大学采购办公室工作制度

PAGE大学采购办公室工作制度一、总则（一）目的为了加强大学采购办公室的管理，规范采购工作流程，提高采购效率，保证采购质量，确保采购活动合法合规，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于大学采购办公室负责的所有采购项目，包括但不限于教学设备、办公设备、科研物资、后勤物资等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，维护学校和供应商的合法权益。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购办公室工作人员和供应商应诚实守信，履行各自的义务。二、采购流程（一）采购需求提出1.使用部门申请：各教学单位、职能部门等使用部门根据教学、科研、管理等工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容，并提交相关证明材料。2.需求审核：采购办公室对使用部门提交的采购申请进行审核，核实采购需求的合理性、必要性和可行性。对于不符合要求的申请，及时与使用部门沟通，提出修改意见。（二）采购预算编制1.预算编制依据：采购办公室根据采购需求和学校财务预算安排，结合市场价格行情，编制采购项目预算。预算编制应准确、合理，不得虚增或虚减预算金额。2.预算审批：采购预算编制完成后，提交学校财务部门审核。经财务部门审核通过的预算，作为采购项目的控制依据。（三）采购方式确定1.采购方式选择原则：根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.采购方式审批：采购方式的确定需按照学校相关规定进行审批。对于达到公开招标限额标准的采购项目，必须采用公开招标方式采购；对于因特殊原因不能采用公开招标方式的，需经学校招标采购管理部门批准后，方可采用其他采购方式。（四）采购文件编制1.招标文件编制：对于公开招标和邀请招标项目，采购办公室负责编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款、技术规格、投标文件格式等内容，确保招标文件的内容完整、准确、清晰。2.谈判文件编制：对于竞争性谈判项目，采购办公室负责编制谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请、谈判须知、谈判程序、合同条款、技术规格、报价文件格式等内容，明确谈判的规则和要求。3.询价文件编制：对于询价项目，采购办公室负责编制询价文件。询价文件应包括询价函、报价表、技术规格、合同条款等内容，向供应商发出询价邀请。（五）采购信息发布1.招标公告发布：对于公开招标项目，采购办公室在学校招标采购网站、中国政府采购网等指定媒体上发布招标公告，向社会公开招标信息。招标公告应包括招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等内容。2.邀请招标信息发布：对于邀请招标项目，采购办公室向符合条件的供应商发出邀请招标函，邀请其参加投标。邀请招标函应包括招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等内容。3.竞争性谈判和询价信息发布：对于竞争性谈判和询价项目，采购办公室在学校招标采购网站上发布采购信息，向潜在供应商发出采购邀请。采购信息应包括采购项目的名称、内容、要求、响应文件截止时间、谈判或询价时间和地点等内容。（六）供应商资格审查1.资格审查标准：采购办公室根据采购项目的要求，制定供应商资格审查标准。资格审查标准应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产或经营许可证、资质证书、业绩情况、信誉状况等内容。2.资格审查方式：采购办公室对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。资格审查方式可以采用资格预审和资格后审两种方式。资格预审是在采购文件发售前对供应商进行资格审查；资格后审是在评标过程中对供应商的资格进行审查。3.资格审查结果公示：采购办公室将资格审查结果在学校招标采购网站上进行公示，公示期不少于[X]个工作日。对于通过资格审查的供应商，允许其参加采购项目的投标或谈判；对于未通过资格审查的供应商，通知其原因，并取消其参加采购项目资格。（七）投标文件或响应文件接收1.接收时间和地点：采购办公室按照采购文件规定的时间和地点接收供应商的投标文件或响应文件。在接收投标文件或响应文件时，应检查文件的密封情况，并做好记录。2.文件签收：对于符合要求的投标文件或响应文件，采购办公室予以签收，并向供应商出具签收凭证；对于不符合要求的投标文件或响应文件，采购办公室不予签收，并通知供应商修改或补充。（八）开标、谈判或询价1.开标：对于公开招标和邀请招标项目，采购办公室按照招标文件规定的时间和地点组织开标。开标过程应公开、公正、透明，由采购人代表、监督人员、投标人等共同参与。开标时，应检查投标文件的密封情况，唱标并记录投标报价等内容。2.谈判：对于竞争性谈判项目，采购办公室按照谈判文件规定的时间和地点组织谈判。谈判过程中，谈判小组与供应商进行谈判，对谈判文件的实质性内容进行磋商，要求供应商对谈判文件的条款进行澄清、说明或更正，并根据谈判情况确定成交供应商。3.询价：对于询价项目，采购办公室按照询价文件规定的时间和地点组织询价。询价过程中，询价小组向供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，并根据报价情况确定成交供应商。（九）评标或定标1.评标委员会组成：对于公开招标和邀请招标项目，采购办公室依法组建评标委员会。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标标准和方法：采购办公室根据采购项目的特点和要求，制定评标标准和方法。评标标准应包括价格、技术、商务、服务等方面的内容，确保评标结果的公平、公正、合理。3.评标过程：评标委员会按照评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标人。