中山市村采购制度

PAGE中山市村采购制度一、总则（一）目的为了规范中山市各村采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障村集体利益，促进农村经济健康发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中山市行政区域内各村（社区）组织的采购活动，包括但不限于办公用品、设备物资、服务项目等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受村民监督，保证采购信息及时、准确、完整地披露。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果公正合理。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构各村应成立采购领导小组，由村党支部书记担任组长，村委会主任担任副组长，成员包括村两委成员、村民代表等。采购领导小组负责对重大采购事项进行决策，审议采购计划、采购方式、采购预算等重要事项，确保采购活动符合村集体利益和发展需求。（二）采购执行机构设立专门的采购工作小组，负责采购活动的具体实施。采购工作小组成员应具备一定的采购知识和经验，可包括村报账员、相关业务人员等。其职责包括：1.根据采购需求编制采购计划，明确采购项目、规格、数量、预算等内容。2.按照规定的采购方式组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。3.对采购项目进行验收，确保采购物资和服务符合要求。4.整理采购文件资料，建立采购档案，妥善保存采购过程中的各类记录。（三）监督机构成立采购监督小组，由村民代表、村务监督委员会成员等组成。监督小组负责对采购活动全过程进行监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等，对发现的问题及时提出整改意见，确保采购活动依法依规进行。三、采购预算管理（一）预算编制各村应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、单价、总价等详细内容，并按照规定的格式和要求进行填报。采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑村集体财力状况，确保预算合理可行。（二）预算审批采购预算编制完成后，应提交村采购领导小组审议。采购领导小组应对预算的合理性、必要性进行审核，结合村集体资金状况和发展需求，对预算进行调整和确定。经审议通过的采购预算应在村内进行公示，接受村民监督。（三）预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批，经村采购领导小组同意后，报镇街相关部门备案。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标限额标准按照国家和地方相关规定执行。2.招标程序：采购工作小组编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。在指定的媒体或平台发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。接收供应商投标文件，组织开标、评标活动。评标应按照招标文件规定的评标标准进行，确保评标过程公正、公平、公开。确定中标供应商，发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购工作小组确定邀请供应商名单，邀请名单应不少于三家。向邀请供应商发出招标文件，组织供应商进行投标。按照公开招标的评标程序进行开标、评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购工作小组制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务要求、谈判程序等内容。发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参与谈判。组织谈判活动，与供应商进行谈判。谈判过程中，采购工作小组应要求供应商对谈判文件中的技术规格、商务条款等进行报价和承诺，并就价格、技术、服务等方面进行协商。确定成交供应商，谈判结束后，采购工作小组应根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购工作小组提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、采购理由、拟采购供应商等内容。村采购领导小组对单一来源采购申请进行审核，必要时可组织相关人员进行论证。审核通过后，报镇街相关部门批准。与单一供应商进行协商，确定采购价格、合同条款等内容，并签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购工作小组向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。收集供应商报价文件，对报价进行比较和评估。采购工作小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请各村各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由等内容，并提交至采购工作小组。采购申请表应经部门负责人签字确认。（二）采购审批采购工作小组收到采购申请表后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、预算合理性、采购方式适用性等。审核通过后，提交村采购领导小组审批。村采购领导小组应在规定时间内对采购申请进行审批，并签署意见。（三）采购实施1.根据审批意见，采购工作小组按照确定的采购方式组织采购活动。2.在采购过程中，采购工作小组应严格按照规定的程序进行操作，确保采购活动公正、公平、公开。如采用公开招标方式，应按照招标程序发布招标公告、组织开标评标等；如采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，应按照相应的程序进行操作。3.采购工作小组应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。（四）验收付款1.采购项目完成后，采购工作小组应组织相关人员进行验收。验收内容包括采购物资的数量、质量、规格型号等是否符合采购合同要求。验收合格后，填写验收报告，并由验收人员签字确认。2.根据验收报告和采购合同，村报账员按照规定的程序办理付款手续。付款时，应严格审核发票等相关凭证，确保付款金额准确无误。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应在采购活动确定成交供应商后及时签订。合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和采购文件的要求，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务、付款方式、争议解决方式等条款。（二）合同履行合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同要求按时、按质、按量提供货物或服务，采购方应按照合同约定及时支付货款。在合同履行过程中，如发生变更或解除合同的情况，应按照法律法规和合同约定的程序进行办理。（三）合同监督采购工作小组应对采购合同的履行情况进行监督，及时了解合同执行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。如发现供应商未按照合同约定履行义务，应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担相应的违约责任。（四）合同归档采购合同签订后，采购工作小组应及时将合同副本归档保存。合同档案应包括合同文本、采购文件、验收报告、付款凭证等相关资料，确保合同档案完整、准确、有效。合同档案保存期限应按照国家和地方相关规定执行。七、采购监督与检查（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等。2.加强对采购工作小组的内部管理，规范采购人员的行为，防止出现违规操作、谋取私利等问题。3.建立采购活动内部审计制度，定期对采购项目进行审计，检查采购资金使用情况、采购合同执行情况等，确保采购活动合法合规。（二）外部监督1.接受村民监督，采购活动相关信息应及时在村内进行公示，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、中标供应商等内容，接受村民的咨询和监督。2.接受镇街相关部门的监督检查，镇街相关部门有权对各村采购活动进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，各村应积极配合并认真落实整改。八、违规处理（一）对采购工作小组人员的违规处理采购工作小组人员在采购活动中如有下列违规行为，视情节轻重给予相应的处理：1.违反采购程序，擅自确定采购方式、供应商等。2.与供应商串通，谋取私利。3.泄露采购信息，影响采购活动公正进行。4.其他违规行为。对情节较轻的违规行为，给予批评教育、责令改正等处理；对情节较重的违规行为，给予警告、罚款等处理；对情节严重的违规行为，依法追究相关人员的法律责任。（二）对供应商的违规处理供应商在参与采购活动中如有下列违规行为，