中建采购管理制度

PAGE中建采购管理制度一、总则（一）目的为规范中国建筑集团有限公司（以下简称“中建集团”）采购管理工作，加强采购过程控制，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中建集团总部及所属各级子企业、分公司、项目部等（以下统称“各单位”）的采购活动，包括工程建设项目所需的物资、设备、服务等采购。（三）基本原则1.依法合规原则采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，严格按照规定的程序和要求进行，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，保证所有符合条件的供应商都有机会参与投标，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购周期等因素，优化采购方案，实现采购效益最大化。4.诚信合作原则与供应商建立长期稳定的合作关系，诚实守信，履行合同约定，共同促进企业发展。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.中建集团采购管理部门职责负责制定和完善集团采购管理制度、流程和标准。指导和监督各单位采购管理工作，协调解决采购工作中的重大问题。建立和管理集团供应商库，组织供应商评价和考核。负责集团集中采购项目的组织实施和管理。2.各单位采购管理部门职责贯彻执行集团采购管理制度，结合本单位实际情况制定具体的采购实施细则。组织实施本单位的采购活动，包括采购计划编制、采购文件编制、供应商选择、合同签订及执行等环节。负责本单位采购项目的成本控制、质量保证和风险管理。定期向上级采购管理部门报告采购工作情况。（二）需求部门1.提出采购需求根据项目建设进度和实际需要，及时、准确地提出物资、设备、服务等采购需求，明确采购规格、数量、质量要求、交货时间等关键信息。2.参与采购过程协助采购管理部门进行供应商选择、采购文件评审、合同谈判等工作，提供技术支持和专业意见。3.验收采购物资负责对采购物资进行验收，确保物资符合采购合同要求和项目实际需要。（三）其他相关部门1.财务部门参与采购预算编制和审核，提供财务方面的专业意见。根据采购合同和资金安排，及时办理付款手续，对采购资金进行监督和管理。2.法务部门审查采购合同条款，提供法律咨询和法律风险防范建议。参与处理采购纠纷和法律事务，维护企业合法权益。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.依据项目需求各单位需求部门应根据项目可行性研究报告、初步设计文件、施工图设计文件等，结合项目总体进度计划，详细分析项目各阶段所需的物资、设备、服务等，编制采购需求清单。2.考虑库存情况采购管理部门在编制采购计划时，应充分考虑各单位现有库存物资的数量、规格、质量等情况，避免重复采购和积压库存。对于可利用的库存物资，应优先安排使用。3.制定采购计划采购管理部门根据采购需求清单和库存情况，综合考虑采购周期、市场供应情况、资金安排等因素，制定年度采购计划和月度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、预计采购时间等；月度采购计划应在年度采购计划的基础上，进一步细化当月具体采购项目的实施计划。（二）采购计划审批1.内部审批流程采购计划编制完成后，应按照各单位内部审批流程进行审批。一般采购计划由采购管理部门负责人审核后报分管领导审批；重大采购计划需经采购管理部门负责人、财务部门负责人、法务部门负责人等相关部门会审后，报单位主要领导审批。2.审批要点审批部门应重点审查采购计划的合理性、必要性、合规性以及与项目进度的匹配性等。对于不符合要求的采购计划应提出修改意见，退回采购管理部门重新编制。（三）采购计划调整1.调整原因在采购计划执行过程中，如因项目变更、设计调整、市场供应变化、不可抗力等原因导致原采购计划无法实施或需要变更采购内容、数量、时间等，应及时进行采购计划调整。2.调整程序采购计划调整应按照原审批程序进行审批。需求部门应提出采购计划调整申请，详细说明调整原因、调整内容等，并提交相关证明材料。采购管理部门对调整申请进行审核后，报原审批部门审批。经批准后的采购计划调整应及时通知相关部门和供应商。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标，能够吸引众多供应商参与竞争，确保采购结果的公平公正，同时有利于降低采购成本。2.邀请招标适用于具有特殊性和专业性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占项目采购价值比例过大的项目。邀请招标应选择具有良好信誉、较强实力和丰富经验的供应商参与投标。3.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要；不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应组织不少于三家供应商进行谈判，通过多轮报价和谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应严格按照规定程序进行审批，并在采购文件中明确说明采用单一来源采购的原因和依据。5.询价采购适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价采购应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购文件编制根据采购方式和采购项目特点编制采购文件，采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求清单及技术规格要求、评标（谈判）标准、合同条款等内容。采购文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保供应商能够准确理解采购需求，公平参与竞争。2.供应商选择供应商资格审查：采购管理部门对报名参与采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等。只有符合资格要求的供应商才能进入后续采购环节。组建评审小组：对于招标、竞争性谈判等采购方式，应组建评审小组。评审小组由采购管理部门、需求部门、财务部门、法务部门等相关人员组成，并邀请技术、经济等方面的专家参加。评审小组应具有一定的代表性和专业性，负责对采购文件进行评审和对供应商进行评价。评审与确定成交供应商：评审小组按照采购文件规定的评标（谈判）标准，对供应商的投标文件进行评审和比较，综合考虑供应商的报价、技术方案、服务承诺、信誉等因素，确定成交供应商。