中石化采购管理制度

PAGE中石化采购管理制度一、总则（一）目的为规范中国石化集团公司（以下简称“中石化”）采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中石化总部及所属各企事业单位（以下统称“各单位”）的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和中石化内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购活动应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，提高采购效率。4.诚信合作原则：与供应商建立诚信合作关系，共同维护市场秩序，促进企业可持续发展。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善采购管理制度、流程和标准，并组织实施。2.负责采购计划的编制、审核和下达，协调采购项目的实施。3.负责供应商的开发、选择、评价和管理，建立供应商数据库。4.负责采购合同的签订、执行、变更和终止等管理工作。5.负责采购项目的招标、询价、谈判等采购方式的组织和实施。6.负责采购项目的验收工作，确保采购物资、工程和服务符合要求。7.负责采购信息的统计、分析和报告，为企业决策提供支持。（二）需求部门职责1.负责提出采购需求，明确采购物资、工程和服务的规格、数量、质量等要求。2.参与采购计划的编制和审核，提供相关技术和业务支持。3.配合采购管理部门进行供应商选择、采购谈判等工作。4.负责采购项目的验收工作，提供验收意见。5.负责采购项目的使用和维护，及时反馈使用过程中出现的问题。（三）财务部门职责1.负责采购资金的预算安排和审核，确保采购资金的合理使用。2.参与采购合同的审核和签订，负责采购资金的支付和结算管理。3.负责采购项目的成本核算和财务分析，提供财务支持和监督。（四）审计部门职责1.负责对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况。2.对采购项目的合规性、真实性和效益性进行审计评价，提出审计意见和建议。3.负责对采购过程中的违规行为进行调查和处理，追究相关人员的责任。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各单位应根据生产经营需要，结合库存状况，按照年度、季度和月度编制采购计划。采购计划应明确采购物资、工程和服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购计划的编制应遵循以下程序：需求部门根据生产经营计划和实际需求，提出采购申请。采购管理部门对采购申请进行汇总、审核和平衡，结合库存情况，编制采购计划草案。采购计划草案经财务部门审核资金预算后，报分管领导审批。分管领导审批后的采购计划下达至采购管理部门组织实施。(二)采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因生产经营计划调整、市场变化等原因需要调整采购计划时，需求部门应及时提出调整申请。2采购管理部门对调整申请进行审核，报分管领导审批后，下达调整后的采购计划。3.采购计划调整后，相关部门应及时做好采购合同变更、库存调整等工作。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购管理部门应根据企业发展战略和采购需求，制定供应商开发计划，明确供应商开发的目标、范围和方式。2.供应商开发可通过市场调研、行业推荐、供应商自荐等方式进行。采购管理部门应建立供应商信息收集渠道，广泛收集供应商信息。3.对潜在供应商进行初步筛选，考察其生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面的情况，确定入围供应商名单。（二）供应商选择1.采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，从入围供应商名单中选择合适的供应商参与采购项目。2.供应商选择应遵循以下原则：综合评价原则：对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格、服务等方面进行综合评价，选择最优供应商。公开透明原则：采购选择过程应公开透明，接受内部监督。集体决策原则：重大采购项目的供应商选择应实行集体决策，确保选择结果公正合理。3.采购管理部门应组织相关部门对供应商进行实地考察，了解其实际情况。考察结束后，采购管理部门应撰写考察报告，提出考察意见。4.根据考察结果和综合评价情况，采购管理部门确定拟选用的供应商，并报分管领导审批。（三）供应商评价1.采购管理部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的表现进行评价。评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.供应商评价可采用定性评价和定量评价相结合的方式进行。定性评价主要通过问卷调查、实地考察等方式进行；定量评价主要通过对供应商的各项指标进行打分，计算综合得分。3.采购管理部门应根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会；对表现较差的供应商进行警告、限期整改或淘汰。（四）供应商管理1.采购管理部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资、工程和服务的规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。2.采购管理部门应定期对供应商的合同履行情况进行跟踪和检查，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。3.采购管理部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评价结果、合同履行情况等内容。供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。五、采购方式管理（一）招标采购1.符合下列条件之一的采购项目，应采用招标采购方式：采购金额较大的物资、工程和服务项目。涉及公共利益、国家安全的采购项目。法律法规规定必须采用招标采购方式的采购项目。2.招标采购应按照以下程序进行：采购管理部门编制招标文件，明确招标项目的要求、技术规格、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。对投标供应商进行资格审查，确定入围供应商名单并发放招标文件。组织开标、评标和定标，确定中标供应商。采购管理部门与中标供应商签订采购合同。(二)询价采购1.符合下列条件之一的采购项目，可采用询价采购方式：采购金额较小的物资采购项目。