中粮粮谷工程采购制度

PAGE中粮粮谷工程采购制度一、总则（一）目的为规范中粮粮谷工程采购活动，加强采购管理，确保采购工作合法、合规、高效进行，保障工程质量，控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中粮粮谷所属各单位的工程采购活动，包括新建、改建、扩建工程项目涉及的设备、材料、服务等采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争机制，对待所有供应商一视同仁，确保采购过程和结果的公平公正。3.效益原则：在保证工程质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立工程采购领导小组，由公司高层管理人员及相关部门负责人组成。负责对重大采购事项进行决策，审议采购计划、采购预算、采购方式、供应商选择等重要事项。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。其职责包括：1.根据工程需求，编制采购计划和采购预算。2.组织采购招标、询价、谈判等采购活动。3.对供应商进行资格审查、评估和管理。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.收集、整理采购相关资料，建立采购档案。（三）需求部门工程需求部门负责提出准确的采购需求，配合采购部门进行技术规格确定、供应商考察等工作，并对采购产品的质量和适用性负责。（四）其他部门财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的支付；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责审查采购合同的合法性。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.需求部门应根据工程建设进度和实际需求，提前向采购部门提交详细的采购需求清单，包括设备名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间等。2.采购部门结合需求部门提供的信息，综合考虑库存情况、市场供应状况等因素，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购方式等内容。3.采购计划需经采购部门负责人审核，报采购决策机构批准后实施。（二）采购预算管理1.采购部门应根据采购计划编制采购预算，采购预算应涵盖采购项目的全部费用，包括设备价款、运输费、安装调试费、税费等。2.采购预算需经财务部门审核，报采购决策机构批准后作为采购资金控制的依据。3.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的审批程序进行申请和审批。四、采购方式（一）招标采购1.对于达到国家规定招标规模标准的工程采购项目，应采用招标方式进行采购。2.招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的要求，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.评标委员会应由技术、经济等方面的专家组成，负责对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购部门应根据评标结果确定中标供应商，并签订采购合同。（二）询价采购1.对于采购金额较小、技术规格简单、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购方式。2.采购部门应向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。3.采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.符合下列情形之一的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。3.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购部门根据谈判结果和最后报价确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购部门应组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并报采购决策机构批准。3.采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商准入条件，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.采购部门负责收集供应商信息，对申请准入的供应商进行资格审查。资格审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩证明等相关资料。3.经资格审查合格的供应商，纳入供应商名录管理。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。2.建立供应商评估指标体系，采用定量与定性相结合的方式对供应商进行评价。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不合格的供应商进行淘汰，并及时更新供应商名录。（三）供应商关系管理1.采购部门与供应商建立良好的合作关系，定期与供应商沟通交流，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态。2.对于重要供应商，采购部门应与其签订战略合作协议，明确双方的权利和义务，共同应对市场变化和风险挑战。3.采购部门应积极协调解决与供应商之间的纠纷和问题，维护双方的合法权益。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门在确定成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购产品的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同文本应符合法律法规的要求，由法务部门进行合法性审查。未经法务部门审查或审查不合格的合同，不得签订。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分送需求部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（二）合同执行1.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况、到货时间等信息。2.需求部门应按照合同约定，做好验收准备工作，对采购产品进行及时验收。验收内容包括产品的数量、规格型号、质量标准等方面。3.如发现供应商未按照合同约定履行义务，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改。协商不成的，可根据合同约定追究供应商的违约责任。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、工程变更等原因需要变更或解除合同的，采购部门应及时与供应商协商，并按照规定办理相关手续。2.合同变更或解除应签订书面协议，并报采购决策机构批准。（四）合同档案管理1.采购部门应建立采购合同档案，对采购合同的签订、执行、变更、解除等全过程资料进行整理归档。2.采购合同档案应包括合同文本及附件、招投标文件、询价文件、谈判记录、验收报告、付款凭证等相关资料。3.采购合同档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别与评估机制，对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、资金风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对采购风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同类型的采购风险，制定相应的风险应对措施。例如，对于市场风险，可通过市场调研、价格监测等方式，及时掌握市场动态，合理安排采购时机；对于质量风险，可加强对供应商的质量管理，严格执行验收程序；对于供应商风险，可建立供应商备份机制，加强供应商管理和考核等。2.采购部门应定期对采购风险进行监控和评估，及时调整风险应对措施，确保采购风险得到有效控制。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督。审计内容包括采购计划执行情况、采购方式合规性、供应商选择公正性、采购合同签订与执行情况、采购资金使用情况等方面。2.采购部门应积极配合审计部门的工作，提供相关资料和信息。对于审计发现的问题，采购部门应及时整改，并将整改情况报告审计部门。（二）外部监督1.接受政府有关