中石化采购制度汇编

PAGE中石化采购制度汇编一、总则（一）目的本采购制度汇编旨在规范中国石化集团公司（以下简称“中石化”）的采购活动，确保采购工作合法合规、公开透明、高效有序，保障公司生产经营的顺利进行，实现资源的优化配置，降低采购成本，提高经济效益和社会效益。（二）适用范围本制度适用于中石化总部及所属各企事业单位、分公司、子公司等各级机构的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受内外部监督，保障各利益相关方的知情权和监督权。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，通过公平竞争选择优质的供应商和产品。4.诚实信用原则采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息或进行不正当竞争。5.效益原则在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益，实现公司整体利益最大化。二、采购管理组织与职责（一）采购决策机构中石化设立采购决策委员会，负责重大采购事项的决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度；2.审批年度采购计划和预算；3.决策重大采购项目的采购方式、供应商选择等关键事项；4.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购管理部门中石化总部设立物资装备部（国际事业公司）作为采购管理的归口部门，负责统一管理公司的采购工作，其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准；2.组织编制年度采购计划和预算；3.管理供应商资源，建立供应商评价和准入机制；4.组织实施采购活动，包括招标、谈判、询价等采购方式的执行；5.监督采购合同的签订、履行和结算；6.协调解决采购过程中的争议和问题；7.开展采购绩效评估和分析，持续改进采购工作。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、供应商技术交流、合同验收等工作，其主要职责包括：1.根据公司生产经营需要，准确提出采购需求，明确采购物资、工程或服务的规格、数量和质量要求等；2.配合采购管理部门开展供应商选择、采购谈判等工作，提供技术支持和商务意见；3.参与采购合同的签订，负责合同执行过程中的协调和沟通；4.组织对采购物资、工程或服务的验收工作，确保符合需求要求。（四）其他相关部门财务部门负责采购资金的预算安排、支付审核和财务管理；审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合规、采购效益是否实现等；法律部门负责审查采购合同的合法性和合规性，提供法律咨询和支持。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各需求部门应根据公司年度生产经营计划、项目建设进度等，结合库存状况，于每年规定时间前向采购管理部门提出下一年度的采购需求预测。2.采购管理部门汇总各需求部门的采购需求预测，结合市场供应情况、价格走势等因素，组织编制年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。3.年度采购计划应报采购决策委员会审批后实施。在执行过程中，如遇市场变化、生产经营调整等因素导致采购计划需要调整的，应按规定程序进行审批。（二）采购预算管理1.采购管理部门应根据年度采购计划，编制采购预算草案，明确各项采购项目的预算金额。采购预算应与公司年度财务预算相衔接。2.采购预算草案报财务部门审核后，纳入公司年度财务预算，经公司决策机构批准后执行。3.采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整预算的，应按照公司预算管理相关规定办理审批手续。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、业绩、信誉、生产能力、质量保证能力等条件。2.供应商应向采购管理部门提交准入申请，提供相关证明材料。采购管理部门对申请供应商进行资格审查和实地考察，符合准入标准的纳入供应商名录。3.对于新的采购项目或特定采购需求，采购管理部门可根据项目特点和要求，在供应商名录之外进行临时供应商的征集和筛选，但也需按照准入标准进行审核。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。评价方式可包括日常采购绩效评估、定期问卷调查、现场考察等。2.根据供应商评价结果，对供应商进行分级分类管理，并采取相应的激励和约束措施。对于评价优秀的供应商，可给予更多的采购份额、优先合作机会等；对于评价不合格的供应商，应及时采取警告、暂停合作、取消资格等措施。3.采购管理部门负责汇总供应商评价结果，形成供应商评价报告，向采购决策委员会汇报，并反馈给相关需求部门。（三）供应商关系管理1.采购管理部门与供应商保持密切沟通，定期召开供应商座谈会，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中的问题。2.鼓励与供应商建立长期稳定的战略合作伙伴关系，共同开展技术研发创新、质量改进、成本控制等工作，实现互利共赢。3.对于重要物资或关键供应商，采购管理部门可与供应商签订战略合作协议，明确双方权利义务、合作目标和合作方式等。五、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目。招标采购应按照国家法律法规和中石化相关招标管理规定进行，包括公开招标和邀请招标两种方式。2.谈判采购对于技术复杂、规格特殊、独家供应或市场竞争不充分的采购项目，可采用谈判采购方式。谈判采购应选择不少于三家符合条件的供应商进行谈判，通过比较谈判结果确定成交供应商。3.询价采购对于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购方式。