学校物品采购询价制度

PAGE学校物品采购询价制度一、总则（一）目的为了规范学校物品采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高资金使用效益，保证所采购物品的质量，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类教学设备、办公用品、后勤物资等物品的采购询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价的信息、程序、结果等应向学校相关部门和人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证物品质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高资金使用效益。二、询价机构与职责（一）询价小组1.组成：由学校采购部门、财务部门、使用部门等相关人员组成询价小组。成员应具备相应的专业知识和经验，熟悉采购业务流程。2.职责负责制定询价文件，明确采购物品的规格、数量、质量要求、交货时间等。收集整理供应商信息，确定参与询价的供应商名单。组织实施询价活动，向供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行评审，比较各供应商的价格、质量、售后服务等因素，推荐中标候选人。负责与中标供应商签订采购合同，并监督合同的执行情况。（二）采购部门1.职责负责询价制度的具体执行，组织开展采购询价工作。建立和维护供应商信息库，定期更新供应商资料。协调与其他部门的关系，确保采购询价工作顺利进行。对采购合同的执行情况进行跟踪和管理，及时处理合同执行过程中的问题。（三）财务部门1.职责参与询价文件的审核，对采购预算进行把关。负责对采购资金的支付进行审核和监督，确保资金使用合规。协助询价小组对供应商的报价进行分析，提供财务方面的建议。（四）使用部门1.职责根据教学、工作实际需求，提出物品采购申请，明确采购物品的规格、数量、质量要求等。参与询价文件的制定，对采购物品的技术参数、性能等提供专业意见。协助询价小组对供应商的产品进行评估和验收，确保所采购物品符合使用要求。三、询价流程（一）采购申请1.使用部门根据实际需求填写物品采购申请表，详细说明采购物品的名称、规格、数量、预算金额、用途等信息，并提交至采购部门。2.采购部门对采购申请进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性，以及预算金额的准确性。如申请不符合要求，采购部门应及时与使用部门沟通，要求其补充或修改相关信息。（二）询价准备1.制定询价文件：采购部门根据采购申请，组织询价小组制定询价文件。询价文件应包括采购物品的技术规格、质量标准、数量清单、交货时间、售后服务要求、报价要求等内容。2.收集供应商信息：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等进行评估，筛选出符合要求的供应商名单。3.发出询价函：采购部门向选定的供应商发出询价函，告知其采购物品的详细信息和报价要求，并要求其在规定时间内将报价文件密封送达指定地点。询价函应明确询价的截止时间、报价方式、报价有效期等重要信息。（三）报价评审1.接收报价文件：采购部门在询价截止时间后，接收供应商的报价文件，并进行整理和登记。2.初步评审：询价小组对供应商的报价文件进行初步评审，检查报价文件的完整性、符合性等。如发现报价文件存在问题，应及时与供应商沟通，要求其进行补充或修改。3.详细评审：询价小组对通过初步评审的供应商报价进行详细评审，比较各供应商的价格、质量、售后服务等因素。价格评审应综合考虑报价的合理性、性价比等；质量评审应依据采购物品的技术规格和质量标准，评估供应商产品的质量水平；售后服务评审应考察供应商提供的售后服务承诺、响应时间、维修能力等。4.推荐中标候选人：询价小组根据详细评审结果，按照综合得分高低推荐中标候选人。中标候选人一般为报价合理、质量可靠、售后服务良好的供应商。如出现综合得分相同的情况，询价小组可根据实际情况进行进一步比较或采取其他评审方法确定中标候选人。（四）结果公示1.采购部门将询价结果在学校内部进行公示，公示期一般为[X]个工作日。公示内容包括采购项目名称、中标候选人名单、中标价格、采购数量等信息。2.在公示期内，学校相关部门和人员如有异议，可向采购部门提出书面意见。采购部门应及时对异议进行调查核实，并将处理结果反馈给提出异议的部门或人员。如异议成立，采购部门应重新组织询价或采取其他措施处理。（五）合同签订与执行1.签订合同：公示无异议后，采购部门与中标供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的职责。2.合同执行跟踪：采购部门负责对采购合同的执行情况进行跟踪和管理，定期检查供应商的交货进度、产品质量等。