学校政府采购内部控制制度

PAGE学校政府采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强学校政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保学校各项采购活动合法、合规、有序进行，依据国家有关法律法规和相关行业标准，结合学校实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金和自有资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公正性和公平性。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，鼓励符合条件的供应商参与投标，确保采购到性价比高的货物、工程和服务。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。5.效益原则：在满足学校教学、科研和管理需求的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门、各单位应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制本部门的政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购预算编制应充分考虑项目的必要性、可行性和经济性，确保预算的准确性和合理性。（二）预算审核1.学校财务部门负责对各部门报送的采购预算进行审核，审核内容包括预算的完整性、准确性、合规性等。2.对于不符合要求的采购预算，财务部门应及时反馈给相关部门，并要求其进行调整和完善。3.采购预算经审核通过后，报学校领导审批。学校领导应根据学校实际情况和财力状况，对采购预算进行综合平衡，确保预算安排合理可行。（三）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。各部门、各单位应按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或变更预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行申报和审批。未经批准，不得擅自调整预算。3.学校财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行核对和分析，确保预算执行的严肃性。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购项目实施前，采购部门应会同使用部门对采购需求进行充分调研，了解项目的背景、目标、功能要求、技术规格、质量标准、服务要求等内容。2.调研方式可采用问卷调查、实地考察、专家咨询、用户反馈等多种形式，确保调研结果真实、准确、全面。3.在调研过程中，应广泛征求相关部门和人员的意见和建议，充分考虑项目的实际需求和未来发展需要，避免采购需求的片面性和局限性。（二）需求论证1.对于金额较大、技术复杂、专业性强的采购项目，采购部门应组织相关专家对采购需求进行论证。2.论证专家应具备相关专业知识和丰富的实践经验，能够对采购需求的合理性、可行性、科学性等方面进行客观、公正的评价。3.论证过程中，应充分听取专家的意见和建议，对采购需求进行必要的调整和完善，确保采购需求符合实际情况和学校发展需要。（三）需求确定1.采购部门应根据需求调研和论证结果，结合学校实际情况和采购预算，确定采购项目的具体需求。2.采购需求应明确、具体、详细，能够准确反映采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等内容，为采购文件的编制提供依据。3.采购需求确定后，应形成书面文件，并经使用部门和采购部门负责人签字确认。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务的金额达到规定标准以上的项目。2.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照规定在指定媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、预算金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容，确保潜在供应商能够及时了解招标信息。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.投标邀请书应包括采购项目的基本情况、投标人资格要求、投标文件编制要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商进行谈判，并要求其在规定时间内提交最后报价。采购部门应根据谈判结果，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采用单一来源采购方式采购的说，采购部门应组织相关人员进行论证，并形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。3.经论证符合单一来源采购条件的，采购部门应按照规定的程序进行审批，并与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采用询价方式采购的，采购部门应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。采购部门应根据询价结果，确定成交供应商。五、采购文件编制（一）采购文件内容1.采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购预算、采购合同条款、评标标准和方法、投标文件格式等内容。2.采购文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保供应商能够准确理解采购需求，编制符合要求的投标文件。（二）采购文件编制要求1.采购文件的编制应符合国家法律法规和相关行业标准的要求，语言规范、表述清晰、逻辑严谨。2.采购需求应明确、具体、详细，不得含有倾向性、歧视性条款，确保采购活动的公平竞争。3.评标标准和方法应科学合理、客观公正，能够准确评价供应商的投标文件，确保采购到优质的货物、工程和服务。（三）采购文件审核1.采购文件编制完成后，采购部门应组织相关人员进行审核，审核内容包括采购文件的完整性、准确性、合规性等。2.