政府采购流程及制度

PAGE政府采购流程及制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强对政府采购活动的管理与监督，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应具有较高的透明度，采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，确保供应商能够平等地获取采购信息，参与采购活动。2.公平竞争原则通过公平竞争机制，为所有符合条件的供应商提供平等的参与机会，防止不正当竞争行为，保证采购结果的公正性。3.公正原则在政府采购活动中，应严格按照法律法规和采购文件的规定进行操作，确保采购程序和结果的公正性，维护各方当事人的合法权益。4.诚实信用原则参与政府采购活动的各方当事人应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购预算编制（一）预算编制依据1.本公司/组织的事业发展规划和年度工作计划。2.上一年度政府采购执行情况及本年度采购需求预测。3.相关项目的预算定额标准和实际工作需要。（二）预算编制程序1.各部门根据本部门的工作任务和业务需求，提出年度政府采购项目申请，并详细说明采购项目的名称、规格型号及数量、技术参数、预算金额等内容。2.采购管理部门对各部门提交的采购项目申请进行汇总、审核，结合本公司/组织的年度预算安排，对采购项目的必要性、可行性和预算合理性进行评估。3.财务部门根据采购管理部门审核后的采购项目申请，结合本公司/组织的财务状况和资金安排，编制年度政府采购预算草案，报经本公司/组织领导审批后，提交给财政部门。（三）预算调整1.在政府采购预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购项目或预算金额的，采购项目申请部门应提出书面申请，详细说明调整的原因、调整内容及预算金额变化情况。2.采购管理部门对采购项目申请部门提交的预算调整申请进行审核，提出审核意见后报本公司/组织领导审批。3.经批准后的预算调整申请，由采购管理部门及时通知财务部门，并按照规定程序报财政部门备案。三、采购计划制定（一）采购计划制定依据1.已批准的政府采购预算。2.各部门提交的采购项目申请。3.采购项目的轻重缓急程度。（二）采购计划内容1.采购项目名称、编号、规格型号及数量。2.采购项目的技术参数、质量要求和服务标准。3.采购预算金额及资金来源。4.采购方式及时间安排。5.采购项目的验收标准和验收方式。（三）采购计划审批1.采购管理部门根据采购项目申请和预算安排，制定年度政府采购计划草案，报本公司/组织领导审批。2.经批准后的政府采购计划，由采购管理部门负责组织实施，并按照规定程序报财政部门备案。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务的金额较大、技术复杂、供应商众多的采购项目。2.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标公告应包括采购项目名称、编号、采购内容及数量、技术参数、预算金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的一种采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者纠正。谈判小组应从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出成交候选人，并编写评审报告。采购人应从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商，并将成交结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应与供应商就采购项目的价格、技术、服务等内容进行协商，协商一致后，采购人应与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将成交结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购文件编制（一）采购文件内容1.采购项目的基本情况，包括项目名称编号、采购内容及数量、技术参数、质量要求和服务标准等。2.采购项目的预算金额及资金来源。3.采购方式及采购程序。4.投标人资格要求，包括供应商的资质条件、业绩要求、信誉状况等。5.投标文件的编制要求，包括投标文件的格式、内容、装订要求等。6.投标报价要求，包括报价范围、报价方式、报价有效期等。7.评标标准和方法，包括评标因素、评标方法、评分细则等。8.合同主要条款，包括合同标的、数量、质量、价格、付款方式、交货时间及地点、售后服务等。9.其他需要说明的事项。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，内容完整、准确、清晰，不得含有歧视性、倾向性或者其他不合理的条款。2.采购文件应根据采购项目的特点和需求进行编制，确保采购文件能够充分反映采购项目的实质性要求和条件。3.采购文件应明确采购项目的评标标准和方法，评标标准应客观、公正、合理，具有可操作性。4.采购文件应明确投标文件的编制要求和格式，投标文件应按照采购文件的要求进行编制，内容完整齐全、格式规范统一。（三）采购文件审核与发布1.采购管理部门负责采购文件的编制工作，采购文件编制完成后，应提交给本公司/组织的法律合规部门进行审核。2.