储备粮采购询价制度模板

PAGE储备粮采购询价制度模板一、总则（一）目的为规范储备粮采购询价工作，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证储备粮质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司[公司名称]储备粮采购询价活动，包括各类原粮、成品粮及相关物资的采购询价。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，确保机会均等，评价标准统一。3.公开透明原则：采购询价过程及结果应向相关部门和人员公开。4.效益原则：在保证储备粮质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。二、询价组织与职责（一）采购询价小组1.组成采购询价小组由公司采购部门、质量检验部门、财务部门等相关人员组成，成员人数根据采购项目规模确定，一般不少于三人。2.职责负责制定采购询价计划和方案。组织实施询价活动，包括发布询价信息、收集报价文件、进行资格审查等。对供应商报价进行评审，确定中标供应商或推荐中标候选人。负责与中标供应商签订采购合同，并监督合同执行。（二）采购部门职责1.负责储备粮采购询价活动的组织协调工作，包括与供应商沟通联系、安排询价会议等。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，为询价活动提供基础资料。3.协助采购询价小组进行报价文件的评审工作。（三）质量检验部门职责1.制定储备粮质量检验标准和方法，参与采购询价文件的编制。2.对供应商提供的样品进行质量检验，出具检验报告，确保采购储备粮质量符合要求。3.在采购合同执行过程中，对储备粮质量进行监督抽检。（四）财务部门职责1.参与采购询价文件的编制，负责对采购成本进行预算和控制。2.审核供应商报价文件中的价格条款，对采购价格进行分析和评估。3.负责采购资金的支付和结算工作，监督采购资金的使用情况。三、询价流程（一）采购需求确定1.根据公司储备粮库存情况、市场需求预测以及上级部门要求，由采购部门会同相关部门确定采购品种、数量、质量要求等采购需求。2.采购需求应明确、具体，避免模糊不清或歧义，确保供应商能够准确理解采购要求。（二）询价文件编制1.采购询价小组根据采购需求编制询价文件，询价文件应包括以下内容：询价函：明确询价项目名称、编号、采购内容、交货时间、交货地点等基本信息。供应商须知：对供应商参与询价活动的资格要求、报价文件格式及内容要求、评审标准及方法等进行说明。采购需求：详细描述采购储备粮的品种、数量、质量标准、包装要求等。报价文件格式：规定供应商报价文件应包含的内容，如报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等。评审标准：明确评审因素及权重，如价格、质量、交货期、售后服务等。2.询价文件应经采购部门、质量检验部门、财务部门等相关部门审核后发布。（三）询价信息发布1.通过公司官网、行业媒体、采购平台等渠道发布询价信息，邀请符合资格要求的供应商参与询价。询价信息应包括询价文件的获取方式、截止日期等。2.采购部门对报名参与询价的供应商进行资格审查，核实其营业执照、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件，确保供应商具备供应能力和信誉。（四）报价文件接收1.供应商应在规定的截止日期前，将密封的报价文件送达指定地点或通过指定方式提交。2.采购部门负责接收供应商报价文件，并进行登记和编号。对逾期送达或不符合要求的报价文件，应予以拒收。（五）报价文件评审1.采购询价小组对供应商报价文件进行评审，评审过程应遵循公平、公正、公开的原则。2.评审内容包括：资格性审查：检查供应商是否具备询价文件规定的资格条件。符合性审查：审查报价文件是否响应询价文件的实质性要求，如采购需求、技术规格、商务条款等。详细评审：按照评审标准对通过资格性和符合性审查的供应商报价文件进行详细评审，计算各供应商的综合得分。评审标准可根据采购项目特点设置，例如：价格部分：以各供应商的报价为基础，计算价格得分。价格得分可采用低价优先法，即满足询价文件要求且报价最低的供应商价格得分为满分，其他供应商价格得分按照其报价与最低报价的比例计算。质量部分：根据质量检验部门出具的检验报告或供应商提供的质量证明文件，对供应商所报储备粮质量进行评价，确定质量得分。交货期部分：比较各供应商承诺的交货期，满足询价文件要求且交货期最短的供应商交货期得分为满分，其他供应商交货期得分按照其交货期与最短交货期的比例计算。售后服务部分：评估供应商提供的售后服务承诺，如维修、保养、退换货等，确定售后服务得分。3.采购询价小组应按照评审标准进行打分，并记录评审过程和结果。评审结果应由小组成员签字确认。（六）中标供应商确定1.根据评审结果，采购询价小组推荐中标供应商或确定中标供应商。中标供应商应是综合得分最高且满足询价文件实质性要求的供应商。2.采购部门将中标结果通知中标供应商，并向未中标供应商发出未中标通知书。未中标通知书应说明未中标原因。（七）采购合同签订1.采购部门与中标供应商按照询价文件和中标供应商报价文件的内容签订采购合同。采购合同应明确采购品种、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，应报公司相关部门备案。四、询价文件管理（一）文件编号询价文件应进行统一编号，编号规则如下：[编号规则说明，例如：XJ[年份][月份][序号]，其中XJ表示询价文件，年份为四位数字，月份为两位数字，序号为三位数字]。（二）文件归档1.采购部门负责将询价文件、供应商报价文件、评审记录等相关资料进行整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。2.归档资料应分类存放，便于查询和查阅。（三）文件查阅1.公司内部相关部门因工作需要查阅询价文件及相关资料的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到采购部门查阅。2.查阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自复印、涂改、损毁档案资料。五、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对储备粮采购询价活动进行审计监督，检查采购询价过程是否合规、评审结果是否公正、采购合同执行是否到位等。2.公司纪检监察部门负责对采购询价活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的正常秩序。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业监管部门等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督机构提出的意见和建议，应认真整改落实，并及时反馈整改情况。（三）投诉处理1.供应商对采购询价活动有异议的，可以在规定时间内以书面形式向采购部门提出投诉。投诉内容应明确、具体，并提供相关证明材料。