采购时间紧迫、无法采用招标采购方式的采购项目。规格型号单一、市场价格透明的采购项目。2.询价采购应按照以下程序进行：采购管理部门向多家供应商发出询价函，明确采购项目的要求、规格、数量、价格等内容。供应商在规定时间内报价，采购管理部门对报价进行比较和分析。采购管理部门选择报价合理、信誉良好的供应商，与其进行谈判，确定成交价格和合同条款。采购管理部门与成交供应商签订采购合同（三）谈判采购1.符合下列条件之一的采购项目，可采用谈判采购方式：采购项目技术复杂、专业性强，需要与供应商进行技术交流和谈判的项目。采购项目涉及专利、技术秘密等知识产权问题，需要与供应商进行谈判的项目。采购项目金额较大，需要与供应商进行价格谈判的项目。2.谈判采购应按照以下程序进行：采购管理部门制定谈判方案，明确谈判目标、谈判策略、谈判人员等内容。采购管理部门与供应商进行谈判，就采购项目的技术规格、价格、交货期、售后服务等条款进行协商和谈判。采购管理部门根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列条件之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的采购项目。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.单一来源采购应按照以下程序进行：采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的必要性、唯一性等理由。采购管理部门组织相关部门对单一来源采购申请进行审核，报分管领导审批。采购管理部门与单一供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款。采购管理部门与单一供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在确定中标供应商或成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：物资、工程和服务的名称、规格、数量、质量要求。价格、交货期、付款方式。包装、运输、保险、验收标准和方法。售后服务内容和期限。违约责任和争议解决方式。3.采购合同签订前，采购管理部门应组织相关部门对合同条款进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。审核通过后的采购合同报分管领导审批后签订。(二)`合同执行1.采购管理部门应按照采购合同约定，及时向供应商支付货款。支付货款前，采购管理部门应审核供应商提交的发票、验收报告等相关凭证，确保支付金额准确无误。2.供应商应按照采购合同约定，按时、按质、按量交付物资、工程和服务。采购管理部门应定期对供应商的合同履行情况进行跟踪和检查，及时发现和解决问题。3.在采购合同执行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款时，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应作为采购合同的补充文件，具有同等法律效力。（三）合同变更1.在采购合同执行过程中因不可抗力或其他原因需要变更合同条款时，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、时间等条款。2.合同变更协议签订前，采购管理部门应组织相关部门对变更事项进行审核，确保变更事项合法合规、合理可行。审核通过后的合同变更协议报分管领导审批后签订。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或因其他原因需要终止时，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订合同终止协议。合同终止协议应明确终止的原因、时间、双方的权利和义务等条款。2.合同终止后，采购管理部门应组织相关部门对合同执行情况进行清理和结算，确保双方的权利和义务得到妥善处理。清理和结算完毕后，采购管理部门应将合同终止情况报分管领导备案。七、采购验收管理（一）验收标准1.采购管理部门应根据采购合同约定和相关标准，制定采购项目的验收标准。验收标准应明确物资、工程和服务的规格、数量、质量等要求。2.验收标准应符合国家法律法规和行业标准的要求，确保采购项目的质量和安全。（二）验收程序1.采购项目到货后，采购管理部门应及时通知需求部门组织验收。需求部门应按照验收标准对采购项目进行验收。2.验收过程中，需求部门应邀请采购管理部门、质量检验部门等相关人员参加。验收人员应认真履行职责，确保验收结果真实可靠。3.验收合格的采购项目，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。验收报告经相关人员签字确认后存档。4.验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购管理部门与供应商协商解决。协商不成的，可按照采购合同约定的争议解决方式进行处理。八、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应建立采购风险识别机制，定期对采购活动进行风险识别。风险识别应包括采购计划、供应商选择、采购方式、采购合同、采购验收等环节。2.采购管理部门可采用问卷调查、案例分析、专家咨询等方式进行风险识别，及时发现采购活动中存在的风险因素。（二）风险评估1.采购管理部门应根据风险识别结果，对采购风险进行评估。风险评估应采用定性评估和定量评估相结合的方式进行，确定风险的等级和影响程度。2.采购管理部门应建立采购风险评估指标体系，对采购风险进行量化评估。评估指标应包括采购金额、采购周期、供应商数量、合同条款等方面。（三）风险应对1.采购管理部门应根据风险评估结果，制定采购风险应对措施。风险应对措施应包括风险规避、风险降低、风险转移和风险接受等方式。2.对于高风险采购项目，采购管理部门应采取风险规避措施，如取消采购项目、选择其他采购方式等。3.对于中等风险采购项目，采购管理部门应采取风险降低措施，如加强供应商管理、完善采购合同条款等。4.对于低风险采购项目，采购管理部门可采取风险接受措施，如定期监控风险状况，及时发现和解决问题。九、采购信息管理（一）信息收集1.采购管理部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集采购相关信息。信息收集渠道应包括市场调研、供应商反馈、行业动态等方面。2.采购管理部门应定期收集采购计划、采购合同、采购验收等方面的信息，确保采购信息的完整性和准确性。（二）信息分析1.采购管理部门应定期对采购信息进行分析，为企业决策提供支持。信息分析应包括采购成本分析、供应商分析、采购绩效分析等方面。2.采购管理部门应运用数据分析工具和方法，对采购信息进行深入挖掘和分析