境外机构集中采购制度

PAGE境外机构集中采购制度一、总则（一）目的为规范境外机构的采购行为，提高采购效率，降低采购成本，加强对境外采购活动的内部控制，确保采购活动合法、合规、公开、公正，依据国家相关法律法规以及行业通行标准，结合本公司实际情况，制定本集中采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司设立在境外的所有机构，包括但不限于分公司、办事处、项目组等，涉及各类物资采购、服务采购以及工程采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：境外机构的采购活动必须严格遵守所在国家或地区的法律法规以及国际通行规则，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式进行采购，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，不偏袒、不歧视，确保采购活动在公平公正的环境下进行，维护市场竞争秩序。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购流程和策略，降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立境外采购决策委员会，由公司高层管理人员、财务部门负责人、法务部门负责人以及相关业务部门负责人组成。采购决策委员会负责审议境外机构的重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门境外机构应设立专门的采购部门或指定专人负责采购工作。采购执行部门负责具体采购项目的实施，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购验收等工作，并定期向公司总部汇报采购工作进展情况。（三）相关部门职责1.业务部门：负责提出采购需求，提供采购项目的技术规格、质量要求等相关信息，参与供应商选择和采购合同的评审，协助采购执行部门进行采购验收，并对采购结果的使用和效益负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的评审，对采购成本进行核算和控制，确保采购资金的安全和合理使用。3.法务部门：负责审查采购合同的合法性、合规性和有效性，提供法律咨询和建议，处理采购过程中的法律纠纷，防范法律风险。三、采购流程（一）采购需求提出1.境外机构的各业务部门根据工作需要及业务发展规划，定期或不定期向采购执行部门提出采购需求。采购需求应明确采购项目的名称、规格型号数量、技术要求、质量标准、交货时间、交货地点等详细信息。2.业务部门应对采购需求进行充分论证，确保需求的合理性和必要性，并填写《境外机构采购需求申请表》，经部门负责人审核签字后提交给采购执行部门。（二）采购预算编制1.采购执行部门收到采购需求申请表后，会同财务部门根据采购项目的预计金额、市场价格波动情况等因素，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的预算金额、资金来源、支付方式等内容，并报采购决策委员会审批。2.采购预算一经批准应严格执行，如因特殊原因需要调整预算，应按照规定的程序报采购决策委员会重新审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购执行部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等，筛选出符合条件的供应商名单。2.供应商评估：采购执行部门组织相关人员对筛选出的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行打分排序，确定合格供应商名录。3.供应商选择：采购执行部门根据采购项目的具体情况，从合格供应商名录中选择若干家供应商进行询价或招标。对于金额较大、技术复杂的采购项目，应采用公开招标或邀请招标的方式选择供应商；对于金额较小、采购频率较高的项目，可以采用询价或竞争性谈判的方式选择供应商。4.供应商管理：采购执行部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评价结果等内容。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果对供应商进行奖惩，如对表现优秀的供应商给予优先合作机会，对不符合要求的供应商进行淘汰。（四）采购合同签订1.采购执行部门与选定的供应商就采购项目的各项条款进行谈判，达成一致意见后起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式违约责任等内容。2.采购合同草案提交给法务部门进行合法性审查，经法务部门审核通过后，提交给采购决策委员会审批。采购决策委员会批准后，采购执行部门与供应商签订正式采购合同。（五）采购合同执行与验收1.采购合同执行：采购执行部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行合同义务。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施追究其违约责任。2.采购验收：采购项目到货后，采购执行部门应组织相关业务部门、质量检验部门等人员按照合同约定的验收标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、性能等方面。验收合格后，填写《境外机构采购验收单》，经相关人员签字确认后作为支付货款的依据。如验收不合格，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（六）采购付款1.采购执行部门根据采购合同和验收单，填写《境外机构采购付款申请表》，附上相关凭证，报财务部门审核。2.财务部门按照公司的财务管理制度和采购合同约定，对采购付款申请进行审核，并按照规定的支付方式和时间进行付款。对于金额较大的采购项目，应实行付款审批制度，经公司高层管理人员批准后支付。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.公司应建立境外采购风险识别与评估机制，定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖法律法规风险、市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、付款风险等方面。2.采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.法律法规风险应对：加强对境外采购法律法规的学习和研究，确保采购行为合法合规。建立与当地律师事务所或法律专家的合作关系，及时咨询解决采购过程中的法律问题。2.市场风险应对：关注国际市场价格波动情况，建立市场价格监测机制，合理安排采购时间和数量，采取套期保值等金融工具规避价格风险。3.供应商风险应对：加强对供应商的管理和考核，建立供应商信用评价体系，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。4.合同风险应对：严格按照合同签订流程，确保采购合同的合法性、合规性和完整性。加强对合同执行情况的监督和检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资的质量检验。要求供应商提供质量保证文件，建立质量追溯机制，对质量问题及时进行处理。6.付款风险应对：严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款，加强对付款申请的审核。建立供应商付款信用档案，对付款信誉不好的供应商采取相应的限制措施。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对境外机构的采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况采购流程的合规性、采购合同的签订与执行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.采购执行部门应定期向公司总部汇报采购工作进展情况，接受公司总部的监督检查。公司总部应加强对境外机构采购工作的指导和管理，及时解决采购过程中出现的问题。（二）外部监督1.境外机构应积极配合所在国家或地区的相关监管部门的监督检查工作，及时提供采购活动的相关资料和信息，确保采购活动合法合规。2.对于重大采购项目，可以邀请外部审计机构或专业咨询机构对采购活动进行专项审计或咨询，提高采购活动的透明度和规范性。六、信息管理（一）采购信息收集1.采购执行部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集国内外采购市场信息、供应商信息、采购政策法规信息等，为采购决策提供依据。2.定期对收集到的采购信息进行整理和分析，形成采购信息报告，供公司高层管理人员和相关部门参考。（二）采购信息共享1.建立公司内部采购信息共享平台，实现采购需求、采购预算、采购合同、采购验收等信息在公司总部