五矿集团采购管理制度

PAGE五矿集团采购管理制度一、总则（一）目的为规范五矿集团采购管理工作，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，保障集团生产经营活动所需物资和服务的及时供应，降低采购成本，提高采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于五矿集团总部及所属各子公司、分公司的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，采用公平公正的采购方式，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.集团采购委员会组成：由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：负责审议和决策重大采购事项，制定采购战略和政策，监督采购管理制度的执行情况。2.子公司采购决策小组组成：由子公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：负责审议和决策本单位的重大采购事项，按照集团采购管理制度和相关规定，组织实施采购活动。（二）采购执行部门1.集团采购中心职责：作为集团采购的执行机构，负责具体采购项目的组织实施，包括采购计划制定、供应商管理、采购谈判、合同签订与执行等工作。2.子公司采购部门职责：负责本单位采购项目的具体执行，在集团采购管理制度框架内，结合本单位实际情况，开展采购活动，并向集团采购中心汇报采购工作进展情况。（三）其他相关部门职责1.需求部门职责：提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，参与采购过程中的技术评审、商务谈判等工作。2.财务部门职责：负责采购资金的预算安排、支付审核、财务核算等工作，对采购活动进行财务监督。3.审计部门职责：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等，防范采购风险。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求预测需求部门应根据集团生产经营计划、项目进度安排等，对所需物资和服务进行需求预测，形成需求预测报告。需求预测应考虑市场变化、技术发展、库存水平等因素，确保预测的准确性和合理性。2.采购计划制定采购执行部门根据需求预测报告，结合库存情况，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并按照集团规定的审批流程进行审批。（二）采购计划的审批与调整1.审批流程采购计划编制完成后，应按照以下审批流程进行审批：采购执行部门负责人审核；财务部门负责人审核；分管领导审批；集团采购委员会或子公司采购决策小组审批。经审批后的采购计划作为采购活动的依据，不得擅自变更。2.调整原则在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划，应遵循以下原则：调整理由充分，确因生产经营需要、市场变化等原因导致原采购计划无法执行；调整程序规范，按照原采购计划审批流程进行审批；调整后的采购计划应符合集团整体利益，不影响生产经营活动的正常进行。四、供应商管理（一）供应商准入1.供应商筛选采购执行部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，包括市场调研、供应商自荐、行业推荐等。对收集到的供应商信息进行筛选，从供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估，确定潜在供应商名单。2.准入审核采购执行部门组织相关部门对潜在供应商进行实地考察和资质审核，审核内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩证明等。经审核合格的供应商纳入供应商信息库，并签订供应商准入协议，明确双方的权利和义务。（二）供应商评价与考核1.评价指标建立供应商评价指标体系，包括产品质量、交货期、价格、售后服务、技术支持、合作态度等方面的指标。根据不同采购项目的特点和要求，确定各项评价指标的权重，定期对供应商进行评价。2.评价方式采购执行部门定期收集供应商的相关信息，组织需求部门、质量部门、财务部门等相关人员对供应商进行评价。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、客户反馈等多种形式，确保评价结果的客观公正。3.考核与激励根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对优秀供应商给予一定的奖励，如优先合作、增加采购份额等；对不合格供应商进行警告、限期整改，直至取消供应商资格。（三）供应商关系管理1.沟通与协调采购执行部门应与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况、交货期等信息，协调解决合作过程中出现的问题。建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和建议，维护供应商的合法权益。2.合作与发展鼓励与供应商建立长期稳定的合作关系，共同开展技术研发、质量改进等活动，实现互利共赢。支持供应商参与集团采购项目的投标和竞争，通过公平竞争，提高供应商的服务水平和产品质量。五、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目。招标方式：包括公开招标和邀请招标。公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标；邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.竞争性谈判采购适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。3.询价采购适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。4.单一来源采购适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（二）采购程序1.采购申请需求部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交给采购执行部门。2.采购审批采购执行部门收到采购申请表后，按照采购计划管理的相关规定进行审核，审核通过后提交给财务部门进行预算审核。财务部门审核通过后，提交给分管领导进行审批。分管领导审批同意后，采购执行部门方可组织实施采购活动。3.采购实施采购执行部门根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式，并按照相应的采购程序进行采购。在采购过程中，采购执行部门应组织相关部门对供应商进行资格审查、技术评审、商务谈判等工作，确保采购过程的公平公正。4.合同签订采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、售后服务等内容，并按照集团合同管理的相关规定进行审批和签订。5.合同执行与验收采购合同签订后，采购执行部门应跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。物资或服务到货后，需求部门应组织相关人员进行验收，验收合格后办理入库手续；对于工程采购和服务采购项目，应按照合同约定进行验收，并出具验收报告。6.付款结算财务部门根据采购合同和验收报告，按照集团财务管理制度的相关规定进行付款结算。付款结算应严格审核相关凭证，确保付款的准确性和合规性。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，识别的风险包括但不限于市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、资金风险等。通过对采购流程的梳理和分析，查找可能存在风险的环节和因素。2.风险评估对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加。与供应商签订长期合作协议，锁定采购价格，降低市场价格波动风险。2.供应商风险应对建立完善的供应商评价和考核机制，加强对供应商的管理和监督，降低供应商违约风险。与多家供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商，降低因供应商原因导致的供应中断风险。3.质量风险应对加强对采购物资或服务的质量控制，严格按照质量标准进行验收，确保采购物资或服务符合要求。在采购合同中明确质量违约责任，对因质量问题给集团造成损失的供应商，依法追究其责任。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格按照合同审批流程签订合同，确保合同条款合法合规、明确清晰。定期对合同执行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题，防范合同风险。5.资金风险应对加强采购资金预算管理，合理安排采购资金，确保采购资金的及时到位。严格审核采购付款申请，防范资金支付风险，确保资金使用安全。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购执行部门内部监督采购执行部门应建立内部监督机制，对采购活动的各个环节进行监督检查，确保采购程序的合规性和采购行为的公正性。定期对采购项目进行自查，发现问题及时整改，并向上级主管部门报告。2.集团内部其他部门监督财务部门、审计部门等相关部门应按照各自职责，对采购活动进行监督。财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督，审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。(二)审计监督1.定期审计审计部门应定期对采购活动进行审计，审计周期可根据实际情况确定，一般为每年或每两年进行一次全面审计