如发现供应商存在违约行为，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取措施整改，并按照合同约定追究其违约责任。3.验收付款：使用部门负责对采购物品进行验收，验收合格后出具验收报告。采购部门根据验收报告和合同约定，办理付款手续。财务部门对付款申请进行审核，确保资金支付合规。四、询价文件编制要求（一）技术规格与质量标准1.应明确采购物品的技术规格和质量标准，确保供应商能够准确理解采购需求。技术规格可采用国家标准、行业标准或学校自行制定的标准，如无相关标准，应详细描述采购物品的性能、参数、尺寸等要求。2.质量标准应包括产品的外观、材质、性能指标、检验方法等内容，对质量验收的程序和标准也应做出明确规定。（二）数量清单1.详细列出采购物品的名称、规格、型号和数量清单，确保数量准确无误。数量清单应与技术规格和质量标准相对应，便于供应商报价和采购人验收。2.对于一些有特殊要求的物品，如定制产品、成套设备等，应在数量清单中注明相关要求和说明。（三）交货时间与地点1.明确采购物品的交货时间，交货时间应合理可行，充分考虑供应商的生产周期和运输时间等因素。交货时间可规定为具体的日期或时间段，如“合同签订后[X]个工作日内交货”。2.确定交货地点，交货地点应明确、具体，便于供应商安排运输和采购人接收货物。如交货地点在学校内，应注明具体的收货部门或地点；如交货地点在学校外，应明确详细的地址。（四）售后服务要求1.对供应商的售后服务提出明确要求，包括售后服务的内容、期限、响应时间、维修方式等。售后服务内容可包括产品安装调试、培训、维修保养、更换零部件等。2.规定售后服务的期限，一般应根据采购物品的性质和使用寿命确定合理的售后服务期限，如“质保期为自验收合格之日起[X]年”。明确售后服务的响应时间，如“接到维修通知后[X]小时内做出响应”。（五）报价要求1.明确报价的方式，如总价报价、单价报价等。如采用总价报价，应要求供应商列出各项费用的明细；如采用单价报价，应规定结算方式和总价计算方法。2.规定报价的有效期，报价有效期应合理设定，确保在有效期内供应商的报价具有约束力。如报价有效期为“自报价截止之日起[X]个工作日”。3.要求供应商提供报价文件的格式和内容要求，如报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商选择标准，从供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估。资质方面，要求供应商具备合法的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证件；信誉方面，考察供应商的商业信誉、合同履行情况等；生产能力方面，评估供应商的生产设备、技术水平、生产规模等；产品质量方面，要求供应商提供产品质量合格证明或检测报告等；价格水平方面，通过市场调研和比较分析，确定合理的价格范围；售后服务方面，考察供应商的售后服务体系和承诺。2.定期对供应商进行评估和更新，根据供应商的实际表现和市场变化情况，及时调整供应商名单。评估周期一般为每年一次，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。对于表现优秀的供应商，可给予更多的合作机会；对于表现不佳的供应商，应及时淘汰或采取改进措施。（二）供应商信息管理1.建立供应商信息库，详细记录供应商的基本信息、联系方式、产品信息、报价记录、合作历史等内容。供应商信息库应定期更新，确保信息的准确性和完整性。2.对供应商信息进行分类管理，根据供应商的行业类型、产品类别等进行分类，便于查询和统计分析。同时，对供应商信息进行保密管理，防止信息泄露。（三）供应商培训与沟通1.定期组织供应商培训，向供应商介绍学校的采购政策、流程、要求等内容，提高供应商对学校采购工作的认识和理解。培训内容可包括询价文件编制、报价要求、合同签订、售后服务等方面。2.加强与供应商的沟通与交流，及时了解供应商的生产经营情况、产品研发动态等信息，同时向供应商反馈学校的采购需求和意见建议。通过沟通与交流，建立良好的合作关系，促进采购工作的顺利开展。六、监督与检查（一）内部监督1.学校设立专门的监督机构或指定专人负责对采购询价活动进行监督。监督人员应全程参与采购询价过程，对询价小组的工作、供应商的报价及评审情况等进行监督。2.建立采购询价活动的监督记录制度，详细记录监督过程中发现的问题、处理情况等信息。监督记录应作为采购档案的重要组成部分，保存备查。（二）投诉处理1.建立投诉处理机制，明确投诉的受理部门、处理流程和期限。对于学校内部人员或供应商提出的投诉，应及时受理并进行调查核实。2.投诉处理结果应及时反馈给投诉人，并在学校内部进行公示。如投诉成立，应按照相关规定对责任人进行处理，并采取措施纠正采购询价过程中的违规行为。（三）定期检查1.定期对采购询价制度的执行情况进行检查，检查内容包括询价文件的编制、供