机关单位采购制度及流程

PAGE机关单位采购制度及流程一、总则（一）目的为了规范机关单位的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和相关政策规定，结合本机关单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购制度、流程，并组织实施和监督检查。编制采购预算，审核采购计划，确定采购方式和采购需求。组织采购活动，包括招标、谈判、询价等，负责采购文件的编制、发布和解释。负责供应商的资格审查、选择和管理，建立供应商库。协调采购过程中的相关事宜，处理采购投诉和纠纷。2.需求部门根据工作需要提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量等要求。参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和业务指导。负责采购项目的验收工作，对采购质量进行评估。3.财务部门负责采购资金的预算安排、支付管理和财务核算。审核采购合同，监督采购资金的使用情况，确保资金安全。参与采购项目的验收工作，对采购资金的使用效益进行评价。4.监督部门对采购活动进行全程监督，检查采购制度的执行情况，防止违规违纪行为发生。受理采购投诉和举报，对违规行为进行调查处理。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际需求，在规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。2.采购预算草案应经本部门负责人审核后，报采购管理部门汇总。采购管理部门对各部门的采购预算草案进行审核和平衡，形成年度采购预算建议方案，报财务部门审核。3.财务部门根据单位年度预算安排和资金状况，对采购预算建议方案进行审核，报单位领导审批。经批准的采购预算应严格执行，不得随意调整。（二）预算调整1.在采购预算执行过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，由需求部门提出书面申请，说明调整原因、调整内容和调整金额等。2.采购管理部门对需求部门的申请进行审核，提出审核意见后报财务部门。财务部门根据单位资金状况和采购项目的实际情况，提出预算调整建议，报单位领导审批。3.经批准的采购预算调整事项，应及时通知相关部门，并按照调整后的预算执行采购活动。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购管理部门根据批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际工作需要，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购方式、采购时间等内容。2.采购计划编制完成后，应征求需求部门、财务部门等相关部门的意见，进行修改完善。经单位领导批准的采购计划应严格执行，不得擅自变更。（二）计划执行1.采购管理部门按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。在采购过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划的，应按照规定的程序进行审批。2.需求部门应积极配合采购管理部门执行采购计划，及时提供采购所需的相关资料和信息，协助采购管理部门做好采购工作。3.财务部门应根据采购计划安排采购资金，确保采购资金及时足额到位，保障采购活动的顺利进行。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到200万元以上；工程采购项目单项合同估算价达到400万元以上。3.公开招标应按照以下程序进行：采购管理部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格的投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标候选人名单。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：采购管理部门确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，在规定的时间内提交投标文件。采购管理部门组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标候选人名单。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：采购管理部门组织相关人员对拟采用单一来源采购方式的项目进行论证，形成论证意见。将论证意见报单位领导审批，经批准后，采购管理部门发布单一来源采购公示，公示期不得少于5个工作日。公示无异议后，采购管理部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出不含价格的货物、工程和服务的规格、数量等要求，供应商按照询价通知书的要求一次报出不得更改的价格，采购人从中确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：采购管理部门编制询价通知书，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。向符合资格条件的供应商发出询价通知书，邀请其参加询价。供应商按照询价通知书的要求编制报价文件，在规定的时间内提交报价文件。采购管理部门对供应商的报价文件进行评审，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并经本部门负责人签字确认。2.采购申请表应附相关的技术资料、业务需求说明等文件，作为采购申请的依据。（二）采购审批1.采购申请表提交至采购管理部门后，采购管理部门对采购申请进行审核，重点审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等内容。2.采购管理部门审核通过后，将采购申请表及相关资料报财务部门审核。财务部门主要审核采购资金的来源和预算安排是否合理，是否符合单位财务管理制度。3.经采购管理部门和财务部门审核通过的采购申请，报单位领导审批。单位领导根据单位实际情况和采购项目的重要性，做出审批决定。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购管理部门组织实施采购活动。对于公开招标项目，按照公开招标的程序进行操作，包括发布招标公告、资格审查、开标、评标、定标等环节。对于邀请招标项目，按照邀请招标的程序进行操作，包括确定邀请供应商名单、发出投标邀请书、开标、评标、定标等环节。对于竞争性谈判项目，按照竞争性谈判的程序进行操作，包括成立谈判小组、制定谈判文件谈判、确定成交供应商等环节。对于单一来源采购项目，按照单一来源采购的程序进行操作，包括论证、公示、协商、签订合同等环节。对于询价项目，按照询价的程序进行操作，包括编制询价通知书、发出询价通知书、接收报价文件、评审、确定成交供应商等环节。2.在采购实施过程中，采购管理部门应严格按照采购制度和流程操作，确保采购活动的公开、公平、公正。同时，要加强与供应商的沟通协调，及时解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交财务部门审核。财务部门主要审核合同条款是否符合财务管理制度和资金支付要求，合同金额是否与采购预算一致。3.经财务部门审核通过的采购合同，报单位领导审批。单位领导审批通过后，采购管理部门与成交供应商签订采购合同，并加盖单位公章。（五）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应及时组织验收工作。验收人员应包括需求部门代表、采购管理部门代表、专业技术人员等，必要时可邀请第三方机构参与验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购货物、工程和服务的质量、数量、规格等进行验收。验收合格后，验收人员应签署验收报告。3.对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，并重新组织验收。如供应商拒绝承担责任或无法解决问题，采购管理部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）资金支付1.采购项目验收合格后，供应商按照采购合同约定提交付款申请。付款申请应包括发票、验收报告、合同复印件等相关资料。2.需求部门对供应商的付款申请进行审核，确认无误后签字盖章，并提交至采购管理部门。采购管理部门对付款申请进行复核，重点审核付款金额是否与合同约定一致，相关资料是否齐全。3.采购管理部门复核通过后，将付款申请提交至财务部门。财务部门按照单位财务管理制度和资金支付程序，对付款申请进行审核，审核通过后办理资金支付手续。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门建立供应商资格审查制度，对参与本机关单位采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.供应商应在参与采购活动前，向采购管理部门提交资格证明文件。采购管理部门对供应商提交的资格证明文件进行审核，必要时可进行实地考察或要求供应商提供补充材料。3.经资格审查合格的供应商，方可参与本机关单位的采购活动。（二）供应商选择与评价1.采购管理部门根据采购项目的需求和特点，从资格审查合格的供应商中选择合适的供应商参与采购活动。选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、服务、信誉等因素。2.采购管理部门建立供应商评价机制，定期对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行评价。评价结果作为供应商后续参与采购活动的重要依据。3.对于评价不合格的供应商，采购管理部门应及时采取措施，如警告、暂停合作、取消资格等，督促供应商改进服务质量，提高供货水平。（三）供应商库建设1.采购管理部门建立供应商库，将资格审查合格且评价良好的供应商纳入供应商库管理。供应商库应实行动态管理，定期更新。2.供应商库中的供应商应享受优先参与本机关单位采购活动的待遇。采购管理部门在组织采购活动时，应优先从供应商库中选择供应商。3.采购管理部门应加强对供应商库的维护和管理，确保供应商库中的供应商信息准确、完整，为采购活动提供有力支持。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购管理部门负责采购档案的整理和归档工作。采购活动结束后，采购管理部门应及