罗甸县慈善总会采购制度

PAGE罗甸县慈善总会采购制度一、总则（一）目的为规范罗甸县慈善总会（以下简称“总会”）的采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障慈善项目的顺利实施，依据国家相关法律法规及行业标准，结合总会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于总会使用财政性资金、社会捐赠资金等进行的各类货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证所有符合条件的供应商平等参与采购活动。4.公正原则：采购过程应公正，维护各方合法权益。5.效益原则：追求采购资金的使用效益最大化，确保慈善资源合理配置。二、采购组织与职责（一）采购决策机构总会设立采购领导小组，由总会会长担任组长，副会长及相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门总会指定专门的部门作为采购执行部门，负责具体采购项目的组织实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，熟悉采购业务流程和法律法规，具备良好的沟通协调能力和责任心。采购执行部门的主要职责包括：1.根据总会业务需求和工作计划，编制采购计划；2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动；3.对供应商进行资格审查和管理；4.签订采购合同，并负责合同的履行、验收等工作；5.整理和归档采购项目相关文件资料。（三）监督部门总会设立监督部门，对采购活动进行全程监督。监督部门有权对采购过程中的违法违规行为提出纠正意见，并依法依规进行处理。监督部门的主要职责包括：1.监督采购决策机构的决策程序和决策结果；2.检查采购执行部门的采购活动是否符合本制度及相关法律法规要求；3.受理有关采购活动的投诉举报，并进行调查处理；4.对采购项目的资金使用情况进行监督检查。三、采购预算管理（一）预算编制采购执行部门应根据总会年度工作计划和慈善项目实施需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购资金的来源。采购预算编制应遵循以下原则：1.准确性原则：充分考虑采购项目的实际需求，确保预算金额准确合理。2.完整性原则：涵盖采购项目所需的全部费用，不得遗漏。3.严肃性原则：采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。（二）预算审批采购预算编制完成后，由采购执行部门提交采购领导小组进行审批。采购领导小组应根据总会的财务状况、业务发展需求等因素，对采购预算进行认真审核，确保预算的合理性和可行性。（三）预算调整采购项目实施过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，采购执行部门应提出书面申请，说明调整的原因、调整的金额等内容，并提交采购领导小组审批。经批准后的预算调整申请作为采购预算的补充文件，与原采购预算一并执行。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照以下程序进行：1.编制招标文件：采购执行部门根据采购项目的需求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购项目技术规格、评标标准和方法、合同条款等内容。2.发布招标公告：通过指定的媒体或平台发布招标公告，并同时在总会官方网站上公布。招标公告应明确招标项目的名称、内容、数量、预算金额、投标人资格要求、投标截止时间和开标时间等信息。3.发售招标文件：向潜在投标人发售招标文件，并收取招标文件工本费。4.开标、评标：按照招标文件规定的时间和地点进行开标、评标。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，向采购人推荐中标候选人，并出具评标报告。5.定标：采购领导小组根据评标委员会的评标报告，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应按照以下程序进行：1.确定邀请对象：采购执行部门根据采购项目的特点和需求，确定拟邀请的供应商名单。邀请对象应具备良好的信誉、较强的经济实力和相应的技术能力，且数量不得少于三家。2.发出投标邀请书：向确定的邀请对象发出投标邀请书，投标邀请书应包括招标项目的基本情况、投标人资格要求、投标截止时间和开标时间等内容。3.发售招标文件：向被邀请的投标人发售招标文件，并收取招标文件工本费。4.开标、评标：开标、评标程序与公开招标相同。5.定标：采购领导小组根据评标委员会的评标报告，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应按照以下程序进行：1.成立谈判小组：谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组负责制定谈判文件、确定谈判程序、组织谈判、评审谈判结果等工作。2.制定谈判文件：谈判文件应明确谈判项目的名称、技术规格、数量、质量要求、价格要求、交货时间和地点、售后服务等内容，并规定谈判程序和谈判方法。3.邀请供应商：采购执行部门向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请书应包括谈判项目的基本情况、供应商资格要求、谈判时间和地点等内容。4.谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判。谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、承诺、报价等，供应商应按照谈判小组的要求进行相应的答复。谈判小组应记录谈判过程，并形成谈判记录。5.确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应按照以下程序进行：1.申请：采购执行部门根据采购项目的实际情况，填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、采购内容、预算金额、申请单一来源采购的原因等内容，并提交采购领导小组审批。2.论证：采购领导小组组织相关专家对单一来源采购申请进行论证。专家应出具论证意见，说明采购项目是否符合单一来源采购的条件，并对采购价格、技术要求等内容进行审核。3.公示：经采购领导小组批准后的单一来源采购申请，在总会官方网站上进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示期间，如有异议，应及时向采购执行部门提出，采购执行部门应进行调查核实，并将处理结果告知异议人。4.签订合同：公示无异议后，采购执行部门与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应按照以下程序进行：1.成立询价小组：询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组负责制定询价文件、确定询价程序、组织询价、评审询价结果等工作。2.制定询价文件：询价文件应明确询价项目的名称、技术规格、数量质量要求、价格要求、交货时间和地点、售后服务等内容，并规定询价程序和询价方法。3.邀请供应商：采购执行部门向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括询价项目的基本情况、供应商资格要求、询价时间和地点等内容。4.询价：询价小组向供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。供应商应按照询价单的要求，提供货物的名称、规格型号、数量、价格、交货时间和地点等信息。询价小组应记录供应商的报价情况，并形成询价记录。5.确定成交供应商：询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加询价的供应商。五、采购合同管理（一）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间和地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容，并符合法律法规和本制度的要求。采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交总会法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后的合同文本，经采购领导小组批准后，由采购执行部门与成交供应商签订。（二）合同履行采购合同签订后，采购执行部门和成交供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时向成交供应商支付货款，成交供应商应按照合同约定的时间、地点和质量标准交付货物或提供服务。在合同履行过程中，如出现合同变更、解除等情况，采购执行部门应及时与成交供应商协商，并签订相关协议。协议签订前，应按照本制度的规定进行审批。（三）合同验收采购项目交付后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等是否符合合同约定，服务是否达到合同要求等。验收合格后，采购执行部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收时间、验收人员、验收结论等内容。验收报告作为支付货款的依据之一。（四）合同归档采购合同履行完毕后，采购执行部门应将合同文本、验收报告、付款凭证等相关文件资料整理归档，妥善保管。合同档案应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，并建立电子档案，以便查询和使用。六、采购监督与投诉处理（一）采购监督总会监督部门应加强对采购活动的全程监督，确保采购活动合法合规。监督内容包括采购决策程序、采购方式选择、采购文件编制、采购过程执行、采购合同签订与履行等环节。监督部门应定期对采购项目进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。采购执行部门应积极配合监督部门的工作，主动接受监督检查。（二）投诉处理供应商认为采购活动侵犯其合法权益的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向总会提出投诉。投诉书应包括投诉人的名称、地址及有效联系方式，被投诉人的名称、地址及有效联系方式，投诉