政府采购管理制度规定

PAGE政府采购管理制度规定一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强对政府采购活动的管理与监督，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于本公司/组织内所有使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规及本制度规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，促进供应商之间的有效竞争，以获取优质的货物、工程和服务，同时降低采购成本。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，按照规定的格式和要求，编制年度政府采购预算。预算应详细列出采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应结合公司/组织的财务状况和资金安排，确保预算的合理性和可行性。同时，应充分考虑市场价格波动等因素，预留一定的弹性空间。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，由部门负责人审核签字，报财务部门进行初步审核。财务部门应重点审核预算的准确性、资金来源的合规性等。2.经财务部门初步审核后的采购预算，提交公司/组织管理层进行审批。管理层应根据公司/组织的战略目标和实际情况，对采购预算进行综合评估，做出审批决定。（三）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申报和审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和通报，确保采购资金的合理使用。三、采购计划管理（一）计划制定1.根据批准的采购预算，各采购部门应制定具体的采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容。2.采购计划应根据项目的轻重缓急进行合理安排，确保采购活动能够及时、有效地满足公司/组织的工作需求。（二）计划审核1.采购计划制定完成后，由采购部门负责人审核签字，报相关部门进行审核。审核部门应重点审查采购计划的合理性、合规性以及与预算的匹配性等。2.对于重大采购项目的采购计划，应提交公司/组织管理层进行专题审议，确保采购计划符合公司/组织的整体利益。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、政策调整等原因需要调整采购计划，采购部门应及时提出调整申请，并说明调整的原因和内容。2.采购计划调整申请经审核批准后，采购部门应按照新的采购计划组织实施采购活动。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。对于达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.采用公开招标方式采购的，应按照规定在指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应包括采购项目的基本情况、招标要求、投标截止时间、开标时间和地点等内容。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，应成立谈判小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式采购的，应在采购活动开始前，将采购项目信息和单一来源采购理由报财政部门批准。经批准后，采购人与供应商协商签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，应成立询价小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要提出采购申请，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由、预计采购时间等内容。2.采购申请应经部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，应按照本制度规定的采购流程进行审核。审核内容包括采购申请的合理性、合规性、与采购预算和计划的匹配性等。2.对于重大采购项目的采购申请，应提交公司/组织管理层进行审批。管理层应根据公司/组织的战略目标和实际情况，做出审批决定。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.在采购实施过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购部门应按照规定的程序组织开标、评标、定标等活动。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，定标应根据评标结果确定中标供应商。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交法律部门进行审核。法律部门应重点审查合同的合法性、合规性、完整性等内容，确保合同条款符合法律法规和公司/组织的利益要求。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购部门应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、技术性能等是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，采购部门应填写验收报告，并提交财务部门办理付款手续。财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购款项。六、采购监督管理（一）内部监督1.公司/组织应建立健全内部监督机制，加强对政府采购活动的全过程监督。内部监督部门应定期对政府采购项目进行检查和审计，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。2.采购部门应建立采购档案管理制度，对采购项目的采购申请、采购计划、采购文件、采购合同、验收报告等资料进行妥善保管，以备查阅和审计。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、审计部门、监察部门等相关部门的监督检查。公司/组织应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供有关资料和情况。2.对于社会公众对政府采购活动的投诉和举报，公司/组织应认真调查处理，并及时反馈处理结果。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与政府采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明书、授权委托书、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对于首次参与政府采购活动的供应商，采购部门应要求其提供完整的资格证明文件，并进行实地考察和信用调查，确保供应商具备良好的商业信誉和履行合同的能力。（二）供应商选择与评价1.采购部门应根据采购项目的需求和特点，从符合资格条件的供应商中选择合适的供应商参与采购活动。选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、售后服务、信誉等因素。2.采购部门应建立供应商评价制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。评价结果应作为供应商后续参与政府采购活动的重要参考依据。（三）供应商淘汰与更新1.对于在政府采购活动中出现严重违约行为、产品质量问题、信誉不良等情况的供应商，采购部门应及时将其列入