学校日常采购规章制度

PAGE学校日常采购规章制度一、总则（一）目的为规范学校日常采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于学校各部门、各班级及附属单位在日常教学、科研、行政、后勤等活动中进行的各类物资采购、服务采购等行为。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，给予所有符合条件的供应商平等的参与机会，确保采购结果公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购资金的最大使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护学校利益和自身信誉。二、采购组织与职责（一）采购管理部门学校设立专门的采购管理部门，负责统筹协调全校采购工作，其主要职责包括：1.制定和完善学校采购规章制度、流程和标准。2.审核采购预算和采购计划，监督采购项目的执行情况。3.建立和管理供应商库，组织供应商的资格审查和评估。4.协调采购项目的实施，处理采购过程中的争议和投诉。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（二）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，包括物资的规格、数量、质量要求、服务内容等，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。其主要职责包括：1.根据学校教学、科研、行政、后勤等工作需要，编制采购预算和采购计划。2.对采购项目进行前期调研，提供技术参数、性能指标等详细需求信息。3.参与采购项目的招标、谈判、验收等工作，配合采购管理部门完成采购任务。4.负责采购项目的合同签订、执行和管理，及时反馈采购项目的实施情况。（三）采购执行部门采购执行部门负责具体实施采购项目，按照采购管理部门的要求和采购需求部门的意见，组织开展采购活动。其主要职责包括：1.根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式，编制采购文件。2.发布采购信息，组织供应商报名、投标、开标、评标等活动。3.与中标供应商签订采购合同，协调合同执行过程中的相关事宜。4.负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合合同要求。5.整理和归档采购项目的相关文件和资料。（四）监督部门学校设立监督部门，对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公开透明。其主要职责包括：1.监督采购规章制度的执行情况，检查采购程序是否符合规定。2.受理采购过程中的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。3.参与重大采购项目的开标、评标等活动，对采购过程进行现场监督。4.定期对采购工作进行审计，提出改进意见和建议。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各采购需求部门应根据学校年度工作计划和实际需求，编制本部门的采购预算。采购预算应详细列出采购项目的名称、规格、数量、预算金额等信息，并说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑学校财力状况和资金安排，确保采购项目与学校发展规划和实际需求相适应。3.采购预算编制完成后，应报采购管理部门审核。采购管理部门对采购预算的合理性、合规性进行审核，提出审核意见，并报学校领导审批。（二）采购计划制定1.根据学校领导审批后的采购预算，采购需求部门应制定具体的采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容，并按照采购管理部门的要求进行填报。2.采购计划应根据采购项目的特点和实际情况，合理安排采购时间，确保采购项目按时完成，不影响学校教学、科研、行政、后勤等工作的正常开展。3.采购计划制定完成后，应报采购管理部门备案。采购管理部门对采购计划进行汇总和统筹安排，根据学校资金状况和采购项目的轻重缓急，合理安排采购顺序，确保采购工作有序进行。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标邀请书的方式，邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购流程（一）采购申请1.采购需求部门根据工作需要和采购预算，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购预算、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》经部门负责人签字审核后，报采购管理部门。采购管理部门对采购申请进行初步审核，审核通过后报学校领导审批。（二）采购审批1.学校领导根据采购管理部门的审核意见，对采购申请进行审批。对于金额较大、涉及重要事项的采购项目，应提交学校领导班子会议研究决定。2.采购申请经学校领导审批通过后，采购管理部门将采购任务下达给采购执行部门，并提供相关采购需求信息。（三）采购实施1.采购执行部门根据采购管理部门下达的采购任务，按照规定的采购方式，组织开展采购活动。2.公开招标、邀请招标采购项目，采购执行部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。