询价采购应向不少于三家供应商发出询价函，根据报价情况确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照规定程序进行审批，并在采购文件中说明理由。（二）采购程序1.采购申请需求部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交相关技术文件和审批文件。2.采购审批采购申请表按规定流程进行审批，审批通过后进入采购实施阶段。对于重大采购项目，需经采购决策委员会审批。3.采购文件编制采购管理部门根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。4.发布采购信息对于招标采购项目，按照规定在指定媒体发布招标公告；对于邀请招标、谈判采购、询价采购等项目，向符合条件的供应商发出邀请或询价函。5.供应商响应供应商根据采购文件要求，在规定时间内提交响应文件，包括报价、技术方案、售后服务承诺等内容。6.评审与确定成交供应商采购管理部门组织相关人员对供应商响应文件进行评审，根据评审结果确定成交供应商。对于招标采购项目，按照评标委员会推荐的中标候选人顺序确定中标供应商；对于谈判采购和询价采购项目，综合比较供应商的报价、技术方案、售后服务等因素确定成交供应商。7.合同签订采购管理部门与成交供应商签订采购合同，明确双方权利义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同应报法律部门审查后签订。8.合同履行与验收采购合同签订后，供需双方按照合同约定履行各自义务。需求部门负责组织对采购物资、工程或服务的验收工作，验收合格后办理结算手续。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确合同双方的权利义务、采购标的、数量、质量、价格、交货期、付款方式、违约责任等主要条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交法律部门进行合法性审查，确保合同符合法律法规和公司规定。3.采购合同由采购管理部门与供应商签订，合同签订人应具备相应的授权。合同签订后，应及时将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门。（二）合同履行1.采购管理部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等履行交货或提供服务的义务。如遇特殊情况需要变更合同履行内容的，应提前与采购管理部门协商，并签订补充协议。3.需求部门应配合采购管理部门做好合同履行的监督工作，及时反馈合同履行过程中的问题和需求。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、政策调整等原因需要变更或解除合同的，合同双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应报原合同审批部门备案。涉及合同金额调整的，还应按照公司财务和预算管理规定办理审批手续。（四）合同结算1.采购合同结算应按照合同约定的付款方式和结算周期进行。需求部门应在验收合格后及时向财务部门提交结算申请，并提供相关验收证明文件。2.财务部门对结算申请进行审核，审核通过后办理付款手续。付款凭证应妥善保存，作为财务核算和审计的依据。（五）合同纠纷处理1.在合同履行过程中如发生纠纷，合同双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.采购管理部门应及时收集、整理合同纠纷相关资料，配合公司法律部门做好纠纷处理工作，维护公司合法权益。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机；与供应商签订价格调整条款，约定价格波动时的调整方式；采用套期保值等金融工具，规避价格波动风险。2.供应商违约风险应对加强供应商管理，严格供应商准入和评价考核制度，选择信誉良好、实力雄厚的供应商；在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的约束力度；建立供应商违约预警机制，及时发现和处理供应商违约迹象，降低违约损失。3.质量风险应对明确采购物资的质量标准和验收要求，加强采购过程中的质量控制；要求供应商提供质量保证文件，定期对采购物资进行质量抽检；建立质量问题追溯和处理机制，对出现质量问题的供应商及时采取措施，确保公司利益不受损失。4.法律风险应对加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识；在采购活动中严格遵守法律法规要求，确保采购行为合法合规；重大采购项目聘请专业律师进行法律审查和风险防控，避免法律纠纷。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控体系，对采购风险进行实时监控和动态跟踪。定期收集、分析采购风险相关信息，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取应对措施，防范风险扩大。八、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本指标包括采购价格、采购费用率、采购成本节约率等，衡量采购活动在成本控制方面的成效。2.采购质量指标如采购物资合格率、采购项目验收通过率等，反映采购物资或服务的质量水平。3.采购效率指标如采购周期、合同签订及时率、交货准时率等，体现采购工作的效率和及时性。4.供应商管理指标如供应商满意度、供应商投诉率、供应商合作稳定性等，评估供应商管理工作的效果。5.合规性指标如采购活动符合法律法规和公司制度的情况，确保采购行为合法合规。（二）评估方法1.定期评估采购管理部门定期（每年或每季度）对采购绩效进行全面评估，收集相关数据和信息，按照评估指标体系进行量化分析。2.专项评估针对重大采购项目或特定采购问题，开展专项绩效评估，深入分析采购活动的成效和