评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况。4.定标：采购办公室根据评标委员会的推荐意见，确定中标人或成交供应商。对于中标人或成交供应商，向其发出中标通知书或成交通知书，并在学校招标采购网站上进行公示。（十）合同签订1.合同起草：采购办公室根据评标结果或谈判、询价结果，起草采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款完整、准确、清晰。2.合同审核：采购合同起草完成后，提交学校法律事务部门进行审核。法律事务部门对合同的合法性、合规性进行审查，提出修改意见。采购办公室根据法律事务部门的审核意见，对合同进行修改完善。3.合同签订：采购合同审核通过后，由学校授权的代表与中标人或成交供应商签订合同。合同签订过程应严格按照学校相关规定进行，确保合同签订的真实性、合法性、有效性。（十一）合同履行1.交货验收：中标人或成交供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交货。采购办公室组织使用部门等相关人员对货物进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、技术性能等方面。验收合格后，出具验收报告。2.付款结算：采购办公室根据合同约定和验收报告，办理付款结算手续。付款方式应按照学校财务制度的规定执行，确保资金支付的安全、准确、及时。3.售后服务：中标人或成交供应商应按照合同约定提供售后服务。采购办公室负责协调处理售后服务事宜，及时解决使用过程中出现的问题。（十二）采购档案管理1.档案收集：采购办公室负责收集采购项目从需求提出到合同履行完毕全过程的相关文件资料，包括采购申请表、采购预算、采购文件、投标文件或响应文件、评标报告、合同等。2.档案整理：采购办公室对收集到的档案资料进行整理，按照项目类别、时间顺序等进行分类归档，确保档案资料的完整性和规范性。3.档案保管：采购办公室设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，对采购档案进行妥善保管。档案保管期限按照国家有关规定执行，确保档案资料的安全和保密。4.档案查阅：因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复制、涂改、损毁档案资料。三、采购人员职责（一）采购办公室主任职责1.全面负责采购办公室的管理工作，制定采购办公室工作计划和目标，并组织实施。2.组织采购办公室工作人员学习国家法律法规和相关政策，提高业务水平和综合素质。3.审核采购项目的采购需求、采购预算、采购方式等，确保采购活动合法合规。4.协调采购办公室与学校其他部门、供应商之间的关系，及时解决采购工作中出现的问题。5.对采购办公室工作人员的工作进行监督、检查和考核，提出奖惩意见。（二）采购项目负责人职责1.负责采购项目的具体组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、开标、谈判、询价、评标、定标等工作。2.与使用部门沟通协调，了解采购需求，确保采购项目符合使用部门的要求。3.对采购项目的进度、质量、成本等进行控制，确保采购项目按时、按质完成。4.负责采购项目的合同签订、履行和验收等工作，协调处理合同履行过程中出现的问题。5.整理和归档采购项目的相关文件资料，建立采购项目档案。（三）采购业务经办人员职责1.协助采购项目负责人开展采购工作，负责采购文件的起草、审核、修改等工作。2.负责采购信息的发布、收集和整理，与供应商进行沟通联系，解答供应商的疑问。3.参与供应商资格审查、开标、谈判、询价、评标等工作，做好记录和资料整理工作。4.负责采购合同草案的起草、审核和签订工作，跟踪合同履行情况，及时反馈合同履行过程中出现的问题。5.负责采购项目的付款申请、报销等工作，确保资金支付的准确、及时。（四）采购监督人员职责1.对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。2.审核采购文件、评标报告、合同等文件资料，提出监督意见和建议。3.受理供应商和学校内部人员对采购活动的投诉和举报，及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关人员。4.定期对采购工作进行检查和评估，总结经验教训，提出改进措施和建议。1.四、采购内部控制（一）岗位分离采购办公室应建立岗位分离制度，明确采购需求提出、采购预算编制、采购方式确定、采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、投标文件或响应文件接收、开标、谈判、询价、评标、定标、合同签订、合同履行、采购档案管理等各环节的职责分工，确保不相容岗位相互分离。（二）授权审批采购办公室应建立授权审批制度，明确采购项目各环节的审批权限和审批程序。采购项目的采购需求、采购预算、采购方式等必须按照学校相关规定进行审批；采购文件、合同等重要文件资料必须经采购办公室负责人、学校相关部门负责人等授权人员审批后方可生效。（三）风险评估采购办公室应定期对采购工作进行风险评估，识别采购过程中可能存在的风险，如采购质量风险、采购价格风险、采购进度风险、合同风险等，并采取相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（四）内部审计学校内部审计部门应定期对采购办公室的采购工作进行内部审计，检查采购活动是否符合法律法规和学校相关规定，采购程序是否规范，采购文件是否齐全，合同履行是否到位等。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，督促采购办公室进行整改。五、采购纪律与监督（一）采购纪律1.采购办公室工作人员应严格遵守国家法律法规和学校各项规章制度，廉洁自律，不得接受供应商贿赂或其他不正当利益。2.采购办公室工作人员应保守采购工作中的商业秘密，不得泄露采购项目的相关信息。3.采购办公室工作人员应认真履行工作职责，不得敷衍塞责、推诿扯皮，确保采购工作顺利进行。（二）监督机制