印刷定点采购制度

PAGE印刷定点采购制度一、总则（一）目的为规范公司/组织的印刷采购行为，加强对印刷采购过程的管理，提高采购效率，保证印刷质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门因工作需要进行的各类印刷品采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：在满足印刷质量要求的前提下，进行采购决策。3.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.成本效益原则：在保证印刷质量和服务水平的基础上，努力降低采购成本，提高经济效益。二、采购职责分工（一）需求部门1.根据工作需要，详细填写印刷需求申请表，明确印刷品的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.对印刷品的质量进行初步验收，如发现质量问题及时与采购部门和供应商沟通协调解决。（二）采购部门1.负责建立和维护印刷定点供应商库，定期对供应商进行评估和考核。2.根据需求部门提交的印刷需求申请表，按照本制度规定的流程进行采购操作，选择合适的供应商并签订采购合同。3.跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题，确保印刷品按时、按质、按量交付。（三）质量控制部门1.制定印刷品质量检验标准和验收流程。2.对采购的印刷品进行抽检或全检，确保印刷质量符合要求。3.对质量不合格的印刷品提出处理意见，督促供应商整改或采取其他补救措施。（四）财务部门1.负责审核印刷采购合同，确保合同条款符合公司/组织财务规定。2.按照合同约定及时支付印刷款项，对采购成本进行核算和分析。三、定点供应商管理（一）供应商选择1.供应商征集采购部门通过多种渠道广泛征集印刷供应商，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对征集到的供应商进行初步筛选，要求其提供营业执照、税务登记证、印刷经营许可证等相关资质证明文件，以及公司简介、业绩情况、设备状况、人员配置等资料。2.供应商评估采购部门会同质量控制部门等相关部门组成评估小组，对初步筛选合格的供应商进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、价格水平、服务能力、信誉状况等方面。根据评估结果，对供应商进行打分排序，选择得分较高的若干家供应商作为定点供应商候选名单。3.供应商确定将定点供应商候选名单提交公司/组织管理层审批，确定最终的定点供应商名单。采购部门与定点供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括印刷质量标准、价格条款、交货期、售后服务等内容。（二）供应商考核1.考核周期：采购部门定期对定点供应商进行考核，原则上每季度考核一次，特殊情况可随时进行考核。2.考核内容质量方面：考核印刷品的合格率、优等品率、是否符合质量标准等。价格方面：比较供应商的报价与市场价格水平，评估其价格合理性。交货期方面：考核供应商是否按时交货，交货延迟的次数和天数等。服务方面：包括售前咨询、售中沟通、售后处理等环节的服务质量。信誉方面：考察供应商是否遵守合同约定，有无违规违纪行为等。3.考核方式资料审查：要求供应商提交印刷生产记录、质量检验报告、交货凭证等相关资料。实地考察：不定期对供应商的生产现场进行实地考察，查看生产设备运行情况、生产流程管理、人员操作规范等。客户反馈：收集需求部门对供应商的反馈意见，了解其在印刷过程中的表现。4.考核结果应用根据考核得分，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，在同等条件下给予更多的业务机会，并可适当给予奖励。对于良好供应商，继续保持合作关系，督促其改进不足之处。对于合格供应商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，可考虑淘汰。对于不合格供应商，立即终止合作关系，并从定点供应商库中剔除。（三）供应商调整1.根据供应商考核结果、市场变化以及公司/组织业务发展需要，适时对定点供应商进行调整。2.新增定点供应商时，按照供应商选择的流程进行操作。3.淘汰不符合要求的定点供应商时，应提前通知相关部门，并做好后续采购工作的衔接。四、采购流程（一）需求申请1.各部门根据工作需要，填写印刷需求申请表，经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.印刷需求申请表应详细注明印刷品的名称、规格、数量、质量要求、用途、交货时间等信息，如有特殊要求应在备注栏中注明。(二)采购审批1.