对于不符合要求的采购文件，应及时进行修改和完善，确保采购文件质量。3.采购文件审核通过后，应报学校领导审批。学校领导应根据学校实际情况和采购项目的重要性，对采购文件进行审核把关，确保采购文件符合学校利益和要求。六、采购活动组织（一）采购公告发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购部门应按照规定在指定媒体上发布采购公告。2.采购公告应包括采购项目的基本情况、投标人资格要求、投标文件编制要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容，确保潜在供应商能够及时了解招标信息。3.采购公告发布后，采购部门应及时收集、整理潜在供应商的报名信息，并对报名供应商的资格进行审查。（二）开标、评标、定标1.开标应按照采购文件规定的时间、地点进行，开标过程应公开、透明，由采购人或者采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。2.评标应按照采购文件规定的评标标准和方法进行，评标过程应严格保密，评标委员会应客观、公正地对投标文件进行评审，并出具评标报告。3.定标应根据评标报告，按照采购文件规定的定标方法确定成交供应商。定标结果应及时通知所有投标人，并在指定媒体上发布中标公告。（三）采购合同签订1.采购合同应按照采购文件和中标供应商的投标文件签订，合同条款应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。2.采购合同签订前，采购部门应组织相关人员对合同条款进行审核，审核内容包括合同条款的完整性、准确性、合规性等。3.对于不符合要求的采购合同，应及时与中标供应商进行沟通协商，要求其进行修改和完善，确保采购合同质量。采购合同签订后，应报学校领导审批，并按照规定进行备案。七、采购验收管理（一）验收准备1.采购项目完成后，采购部门应及时通知使用部门和相关人员组成验收小组，负责采购项目的验收工作。2.验收小组应根据采购合同和采购文件的要求，制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收程序等内容。3.验收小组应提前熟悉采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等内容，为验收工作做好准备。（二）验收实施1.验收小组应按照验收方案对采购项目进行逐一验收，验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、技术性能等，工程的建设质量、施工进度、安全性能等，服务的质量、标准、期限等。2.验收过程中，应严格按照验收标准进行检查和测试，确保采购项目符合要求。对于验收过程中发现的问题，应及时记录并要求供应商进行整改。3.验收小组应根据验收情况，出具验收报告。验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收方法、验收结果、存在问题及整改建议等内容。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，验收小组应在验收报告上签字确认，并报学校领导审批。学校领导审批通过后，采购部门应按照采购合同的约定支付采购款项。2.验收不合格的采购项目，验收小组应及时通知供应商进行整改。供应商整改完成后，应重新组织验收。如供应商经整改后仍不符合要求的，采购部门应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。3.验收结果应及时记录在案，并作为学校政府采购管理的重要档案资料进行保存。八、采购资金支付（一）支付申请1.采购项目验收合格后，采购部门应根据采购合同的约定，及时向学校财务部门提交支付申请。2.支付申请应包括采购项目的名称、合同编号、采购金额、已支付金额、本次申请支付金额等内容，并附采购合同、验收报告等相关证明材料。3.支付申请应经采购部门负责人签字确认，并加盖单位公章。（二）支付审核1.学校财务部门应按照规定对采购部门提交的支付申请进行审核，审核内容包括支付申请的真实性、合法性、合规性等。2.审核过程中，财务部门应核对采购合同、验收报告等相关证明材料，确保支付申请与采购合同约定相符，与验收结果一致。3.对于不符合要求的支付申请，财务部门应及时反馈给采购部门，并要求其进行调整和完善。（三）支付执行1.财务部门审核通过的支付申请，报学校领导审批。学校领导审批通过后，财务部门应按照规定的程序和方式进行支付。2.支付方式可采用银行转账、支票、汇票等形式，确保支付资金的安全、及时、准确。3.财务部门应及时记录采购资金的支付情况，并定期与采购部门核对支付信息，确保采购资金支付的准确性和透明度。九、采购档案管理（一）档案收集1.采购活动结束后，采购部门应及时收集、整理采购过程中形成的各类文件资料，包括采购预算、采购需求、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、支付凭证等。2.采购档案应按照时间顺序和类别进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。（二）档案保管1.采购档案应妥善保管，存放地点应安全、防火、防潮、防虫、防盗，确保档案资料的安全。2.采购档案应按照规定的期限进行保管，保管期限一般为[X]年。对于重要的采购项目档案，应适当延长保管期限。3.采购档案保管期间，应建立档案查阅制度，严格限制查阅人员范围，查阅档案应办理查阅手续，并做好查阅记录。（三）档案利用1.采购档案应作为学校政府采购管理的重要参考资料，为学校制定采购政策、开展采购活动、进行采购监督等提供依据。2.在需要查阅采购档案时，应按照规定的程序进行申请和审批，确保档案利用的合法性和合规性。3.采购档案保管期满后，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。对于需要永久保存的档案，应按照国家有关规定进行管理。十、监督检查与责任追究（一）监督检查主体1.学校内部审计部门负责对学校政府采购活动进行内部审计监督，检查采购活动的合法性、合规性、效益性等情况。2.学校纪检监察部门负责对学校政府采购活动进行纪律监督，检查采购活动中是否存在违规违纪行为。3.财政部门负责对学校政府采购活动进行外部监督，检查采购活动是否符合国家法律法规和相关政策规定。（二）监督检查内容1.采购预算的编制、执行情况。2.采购需求的调研、论证、确定情况。3.采购方式的选择、采购文件编制情况。4.采购活动的组织实施情况，包括开标、评标、定标、合同签订等环节。5