政府采购与合同管理制度

PAGE政府采购与合同管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织在政府采购活动中的管理，规范采购行为，确保采购过程合法、公正、透明，维护公司/组织的合法权益，特制定本政府采购与合同管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织参与的所有政府采购项目，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关政府采购的法律法规和政策要求，确保采购活动合法合规。2.公正性原则：采购过程中应公平对待所有供应商，不偏袒、不歧视，保证竞争的公正性。3.公开性原则：采购信息应及时、准确地公开，接受社会监督，提高采购透明度。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。（四）职责分工1.采购部门负责政府采购项目的策划、组织和实施。制定采购计划，选择采购方式，编制采购文件。组织采购评审活动，与供应商进行沟通和谈判。签订采购合同，并负责合同的执行和跟踪。2.财务部门参与采购预算的编制和审核。负责采购资金的支付和核算。对采购项目的资金使用情况进行监督和检查。3.技术部门提供采购项目的技术需求和技术标准。参与采购文件的编制和评审，对技术条款进行把关。协助采购部门进行项目验收，提供技术支持。4.法务部门审查采购文件和采购合同，确保其合法合规。处理采购过程中的法律纠纷和风险防范。提供法律咨询和培训，提高员工的法律意识。5.其他相关部门：根据采购项目需要，配合采购部门做好相关工作，如提供项目需求、参与验收等。二、采购计划管理（一）采购需求调研1.需求收集：各部门应根据业务需要，定期向采购部门提交采购需求。采购部门应及时汇总分析，确保需求的准确性和完整性。2.需求评估：采购部门应对收集到的采购需求进行评估，结合公司/组织的战略规划、预算安排和实际情况，确定是否需要采购以及采购的必要性和紧迫性。3.市场调研：对于重大采购项目，采购部门应开展市场调研，了解同类产品或服务的市场价格、质量、供应商情况等，为制定采购计划提供参考依据。（二）采购预算编制1.预算编制原则：采购预算应根据采购需求和公司/组织的财务状况进行编制，遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的合理性和可行性。2.预算编制方法：采购预算应采用零基预算或滚动预算的方法，结合历史数据和市场变化情况，科学合理地确定采购金额。3.预算审核与调整：采购预算编制完成后，应提交财务部门进行审核，并报公司/组织管理层审批。如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申请和审批。（三）采购计划制定1.计划内容：采购计划应包括采购项目名称、采购数量、采购预算、采购方式、采购时间安排、供应商选择标准等内容。2.计划审批：采购计划编制完成后，应提交采购部门负责人审核，并报公司/组织管理层审批。经批准的采购计划应严格执行，不得擅自变更。3.计划执行与监控：采购部门应按照采购计划组织实施采购活动，定期对采购计划的执行情况进行监控和检查，及时发现问题并采取措施加以解决。三、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。2.招标程序：发布招标公告，公开招标项目的采购信息。发售招标文件，潜在供应商购买招标文件。组织开标、评标和定标活动，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.邀请程序：发布邀请招标公告，邀请特定的供应商参与投标。对邀请的供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。发售招标文件，组织开标、评标和定标活动，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序：成立谈判小组，并向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书。谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商提交响应文件，并就采购项目的技术、服务、价格等条款进行谈判。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序：采购人向财政部门提出单一来源采购申请，并说明理由。财政部门对采购人提出的申请进行审核，如符合单一来源采购条件，予以批准。采购人按照批准的单一来源采购方式组织采购活动，与单一供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。签订采购合同，并将采购结果报财政部门备案。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：成立询价小组，并向符合资格条件的供应商发出询价通知书。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。四、采购文件编制（一）文件内容采购文件应包括采购公告、采购需求、采购预算、采购方式、采购程序、评审标准、合同条款等内容。（二）文件编制要求1.准确性：采购文件应准确表述采购项目的需求和要求，避免出现模糊不清或歧义的条款。2.完整性：采购文件应涵盖采购项目的各个方面，确保供应商能够全面了解采购项目的情况。3.合法性：采购文件应符合国家有关法律法规和政策要求，不得含有歧视性、排他性或不合理的条款。4.公正性：采购文件应制定公平合理的评审标准，确保评审过程的公正性和客观性。（三）文件审核与发布1.审核：采购文件编制完成后，应提交采购部门负责人、法务部门和技术部门进行审核，确保文件的质量。2.发布：经审核通过的采购文件应及时发布，确保供应商能够及时获取采购信息。五、采购评审管理（一）评审小组组建1.人员构成：评审小组由采购人代表和评审专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中评审专家不得少于成员成员总数成员总数的三分之二。2.专家抽取：评审专家应从财政部门建立的政府采购评审专家库中随机抽取，确保专家的独立性和公正性。（二）评审程序1.开标：采购项目开标时，采购人或其委托的采购代理机构应按照招标文件规定的时间、地点开标，并邀请所有投标人参加。2.评标：评审小组按照招标文件规定的评审标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标候选人。3.定标：采购人根据评审小组推荐的中标候选人确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（三）评审纪律1.评审专家应遵守职业道德，客观、公正地履行评审职责，不得与供应商串通，不得收受供应商的财物或其他利益。2.采购人代表应遵守评审纪律，不得干预评审过程，不得向评审专家施加倾向性意见。3.评审过程应严格保密，不得泄露评审情况和中标候选人名单。六、采购合同管理（一）合同签订1.合同起草：采购部门应根据评审结果起草采购合同，合同内容应符合采购文件的要求，明确双方的权利和义务。2.合同审核：采购合同起草完成后，应提交法务部门和财务部门进行审核，确保合同的合法性和合规性。3.合同签订：经审核通过的采购合同，由双方授权代表签字盖章后生效。（二）合同执行1.供应商履约管理：采购部门应监督供应商按照合同约定履行义务，及时了解供应商的履约情况，发现问题及时要求供应商整改。2.采购人履约管理：采购人应按照合同约定履行付款等义务，确保合同的顺利执行。3.合同变更与解除：如遇特殊情况需要变更或解除合同，应按照合同约定或法律法规的规定进行办理，并签订书面协议。**（三）合同验收**1.验收标准：采购项目验收应按照采购合同约定的标准进行，确保采购项目的质量和性能符合要求。2.验收程序：采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员进行验收，验收合格后出具验收报告。3.验收结果处理：如验收不合格，采购部门应要求供应商限期整改，直至验收合格。如供应商拒绝整改或整改后仍不合格，采购人有权按照合同约定追究供应商的违约责任。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.内部监督：公司/组织内部应建立健全监督检查机制，定期对政府采购项目进行监督检查，发现问题及时整改。2.外部监督：接受财政部门、审计部门等外部监督机构的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供有关资料和情况。（二）责任追究1.对采购人的责任追究：采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报……（详细列举采购人违规情形及相应责任追究方式）2.对供应商的责任追究：供应商有下列情形之一的，由财政部门列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照……（详细列举供应商违规情形及相应责任追究方式）3.