法律合规部门应从法律法规、政策要求、合同条款等方面对采购文件进行审核，提出审核意见，确保采购文件符合法律法规和行业标准的要求。3.经审核通过后的采购文件，由采购管理部门负责在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布，同时向潜在供应商发放采购文件副本。六、供应商选择与管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商注册与登记1.采购管理部门应建立供应商库，对参与本公司/组织政府采购活动的供应商进行注册登记管理。2.供应商应向采购管理部门提交注册登记申请，提供营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关证明材料。3.采购管理部门对供应商提交的注册登记申请及证明材料进行审核，审核通过后，将供应商信息录入供应商库，并颁发供应商注册登记证书。（三）供应商选择与确定1.根据采购项目的特点和需求，采购管理部门应从供应商库中选择符合资格要求的供应商参与采购活动。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购管理部门应按照规定的程序发布招标公告或投标邀请书，邀请供应商参加投标。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购管理部门应按照规定的程序组织谈判、协商或询价，从符合资格要求的供应商中确定成交供应商。（四）供应商管理与考核1.采购管理部门应建立供应商管理档案，对供应商的基本信息、参与采购活动情况、合同履行情况等进行记录和管理。2.采购管理部门应定期对供应商进行考核，考核内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、商业信誉等方面。3.根据供应商的考核结果，采购管理部门可以对供应商采取相应的管理措施，如暂停或取消供应商资格、限制供应商参与采购活动等。七、采购合同签订与履行（一）采购合同签订1.采购项目成交后，采购管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应按照采购文件确定的事项签订，合同标的、数量、质量、价格、付款方式、交货时间及地点、售后服务等条款应明确、具体，符合法律法规和行业标准的要求。3.采购合同签订后，采购管理部门应将采购合同副本提交给本公司/组织的财务部门和法律合规部门备案。（二）采购合同履行1.采购合同签订后，采购管理部门应及时通知成交供应商按照合同约定履行义务。2.成交供应商应按照采购合同约定的时间、地点、方式等要求履行交货、安装、调试、验收等义务，并提供相应的售后服务。3.在采购合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同内容的，采购管理部门应与成交供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）采购合同验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。2.验收人员应按照采购合同约定的验收标准和方法对采购项目的质量、数量、规格型号等进行验收，并出具验收报告。3.验收合格的采购项目，采购管理部门应按照采购合同约定的付款方式及时支付货款；验收不合格的采购项目，采购管理部门应要求成交供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格为止。八、采购资金支付（一）资金支付依据1.采购合同。2.验收报告。3.合法有效的发票。（二）资金支付程序1.成交供应商按照采购合同约定履行义务并提供合法有效的发票后，采购管理部门应及时填写资金支付申请单，详细说明采购项目名称、编号、合同金额、已支付金额、本次申请支付金额等内容，并提交给本公司/组织的财务部门审核。2.财务部门对采购管理部门提交的资金支付申请单进行审核，审核内容包括采购合同的真实性、有效性，验收报告的完整性、准确性，发票的合法性、合规性等。审核通过后，财务部门按照本公司/组织的财务管理制度和资金支付流程办理资金支付手续。（三）资金支付监督1.本公司/组织的审计部门应定期对政府采购资金的支付情况进行审计监督，检查资金支付是否符合采购合同约定和财务管理制度的要求。2.如发现资金支付存在违规问题，审计部门应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。整改情况应及时报告本公司/组织领导。九、采购档案管理（一）采购档案内容1.采购项目申请文件。2.采购预算编制文件。3.采购计划制定文件。4.采购方式选择文件。5.采购文件编制文件。6.供应商选择与管理文件。7.采购合同签订与履行文件。8.采购资金支付文件。9.其他与采购活动相关的文件资料。（二）采购档案整理与归档1.采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作，确保采购档案资料的完整性、准确性和规范性。2.采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，分类装订成册，并编制档案目录。3.采购档案整理完成后，应及时归档保存，归档期限按照国家有关规定执行。（三）采购档案查阅与使用1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅采购档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制、转借采购档