机关内部采购管理制度

PAGE机关内部采购管理制度一、总则（一）目的为加强机关内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关内部各部门、各单位使用财政性资金及自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受内部监督和社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证供应商平等参与采购活动。4.公正诚信原则：采购行为公正，交易双方诚信履约。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立机关采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由机关主要领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审定采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构设立采购办公室，作为采购执行机构，负责具体采购工作的组织实施。采购办公室的职责包括：1.贯彻执行采购管理制度和采购领导小组的决策。2.编制采购计划和采购预算，报采购领导小组审批。3.组织采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。4.负责采购项目的验收工作，对采购质量进行监督检查。5.建立采购档案，妥善保管采购文件、合同等资料。6.定期统计分析采购数据，为采购决策提供参考依据。（三）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，配合采购办公室做好采购工作。其职责包括：1.根据工作需要，准确提出采购项目的技术规格、数量、质量要求等采购需求。2.参与采购文件的编制和审核，提供相关技术支持和意见建议。3.协助采购办公室进行供应商资格审查、实地考察等工作。4.负责采购项目的验收工作，对验收结果负责。（四）监督部门机关纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购活动合法合规、公正廉洁。其职责包括：1.监督采购管理制度的执行情况。2.受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。3.参与重大采购项目的开标评标监督工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据工作任务和业务发展需要，在每年年底前编制下一年度采购预算，明确采购项目名称、数量、规格、预算金额等内容。2.采购预算应按照财政部门的要求和格式进行编制，确保预算数据真实、准确、完整。3.采购办公室对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合机关整体工作安排和资金状况，提出调整建议，报采购领导小组审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购办公室审核后，报采购领导小组审批。3.采购办公室应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算调整1.采购预算一经批准，原则上不予调整。但因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目预算发生重大变化的，可按规定程序进行调整。2.采购预算调整应按照以下程序进行：采购需求部门提出调整申请，说明调整原因、调整内容和调整金额。采购办公室对调整申请进行审核，提出审核意见。采购领导小组对调整申请进行审议，做出审批决定。采购办公室根据审批决定，调整采购预算，并通知相关部门和单位。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购办公室应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标文件递交截止时间和地点、开标时间和地点等。4.采购办公室应按照招标文件规定的评标标准和方法，组织评标委员会进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购办公室应从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。4.采购办公室应按照招标文件规定的评标标准和方法，组织评标委员会进行评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购办公室应成立谈判小组，与供应商进行谈判，并确定成交供应商。谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购办公室应组织成立单一来源采购小组，与供应商进行协商，确定成交供应商。单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购办公室应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书让其报价，询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。五、采购程序（一）采购申请1.采购需求部门根据工作需要，填写《机关内部采购申请表》，详细说明采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、技术规格、质量要求、交货时间、售后服务等内容，并加盖部门公章。2.《机关内部采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购办公室。（二）采购审批1.采购办公室收到采购申请后，对采购项目的必要性、可行性、合规性等进行审核，并提出审核意见。2.对于金额较小的采购项目，采购办公室审核后报采购领导小组授权的领导审批；对于金额较大的采购项目，采购办公室审核后报采购领导小组审批。3.采购申请经审批通过后，采购办公室方可组织实施采购活动。（三）采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，采购办公室编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务、评标标准和方法等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制完成后，采购办公室应组织相关人员进行审核，确保采购文件符合法律法规和采购要求。（四）采购信息发布1.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购办公室应在指定的媒体上发布采购信息，包括采购公告、招标文件等。2.采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标文件递交截止时间和地点、开标时间和地点等内容，确保采购信息公开透明。3.采购办公室应及时更新采购信息，确保供应商能够及时获取采购信息。（五）供应商资格审查1.采购办公室对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉情况等。2.对于采用公开招标、邀请招标等采购方式的，采购办公室应按照采购文件规定的资格要求对供应商进行资格审查，并确定合格供应商名单。3.对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式的，采购办公室应根据采购项目的特点和要求，对供应商进行资格审查，并确定参与谈判、协商、询价的供应商名单。（六）采购评审1.采购办公室按照采购文件规定的评标标准和方法，组织评标委员会、谈判小组、询价小组等对供应商的投标文件、谈判文件、询价文件等进行评审。2.评标委员会、谈判小组、询价小组等应按照客观、公正、公平的原则进行评审，确保评审结果真实、准确、可靠。3.评审过程中，采购办公室应做好记录，包括评审时间、地点、评审人员名单、评审内容、评审结果等。（七）采购合同签订1.根据评审结果，采购办公室确定中标供应商或成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购价格、交货时间、交货地点、质量要求、售后服务等内容，确保采购合同的完整性、准确性和合法性。3.采购合同签订后，采购办公室应将采购合同副本送采购需求部门、财务部门等相关部门备案。（八）采购项目验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同要求。2.采购需求部门应按照采购合同约定的验收标准和方法进行验收，并出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、验收时间、验收人员名单、验收结论等内容。3.采购办公室对采购项目的验收情况进行监督检查，确保采购项目验收工作的规范、公正、有效。（九）采购资金支付1.采购项目验收合格后，采购需求部门应按照采购合同约定，填写《机关内部采购资金支付申请表》，并附采购合同、验收报告等相关资料，报财务部门审核。2.财务部门对采购资金支付申请进行审核，审核内容包括采购项目是否符合预算安排、采购合同是否履行、验收报告是否真实等。3.财务部门审核通过后，按照财政部门的规定和采购合同约定，办理采购资金支付手续。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购办公室应定期对采购活动进行风险识别，分析采购过程中可能存在的风险因素，包括政策风险、市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、人员风险等。2.采购需求部门应配合采购办公室做好风险识别工作，及时反馈采购过程中出现的问题和风险隐患。（二）风险评估1.采购办公室根据风险识别结果，对采购风险进行评估，确定风险等级和风险影响程度。2.风险评估应采用定性和定量相结合的方法，综合考虑风险发生的可能性、影响程度、风险应对成本等因素。（三）风险应对1.针对不同等级的采购风险，采购办公室应制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于政策风险，采购办公室应密切关注国家政策法规的变化，及时调整采购策略，确保采购活动符合政策要求。3.对于市场风险，采购办公室应加强市场调研和分析，合理确定采购价格和采购时间，降低市场波动对采购活动的影响。4.对于质量风险，采购办公室应加强对供应商的质量管理，严格审核供应商的资质和产品质量，确保采购产品符合质量要求。5.对于价格风险，采购办公室应通过招标、谈判、询价等方式，引入竞争机制，降低采购价格，同时加强对采购价格的监控和分析，及时发现价格异常波动情况并采取措施。6.对于合同风险，采购办公室应加强对采购合同的管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性，同时加强对合同履行情况的监督检查，及时处理合同纠纷。7.对于人员风险，采购办公室应加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务素质和职业道德水平，防范采购人员违规操作和腐败行为。（四）风险监控1.采购办公室应建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况并采取相应的措施。2.采购需求部门应配合采购办公室做好风险监控工作，及时反馈采购过程中出现的风险变化情况。3.采购办公室应定期对采购风险管理工作进行总结和分析，不断完善采购风险管理制度和风险应对措施，提高采购风险管理水平。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件、谈判文件、询价文件、评标报告、谈判记录、询价记录、采购合同、验收