，未经批准，任何人不得擅自查阅合同审计档案。因工作需要查阅档案的，应履行审批手续，并在规定的地点查阅，不得擅自复制、涂改、损毁档案资料。七、责任追究（一）违规责任界定1.对在合同签订、履行过程中违反法律法规、公司规章制度，导致公司利益受损的部门和个人，依法依规追究责任。2.因审计人员工作失误、失职，未能发现合同存在的问题，导致公司遭受损失的，追究审计人员的相应责任。（二）责任追究方式1.责令改正，要求相关部门和个人采取措施