人行集中采购管理制度

PAGE人行集中采购管理制度一、总则（一）目的为加强我行集中采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家有关法律法规和行业标准，结合我行实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我行各级机构、部门及所属单位（以下统称“采购主体”）的集中采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：集中采购活动应当严格遵守国家法律法规和行业监管要求，确保采购行为合法合规。2.公正公平原则：采购活动应遵循公正、公平、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争，维护市场秩序。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，通过优化采购流程、合理选择采购方式等手段，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购主体和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动顺利进行。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善集中采购管理制度、流程和标准。审核采购计划，监督采购活动的执行情况。建立和管理供应商库，组织供应商资格审查和评价。协调解决采购过程中的争议和问题。2.采购需求部门根据业务需要提出采购需求，编制采购计划。参与采购文件的编制和评审工作。协助采购管理部门进行供应商管理和合同履行监督。3.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。对采购项目进行财务审计和绩效评价。4.监察部门对集中采购活动进行全程监督，受理有关采购活动的投诉和举报。查处采购过程中的违规违纪行为，维护采购秩序。二、采购范围与方式（一）采购范围1.货物类：包括办公设备、电子产品、交通工具、办公用品、劳保用品等。2.工程类：包括房屋建筑、装修装饰、网络工程、智能化系统建设等。3.服务类：包括软件开发、系统运维、咨询服务、培训服务、物业管理等。（二）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标，能够吸引众多供应商参与竞争，可以获得较为优惠的采购价格和优质的产品或服务。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应选择具有良好信誉和较强实力的供应商参与投标。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价时应向多家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。三、采购流程（一）采购计划编制1.采购需求部门根据业务发展规划、年度预算和实际工作需要，提出采购需求。采购需求应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求及服务标准等内容。2.采购需求部门对采购需求进行初步审核，确保需求的合理性和必要性。审核通过后，编制采购计划，明确采购项目的实施时间、采购方式等，并提交采购管理部门。（二）采购申请审批1.采购管理部门收到采购计划后，对采购项目的合规性、预算情况等进行审核。审核通过后，提交相关领导审批确认。2.对于重大采购项目或涉及金额较大的采购申请，应按照我行内部审批流程，提交行领导班子或相关决策机构审议批准。（三）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目特点，采购管理部门组织采购需求部门等相关人员编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，应充分征求采购需求部门、财务部门、法律合规部门等相关部门的意见，确保采购文件的完整性、准确性和合规性。（四）发布采购信息1.对于公开招标和邀请招标项目，采购管理部门应在规定的媒体上发布采购公告，邀请潜在供应商参与投标。采购公告应包括采购项目的基本情况、采购方式、投标人资格要求、获取采购文件的方式和时间等内容。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购管理部门应向符合条件的供应商发出采购文件，邀请其参与采购活动。（五）供应商报名与资格审查1.潜在供应商应按照采购公告或采购文件的要求，在规定时间内报名并提交相关证明材料。2.采购管理部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。对于通过资格审查的供应商，确定为潜在供应商，并纳入供应商库管理。（六）采购评审1.采购管理部门组织成立评审小组对响应文件进行评审。评审小组由采购管理部门、采购需求部门、财务部门、技术专家等人员组成，人数应符合相关规定要求。2.评审小组按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的响应文件进行评审，确定中标候选人或成交供应商。评审过程应严格按照规定程序进行，确保评审结果的公正、公平。（七）合同签订1.采购管理部门根据评审结果，向中标候选人或成交供应商发出中标通知书或成交通知书。