政协机关内控采购制度

PAGE政协机关内控采购制度一、总则（一）目的为了加强政协机关内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保障政协机关各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合政协机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政协机关内部各部门及所属单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购活动的全过程监督，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构政协机关设立采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项。采购领导小组由政协机关领导及相关部门负责人组成。（二）采购执行机构政协机关指定专门的部门或岗位作为采购执行机构，负责具体采购活动的组织实施。采购执行机构应配备专业的采购人员，熟悉采购业务流程和相关法律法规。（三）采购监督机构政协机关设立采购监督小组，对采购活动进行全程监督。采购监督小组由纪检监察部门及相关人员组成，负责监督采购活动是否符合法律法规和本制度规定，防止采购过程中的违规行为。（四）各部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购需求的合理性和准确性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，确保采购资金的安全和合规。3.资产管理部门：负责对采购的资产进行验收、登记、入账和管理，确保资产的安全和完整。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行机构应根据政协机关年度工作计划和各部门采购需求，编制采购预算草案。采购预算草案应包括货物、工程和服务的采购项目、数量、金额等内容。2.采购预算草案应经财务部门审核后，报采购领导小组审议通过。采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。（二）预算执行1.采购执行机构应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购资金不超预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报采购领导小组审批。（三）预算监督1.财务部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.采购监督小组应对采购预算执行情况进行监督，对违反预算规定的行为进行及时纠正和处理。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购货物、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、申请理由等内容，并提交给采购执行机构。2.采购申请表应经需求部门负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）采购审批1.采购执行机构收到采购申请表后，应进行初步审核，并提交采购领导小组进行审批。2.采购领导小组应根据采购预算、采购方式等规定，对采购申请进行审议，并做出审批决定。（三）采购实施1.采购执行机构根据采购领导小组的审批决定，按照规定的采购方式组织采购活动。2.采用公开招标方式的，采购执行机构应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和询价方式的，采购执行机构应按照规定的程序组织采购活动。（四）供应商选择1.采购执行机构应按照采购方式的要求，通过发布招标公告、发出投标邀请书、谈判邀请书、询价单等方式，邀请供应商参与采购活动。2.采购执行机构应组织对供应商的资格进行审查，确保参与采购活动的供应商符合相应的资格条件。3.采购执行机构应按照规定的评审方法和标准，对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审，确定成交供应商。（五）合同签订1.采购执行机构应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购货物、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同应经采购领导小组审核后，由采购执行机构与成交供应商签字盖章生效。（六）验收1.采购的货物、工程或服务到货后，采购执行机构应组织需求部门、资产管理部门等相关人员进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购的货物、工程或服务进行验收，填写验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果、验收人员签字等内容。3.对验收合格的采购项目，验收人员应在验收报告上签字确认；对验收不合格的采购项目，验收人员应及时通知采购执行机构与供应商协商解决。（七）付款1.财务部门应根据采购合同和验收报告，审核采购资金支付申请，并按照规定的程序办理付款手续。2.采购资金支付申请应包括采购合同编号、采购项目名称、采购金额、付款金额、付款方式、收款单位名称、收款账号等内容，并经采购执行机构负责人签字确认后提交给财务部门。3.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时足额支付采购资金，确保供应商的合法权益。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购执行机构应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、采购质量问题、采购程序违规等。2.采购监督小组应加强对采购活动的监督检查，及时发现采购过程中存在的风险隐患。（二）风险评估1.采购执行机构应根据风险识别的结果，对采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.采购监督小组应协助采购执行机构对采购风险进行评估，提出风险防控建议。（三）风险应对1.针对不同等级的采购风险，采购执行机构应制定相应的风险应对措施，如加强供应商管理、优化采购流程、建立价格预警机制、加强质量检验等。2.采购监督小组应监督风险应对措施的执行情况，确保风险得到有效控制。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的资料。（二）档案整理采购执行机构应定期对采购档案进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应妥善保管在专门的档