重庆市正版软件采购制度

PAGE重庆市正版软件采购制度一、总则（一）目的为规范重庆市各公司/组织正版软件采购行为，保障软件使用的合法性，提高软件使用效益，促进知识产权保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于重庆市行政区域内所有公司/组织的正版软件采购活动。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保软件采购来源合法、使用合规。2.实用性原则根据公司/组织实际业务需求，采购具有实际应用价值的正版软件，避免资源浪费。3.经济性原则在满足需求的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.安全性原则注重采购软件的安全性，保障公司/组织信息系统稳定运行，防止数据泄露和安全风险。二、采购需求确定（一）业务部门需求分析各业务部门应根据自身工作实际，定期梳理软件使用需求。详细列出所需软件的功能、性能、使用人数、使用频率等关键信息，并提交至公司/组织的软件采购管理部门。（二）技术部门评估技术部门收到业务部门需求后，从技术角度进行评估。审查需求的合理性，判断现有软件系统能否满足部分需求，评估新采购软件与现有技术架构的兼容性，提出技术可行性建议。（三）综合需求确定软件采购管理部门综合业务部门需求和技术部门评估意见，结合公司/组织发展战略和预算情况，确定最终的软件采购需求清单。需求清单应明确软件名称、版本要求、采购数量、预计采购时间等关键要素。三、采购流程（一）采购计划制定依据确定的软件采购需求清单，软件采购管理部门制定详细的采购计划。采购计划应包括采购项目概述、采购预算、采购时间安排、采购方式选择等内容。采购预算应根据市场价格和软件功能需求进行合理估算，并报公司/组织财务部门审核。（二）采购方式选择1.公开招标对于采购金额较大、技术要求复杂、市场竞争充分的软件采购项目，应采用公开招标方式。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标，按照法定程序确定中标供应商。2.邀请招标对于具有特定技术要求、供应商数量有限的软件采购项目，可采用邀请招标方式。向若干家具备相应资质和能力的供应商发出投标邀请，进行竞争性谈判确定中标供应商。3.竞争性谈判对于技术规格不明确、市场竞争不充分或采购时间紧迫的软件采购项目，可采用竞争性谈判方式。与不少于三家供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的软件采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（三）供应商选择1.供应商资质审查建立供应商资质审查机制，对参与软件采购投标或谈判的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、软件著作权证书、经营业绩、售后服务能力、信誉状况等。2.供应商实地考察对于重要的软件采购项目，可对潜在供应商进行实地考察。了解供应商的生产经营状况、技术研发能力、质量管理体系等情况，评估其是否具备提供优质软件产品和服务的能力。3.供应商综合评估根据供应商资质审查和实地考察结果，对供应商进行综合评估。评估指标可包括产品质量、价格、售后服务、技术支持等方面。采用量化评分或定性评价的方式，确定供应商的综合排名，选择排名靠前的供应商作为中标或成交候选人。（四）采购合同签订1.合同条款拟定与审核采购合同应明确软件名称、版本、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同条款应符合法律法规要求，明确双方权利义务，避免模糊不清或歧义条款。采购合同拟定后，应提交公司/组织法律部门或法律顾问进行审核，确保合同合法有效。2.合同签订与备案经审核通过的采购合同，由公司/组织法定代表人或授权代表与供应商签订。合同签订后，应按照规定进行备案，备案内容包括合同文本、签订过程记录、审核意见等。备案资料应妥善保存，以备查阅。四、软件验收（一）验收准备1.验收标准制定根据采购合同要求和软件功能需求，制定详细的软件验收标准。验收标准应包括软件功能测试、性能测试、安全测试等方面的具体指标和要求。2.验收人员组建成立软件验收小组，成员包括业务部门代表、技术部门代表、质量管理人员等。验收小组应明确分工，确保验收工作全面、准确、公正。（二）验收实施1.初步验收软件到货后，验收小组对软件进行初步验收。检查软件包装、数量、版本等是否与合同一致，进行简单的功能测试，确保软件能够正常安装和运行。2.详细验收在软件安装调试完成后，进行详细验收。按照验收标准对软件的各项功能进行全面测试，检查软件性能指标是否满足要求，进行安全检测，确保软件不存在安全漏洞。详细验收过程中，应做好测试记录，对发现的问题及时记录并要求供应商整改。（三）验收报告出具验收完成后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括验收基本情况、验收依据、验收标准、验收过程、验收结果等内容。验收报告经验收小组成员签字确认后，作为软件采购项目验收的正式文件。验收合格的软件，方可正式投入使用；验收不合格的软件，应要求供应商限期整改或退换货，直至验收合格为止。五、软件使用与管理（一）使用培训1.供应商培训软件采购完成后，要求供应商提供免费的使用培训服务。培训内容应包括软件功能介绍、操作方法、常见问题解决等方面。培训方式可采用现场培训、在线培训、视频教程等多种形式，确保使用人员能够熟练掌握软件的使用方法。2.内部培训公司/组织内部可根据实际情况，组织二次培训。由业务部门或技术部门的专业人员对其他使用人员进行培训，分享使用经验和技巧，提高软件使用效率。（二）使用规范制定制定软件使用规范，明确软件使用人员的职责和权限。规范内容包括软件安装、卸载、使用流程、数据备份与恢复、安全保密等方面的要求。要求使用人员严格按照规范操作软件，确保软件使用安全、合规、高效。（三）软件更新与维护1.定期更新关注软件供应商发布的软件更新信息，根据实际情况及时安排软件更新。软件更新应在不影响公司/组织正常业务运行的前提下进行，更新前应进行充分测试，确保更新后的软件稳定可靠。2.故障维护建立软件故障报告和处理机制，使用人员发现软件故障后应及时报告。技术部门应及时响应，对故障进行诊断和排除。对于复杂故障，应协调软件供应商提供技术支持，确保软件系统尽快恢复正常运行。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期审计公司/组织审计部门应定期对软件采购、使用和管理情况进行审计。审计内容包括采购流程合规性、合同执行情况、软件使用效益、资金使用合理性等方面。通过审计，发现问题及时整改，确保软件采购和使用活动合法合规。2.日常监督检查软件采购管理部门和业务部门应加强对软件使用情况的日常监督检查。检查内容包括软件使用是否符合规定、使用人员是否遵守使用规范、软件运行是否正常等方面。对于发现的问题，及时督促使用人员整改，确保软件使用安全、高效。（二）外部监督积极配合相关政府部门的监督检查工作，及时提供软件采购、使用和管理的相关资料。对于政府部门提出的整改意见，应认真落实，不断完善软件采购和使用管理制度。七、知识产权保护（一）尊重软件著作权公司/组织应尊重软件供应商的知识产权，不得擅自复制、传播、修改软件。在软件使用过程中，严格按照软件许可协议的规定使用软件，确保软件使用合法合规。（二）保护公司/组织自有知识产权加强对公司/组织自有软件知