招标代理机构应按照国家法律法规和相关政策规定，编制招标文件，组织开标评标活动，确定中标供应商。3.竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目，采购执行部门应成立谈判小组、采购小组等，按照规定的程序进行谈判、采购、询价等活动，确定成交供应商。4.在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，并加盖学校公章和供应商公章。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案报采购管理部门审核。采购管理部门对合同的合法性、合规性、完整性进行审核，提出审核意见。采购执行部门根据审核意见，对合同草案进行修改完善后，报学校领导审批。3.采购合同经学校领导审批通过后，由采购执行部门与供应商签订正式合同。采购执行部门应将合同副本送采购管理部门、财务部门等备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购需求部门应组织相关人员按照采购合同的要求进行验收。验收内容包括物资的规格、数量、质量、性能等方面。验收合格后，采购需求部门应填写《验收报告》，并加盖部门公章。2.《验收报告》经采购需求部门负责人签字审核后，报采购管理部门备案。采购管理部门根据验收情况，通知财务部门办理付款手续。3.财务部门按照采购合同的约定，审核采购执行部门提交的付款申请和相关凭证，无误后办理付款手续。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门建立供应商库，制定供应商准入标准。供应商准入标准应包括供应商的资质条件、生产能力、技术水平、产品质量、售后服务、信誉状况等方面。2.采购需求部门或采购执行部门根据采购项目的需要，从供应商库中选择合适的供应商，并填写《供应商推荐表》，详细说明推荐理由和供应商基本情况。3.采购管理部门对《供应商推荐表》进行审核，审核通过后组织对推荐供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明、产品检测报告等相关资料。4.经资格审查合格的供应商，纳入学校供应商库管理。采购管理部门定期对供应商库进行更新和维护，确保供应商库中的供应商信息准确、有效。（二）供应商评估1.采购管理部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。2.根据供应商评估结果，采购管理部门对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，给予警告、暂停合作、取消合作资格等处罚。3.采购管理部门将供应商评估结果反馈给采购需求部门和采购执行部门，作为采购决策的参考依据。（三）供应商淘汰1.对于出现严重质量问题、交货期延误、价格欺诈、售后服务不到位等情况的供应商，采购管理部门应及时进行调查核实。经调查核实后，采购管理部门可根据情节轻重，对供应商采取警告、暂停合作、取消合作资格等处罚措施，并将其从学校供应商库中淘汰。2.被淘汰的供应商在一定期限内不得再次参与学校采购活动。采购管理部门应将供应商淘汰情况及时通知采购需求部门和采购执行部门，避免再与淘汰供应商发生业务往来。七、采购档案管理（一）档案范围采购档案包括采购项目从申请到验收付款全过程中形成的各类文件和资料，如采购申请表、采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理采购执行部门负责采购档案的整理工作。采购执行部门应按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案进行分类整理，编制档案目录，确保档案资料齐全、完整、规范。（三）档案保管采购档案整理完成后，应移交学校档案管理部门统一保管。档案管理部门应按照档案保管的有关规定，对采购档案进行妥善保管，确保档案安全。（四）档案查阅学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字审核后，报档案管理部门批准。档案管理部门应按照规定的程序和要求，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅记录。八、监督与检查（一）内部监督1.学校监督部门定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购规章制度的执行情况、采购程序的合规性、采购文件的规范性、采购合同的签订与履行情况等。2.采购管理部门应加强对采购工作的日常管理和监督，定期对采购项目进行跟踪检查，及时发现和解决采购过程中出现的问题。3.采购需求部门和采购执行部门应自觉接受学校监督部门和采购管理部门的监督检查，积极配合做好相关工作。（二）外部监督1.学校采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查。采购管理部门应按照相关部门的要求，及时提供采购项目的有关资料，配合做好监督检查工作。2.学校应建立健全采购投诉处理机制，受理供应商和其他利害关系人的投诉。对于投诉事项，应及时进行调查核实，并依法依规作出处理决定。九、责任追究（一）违规行为界定1.在采购活动中，存在下列行为之一的，属于违规行为：违反采购规章制度和采购程序，擅自采购的。与供应商串通，谋取不正当利益的。泄露采购信息，影响采购活动正常进行的。在采购过程中，接受供应商贿赂或者其他不正当利益的。其他违反法律法规和采购规章制度的行为。2.因违规行为给学校造成经济损失的，应依法依规追究相关人员的经济赔