评审过程应记录详细，评审结果应经评审小组全体成员签字确认。3.合同签订采购管理部门应在确定成交供应商后，及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应经法务部门审查，确保合同条款合法合规。4.合同执行与验收合同执行：采购合同签订后由供需双方严格按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同要求及时组织生产、运输和交货，采购管理部门应跟踪合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现问题。验收：需求部门负责对采购物资进行验收。验收应按照合同约定的质量标准和验收程序进行，可采取现场检验、抽样检验、试用检验等方式。验收合格后，需求部门应出具验收报告。对于验收不合格的物资，采购管理部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或更换物资，直至验收合格。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，重点关注采购计划不合理、采购方式选择不当、供应商选择失误、合同签订不规范、合同执行不力、验收把关不严等环节可能存在的风险。2.风险评估对识别出的采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，将采购风险分为高、中、低三个等级，为后续风险应对措施的制定提供依据。（二）风险应对措施1.风险规避对于高风险采购项目，如存在严重法律合规风险、供应商信誉严重不良等情况，应采取风险规避措施采购项目。例如，放弃采购该项目或选择其他可靠供应商。2.风险降低对于中风险采购项目，应采取风险降低措施，如加强采购过程控制、完善合同条款确保风险发生时损失最小化。例如，增加对供应商的监督检查频次、要求供应商提供履约担保等。3.风险转移对于部分风险，可通过合同条款约定等方式将风险转移给供应商或其他第三方。例如，在合同中约定供应商承担货物运输过程中的风险、要求供应商购买足额保险等。4.风险接受对于低风险采购项目，在充分评估风险影响较小且采取其他风险应对措施成本过高的情况下，可选择风险接受。但采购管理部门应密切关注风险变化情况，及时采取相应措施。（三）风险监控与预警1.风险监控建立采购风险监控机制，定期对采购项目的风险状况进行监控和评估。采购管理部门应跟踪采购计划执行情况、供应商履约情况、合同执行情况等，及时发现潜在风险。2.风险预警设定风险预警指标和阈值，当采购风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号。采购管理部门应根据预警信号，迅速采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。六、供应商管理（一）供应商准入1.准入条件制定供应商准入标准，明确供应商应具备的基本条件，包括具有独立承担民事责任的能力、良好的商业信誉和健全的财务会计制度及履行合同所必需的设备和专业技术能力等。同时，根据不同采购项目的特点，对供应商的资质等级、业绩情况、产品质量等提出具体要求。2.准入程序供应商向中建集团或各单位采购管理部门提交准入申请，提供相关证明材料。采购管理部门对申请材料进行初审，初审合格后组织实地考察或进行资质审核。经审核符合准入条件的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.评价指标建立供应商评价指标体系，包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、信誉状况、环保措施等方面。定期对供应商进行评价，评价结果作为供应商后续合作、等级调整等的依据。2.考核方式通过定期收集供应商的业绩数据、客户反馈意见等，结合实地考察、问卷调查等方式对供应商进行考核。考核周期可根据实际情况确定，一般为年度考核。3.考核结果应用根据供应商考核结果，对供应商进行等级划分和动态管理。对于考核优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于考核不合格的供应商，采取警告、暂停合作、取消供应商资格等措施。（三）供应商关系管理1.建立合作机制与优质供应商建立长期稳定的合作关系，通过签订战略合作协议等方式，明确双方的合作目标、合作内容、权利义务等，共同促进企业发展。2.沟通与协调加强与供应商的沟通与协调建立定期沟通机制及时解决合作过程中出现的问题。采购管理部门应主动了解供应商需求，为供应商提供必要的支持和帮助，共同应对市场变化和挑战。七、采购信息化管理（一）采购信息系统建设1.系统功能建立涵盖采购计划管理、采购流程控制、供应商管理、合同管理、采购数据分析等功能的采购信息系统。实现采购业务的信息化、自动化管理，提高采购工作效率和管理水平。2.系统集成采购信息系统应与企业的财务系统、项目管理系统等进行集成，实现数据共享和业务协同。通过系统集成，减少数据重复录入，提高数据准确性和及时性，为企业决策提供有力支持。（二）采购数据管理1.数据录入与维护明确采购信息系统的数据录入标准和流程，确保采购数据的准确、完整录入。采购管理部门应定期对采购数据进行维护和更新，保证数据的时效性和有效性。2.数据分析与利用利用采购信息系统对采购数据进行分析挖掘，生成采购报表和分析报告为采购决策提供依据。通过数据分析，了解采购市场动态、供应商表现、采购成本变化等情况，发现采购管理中的问题和潜在风险，及时采取措施加以改进。八、监督与检查监督部门与职责1.内部审计部门负责对各单位采购管理工作进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购成本控制情况等。对发现的问题提出审计意见和建议，督促各单位整改落实，并对违规行为进行责任追究。2.纪检监察部门对采购活动中的廉洁自律情况进行监督检查，严肃查处采购过程中的违法违纪行为，维护企业利益和形象。检查内容与方式1.检查内容包括采购计划执行情况、采购方式选择合理性、供应商选择与管理情况、合同签订与执行情况、采购文件编制与评审情况、采购资金使用情况等。2.检查方式采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行监督检查。定期检查可每年组织一次全面检查；不定期抽查根据工作需要随时进行，重点检查采购项目的关键环节和风险点。检查方式可包括查阅文件资料、实地查看、问卷调查、数据分析等。问题处理与整改1.问题发现与反馈监督检查部门在检查过程中发现的问题应及时向被检查单位反馈，下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。2.整改落