行政部门单位采购制度

PAGE行政部门单位采购制度一、总则（一）目的为了加强行政部门单位采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于行政部门单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保障供应商的合法权益。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和产品，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定采购制度、采购计划、采购流程，组织采购活动，监督采购过程，协调采购中的问题。2.需求部门：提出采购需求，参与采购文件编制、评审等工作，负责采购项目的验收。3.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核，对采购活动进行财务监督。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况等。二、采购计划管理（一）采购需求提出1.需求部门应根据工作需要，提前编制采购需求计划，明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容。2.采购需求应符合法律法规、行业标准和单位实际情况，避免盲目采购和重复采购。（二）采购计划审核1.采购管理部门对需求部门提交的采购需求计划进行审核，重点审核采购需求的合理性、合规性、完整性。2.财务部门对采购计划的预算金额进行审核，确保采购资金的合理安排。3.审核通过的采购计划报单位领导审批。（三）采购计划调整1.在采购执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购管理部门、财务部门对调整申请进行审核，报单位领导审批后实施调整。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。四、采购程序（一）采购文件编制1.采购管理部门根据采购方式和采购需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同条款、评审标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务要求、价格要求等实质性内容，确保采购活动的公平、公正、公开。（二）发布采购信息1.采用公开招标方式的采购项目，应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告。2.采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式的采购项目，应向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请书。（三）供应商报名及资格审查1.供应商应按照采购文件的要求进行报名，并提供相关资格证明文件。2.采购管理部门对报名供应商进行资格审查，确定符合资格条件的供应商名单。（四）采购评审1.采购管理部门组织成立评审小组，评审小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。2.评审小组按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的投标文件或响应文件进行评审，确定成交供应商。（五）采购合同签订1.采购人与成交供应商应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。（六）采购项目验收1.需求部门负责采购项目的验收工作，应按照采购合同的要求对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收标准、验收情况等内容。五、采购资金管理（一）预算编制1.财务部门应根据采购计划，编制采购资金预算，明确采购资金的来源、金额、用途等。2.采购资金预算应纳入单位年度预算，按照规定程序报经批准后执行。（二）资金支付1.采购合同签订后，财务部门应按照采购合同的约定，审核供应商提交的付款申请，办理采购资金支付手续。2.采购资金支付应严格按照财政国库管理制度的有关规定执行，确保资金支付的安全、规范、高效。（三）财务核算1.财务部门应按照国家有关财务会计制度的规定，对采购资金进行核算，确保采购资金的收支准确、完整。2.采购资金核算应设置专门的会计科目，对采购项目的预算执行情况、资金支付情况等进行详细记录。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况等。2.采购管理部门应加强对采购活动的日常监督检查，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。3.需求部门、财务部门等应按照各自职责，对采购活动进行监督，确保采购活动的顺利进行。（二）责任追究1.对在采购活动中违反法律法规和本制度规定的单位和个人，应依法依规追究责任。2.供应商有下列情形之一的，应列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加本单位的采购活动：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在采购过程中与采购人进行协商谈判的；拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。3.采购工作人员有下列情形之一的，应给予警告、记过、记大过处分；情节较重的，给予降级、