中标候选人或成交供应商应在规定时间内与采购主体签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利和义务明确。采购合同签订前，应提交财务部门、法律合规部门等相关部门进行审核，确保合同符合规定要求。（八）合同履行与验收1.供应商应按照采购合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。采购需求部门应负责对合同履行情况进行跟踪和监督。2.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号，工程的建设质量、进度，服务的内容和标准等。验收合格后，出具验收报告。（九）资金支付1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购资金支付申请。审核通过后，按照我行资金支付流程办理支付手续，确保采购资金及时、足额支付给供应商。2.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的付款节点和金额进行支付管理，防范资金风险。四、供应商管理（一）供应商库建设1.采购管理部门负责建立和管理供应商库，制定供应商入库标准和流程。供应商库应涵盖各类采购项目所需的供应商，包括货物供应商、工程供应商和服务供应商等。2定期对供应商库进行清理和更新，剔除不符合要求的供应商，补充优质供应商，确保供应商库的动态管理和有效性。（二）供应商资格审查与评价1.采购管理部门对申请入库的供应商进行资格审查，审查合格的供应商方可纳入供应商库。资格审查内容包括供应商的基本信息、经营状况、财务状况、信誉状况、业绩情况、技术能力等。2.采购管理部门定期对供应商进行评价，评价内容包括合同履行情况、产品质量、售后服务、价格水平等。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价结果为不合格的供应商，应暂停其参与我行采购活动，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，应将其从供应商库中剔除。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于表现优秀的供应商，在以后的采购活动中给予优先考虑、增加采购份额等奖励措施，鼓励供应商提高服务质量和产品质量。2.建立供应商约束机制，对于违反采购合同约定、提供虚假材料、存在不良行为的供应商，采取警告、罚款、暂停采购资格、取消供应商库资格等处罚措施，维护采购秩序。五、监督与检查（一）内部监督1.监察部门对集中采购活动进行全程监督，重点监督采购程序的合规性、采购过程的公正性、采购结果的合理性等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.采购管理部门应定期对采购项目进行自查，检查采购文件的编制、采购流程的执行、合同签订与履行等情况，发现问题及时纠正。财务部门应加强对采购资金的监督管理，确保资金使用合规。（二）外部监督1.接受上级主管部门、监管部门等外部机构的监督检查，积极配合外部监督检查工作，如实提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真整改落实，并及时将整改情况报告上级主管部门和监管部门。六、风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对集中采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如采购流程风险、供应商风险、合同风险、资金风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，对高风险事项采取重点关注和防控措施。（二）风险防控措施1.完善采购管理制度和流程，明确各环节的操作规范和风险防控要点，加强对采购过程的控制。2.加强供应商管理，严格供应商资格审查和评价机制，选择信誉良好、实力较强的供应商合作，降低供应商违约风险。3.加强合同管理，严格合同签订、履行和变更等环节的审核，确保合同合法有效，明确双方权利义务，防范合同风险。4.加强资金管理监督，严格采购资金支付审批流程，确保资金安全，防范资金风险。5.建立风险预警机制，及时发现和预警采购活动中的风险信号，采取有效措施进行处置。七、信息化管理（一）采购管理系统建设1.建立集中采购管理系统，实现采购计划编制、采购申请审批、采购文件编制、采购信息发布、供应商报名与资格审查、采购评审、合同签订与管理、验收与支付等采购流程的信息化管理。2.采购管理系统应具备数据统计分析、报表生成、信息查询等功能，为采购管理决策提供数据支持。（二）信息共享与应用1.采购管理系统应与我行其他业务系统实现信息共享，如财务系统、资产管理系统等，确保采购信息的及时传递和有效利用。2.利用采购管理系统对采购数据进行分析，总结采购活动中的经验教训，为优化采购管理提供依据。八、培训与宣传（一）培训1.采购管理部门应定期组织采购人员进行业务培训，培训内容包括采购法律法规、采购管理制度、采购流程、采购技巧等，提高采购人员的业务水平和综合素质。2.针对不同采购方式和采购项目特点，开展专项培训，确保采购人员熟悉掌握各类采购业务的操作要点和风险防控措施。（二）宣传1.加强对集中采购管理制度的宣传，通过内部培训、会议、文件等形式，向全体员工宣