中煤采购制度

PAGE中煤采购制度一、总则（一）目的为规范中煤采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有中煤采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有供应商平等参与竞争，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责审议重大采购项目、采购战略、采购政策等事项。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门采购部门是公司采购活动的执行主体，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和采购预算。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.协调采购过程中的各项事宜，确保采购任务按时完成。5.跟踪采购合同执行情况，处理合同变更、纠纷等问题。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购需求的评审和采购合同的验收工作。2.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，确保采购物资符合质量要求。3.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项，对采购成本进行核算和控制。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据生产、经营计划及实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等内容。2.《采购申请表》经部门负责人审核后，提交至采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到《采购申请表》后，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容。采购计划经采购部门负责人审核后，报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与评估1.供应商寻找：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.供应商筛选：采购部门根据采购物资的要求，对潜在供应商进行初步筛选，确定入围供应商名单。3.供应商评估：采购部门组织相关部门对入围供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制能力、价格水平、售后服务等方面。评估结果以《供应商评估报告》的形式记录，作为选择供应商的依据。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资的价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等条款进行协商，达成一致意见后形成采购合同草案。2.合同审核：采购合同草案提交至公司法律部门进行审核，法律部门对合同条款的合法性、完整性、准确性等进行审查，提出修改意见后反馈给采购部门。3.合同签订：采购部门根据法律部门的审核意见，对采购合同草案进行修改完善后，提交至公司领导审批。经公司领导审批通过后，采购部门与供应商签订正式采购合同。（五）采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。（六）采购物资验收1.到货通知：采购物资到货前，供应商应提前通知采购部门。采购部门通知需求部门、质量部门等相关人员做好验收准备工作。2.验收标准：质量部门根据采购合同及相关标准，制定采购物资的验收标准。验收标准应明确采购物资的质量要求、检验方法、检验频次等内容。3.验收实施：质量部门组织需求部门等相关人员对采购物资进行验收。验收过程中，应按照验收标准对采购物资的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对，确保采购物资符合要求。验收合格后，验收人员在《采购物资验收单》上签字确认。（七）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同及采购物资验收情况，填写《采购付款申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、采购金额、付款方式、付款时间等内容。《采购付款申请表》经采购部门负责人审核后，提交至财务部门。2.付款审核：财务部门对《采购付款申请表》进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、采购物资的验收情况、付款金额的准确性等。审核通过后，财务部门按照公司财务制度及采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险等。风险评估结果以《采购风险评估报告》记录，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.供应商管理风险应对：加强对供应商的管理，建立供应商评价和激励机制，定期对供应商进行考核，及时淘汰不合格供应商。与重要供应商签订长期合作协议，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。2.质量风险应对：严格把控采购物资的质量，加强对供应商质量管理体系的审核，要求供应商提供质量保证文件和检验报告。在采购合同中明确质量标准和违约责任，加强对采购物资的检验和验收，确保采购物资符合质量要求。3.价格波动风险应对：关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时掌握价格变化情况。与供应商协商签订价格调整条款，或采用套期保值等方式，降低价格波动风险。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款合法、合规、完整、准确。合同签订后，对合同执行情况进行跟踪监控，及时处理合同变更、纠纷等问题，防范合同风险。五、采购监督与审计（一）内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。审计部门应及时发现问题并提出整改意见，督促采购部门进行整改。（二）外部监督接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合外部监督工作，及时整改存在的问题，规范采购行为。六、采购信息管理（一）采购信息收集采购部门应建立采购信息收集渠道，及时收集市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。采购信息收集应做到全面、准确、及时。（二）采购信息整理与分析采购部门对收集到的采购信息进行整理和分析，形成采购信息报告。采购信息报告应包括市场价格走势分析、供应商动态分析、采购成本分析等内容，为采购决策提供参考依据。（三）采购信息共享采购部门应将采购信息报告