采购部门收到印刷需求申请表后，对其进行初步审核，检查申请信息是否完整、准确，需求是否合理。2.根据公司/组织的采购审批权限规定，将印刷需求申请表提交相应层级的领导进行审批。3.审批通过后，采购部门进入采购操作环节；审批不通过的，应及时反馈需求部门并说明原因。（三）供应商选择与报价1.采购部门从定点供应商库中选择合适的供应商，向其发送印刷需求信息，要求供应商在规定时间内报价。2.供应商应根据采购部门提供的印刷需求，详细列出印刷品的单价、总价、交货期、付款方式等报价内容，并加盖公章后回复采购部门。3.采购部门对各供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、质量可靠、信誉良好的供应商作为中标候选人。（四）合同签订1.采购部门与中标候选人就采购合同条款进行协商，达成一致后起草采购合同。2.采购合同应明确印刷品的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，确保合同条款清晰、准确、完整。3.采购合同经采购部门负责人审核后，提交公司/组织法务部门进行合法性审查。4.法务部门审查通过后，采购合同由公司/组织法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖公司/组织公章。5.采购部门将签订好的采购合同副本分发给需求部门、质量控制部门、财务部门等相关部门，以备查阅和监督合同执行情况。（五）订单下达与跟踪1.采购部门根据签订的采购合同，向供应商下达印刷订单，明确订单编号、印刷品详细信息及交货要求等。2.采购部门定期跟踪供应商的生产进度，及时了解印刷品的生产情况，确保按时交货。3.如因特殊原因导致供应商无法按时交货，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题，并将情况反馈给需求部门。（六）验收付款1.印刷品交付前，质量控制部门按照制定的质量检验标准和验收流程进行检验。2.验收合格的，质量控制部门出具验收报告；验收不合格的，应及时通知采购部门和供应商，要求供应商限期整改或重新印刷。3.需求部门根据验收报告对印刷品进行确认，确认无误后在验收报告上签字。4.采购部门凭验收报告、发票等相关凭证，按照采购合同约定的付款方式和时间，向财务部门申请付款。5.财务部门审核相关凭证无误后，办理付款手续。五、印刷质量控制（一）质量标准制定1.质量控制部门根据国家相关标准、行业规范以及公司/组织的实际需求，制定印刷品质量标准。2.印刷质量标准应涵盖印刷品的外观、色彩、清晰度、套准精度、墨层厚度、耐折度、耐磨性等方面的具体要求。（二）检验流程1.供应商在印刷过程中应进行自检，确保印刷品质量符合要求。2.印刷品交付时，供应商应提供质量检验报告，证明印刷品已通过其内部检验。3.质量控制部门在收到印刷品后，按照以下检验流程进行抽检或全检：外观检查：检查印刷品表面是否有划痕、污渍、褶皱、破损等缺陷。色彩检查：对比印刷品的色彩与样品或设计稿是否一致，色彩是否鲜艳、均匀。清晰度检查：查看文字、图案是否清晰，有无模糊、重影现象。套准精度检查：对于多色印刷品，检查各颜色之间的套准精度是否符合要求。其他项目检查：根据印刷品的具体要求，检查墨层厚度、耐折度、耐磨性等其他质量指标。（三）不合格处理1.经检验发现印刷品质量不合格的，质量控制部门应出具不合格报告，详细说明不合格情况。2.采购部门将不合格报告及时反馈给供应商，要求供应商限期整改或重新印刷。3.供应商应在规定时间内对不合格印刷品进行处理，并重新提交检验。4.如因供应商原因导致多次出现质量不合格情况，采购部门可根据合同约定扣除相应款项，情节严重的可终止合作关系。六、价格管理（一）价格确定1.采购部门在选择供应商时，应要求供应商提供详细的报价清单，包括印刷品的单价、总价、各项费用明细等。2.采购部门对各供应商的报价进行比较和分析，综合考虑印刷质量、交货期、服务水平等因素，选择价格合理的供应商。3.在与供应商签订采购合同前，应明确约定印刷品的价格及价格调整方式。（二）价格调整1.在合同执行期间，如遇原材料价格大幅波动、市场行情变化等因素，导致印刷成本发生较大变化，可根据合同约定的价格调整条款进行价格调整。2.供应商提出价格调整申请时，应提供相关证明材料，说明价格调整的原因和幅度。3.采购部门收到供应商的价格调整申请后，会同财务部门等相关部门进行审核，审核通过后报公司/组织管理层审批。4.经审批同意价格调整的，采购部门应及时与供应商签订补充协议，明确调整后的价格及相关条款。七、监督与审计（一）内部监督1.公司/组织内部设立监督机构或指定专人，对印刷定点采购制度的执行情况进行监督检查。2.监督内容包括采购流程的合规性、供应商选择与管理、印刷质量控制、价格执行情况等方面。3.定期对印刷采购业务进