商务局政府采购内控制度

PAGE商务局政府采购内控制度一、总则（一）目的为了规范商务局政府采购行为，加强内部管理和监督，提高采购资金使用效益，保障采购活动的合法性、公正性和透明度，根据国家有关法律法规和政府采购相关规定，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于商务局机关及所属事业单位使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，确保所有参与采购的供应商机会均等。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，节约财政资金。二、采购预算管理（一）预算编制1.各采购需求部门应根据工作需要和事业发展规划，在规定时间内编制政府采购预算。预算编制应详细、准确，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照财政部门的要求进行编制，遵循零基预算、综合预算的原则，确保预算的科学性和合理性。（二）预算审核与调整1.财务部门对采购需求部门提交的采购预算进行审核，重点审核预算的合规性、合理性和完整性。审核通过后的预算报局领导审批。2.因特殊情况需要调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及调整金额等。经财务部门审核、局领导审批后，报财政部门备案。三、采购计划管理（一）计划制定1.根据批准的采购预算，采购需求部门制定政府采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.采购计划应按照政府采购目录和限额标准进行编制，属于集中采购目录以内或采购限额标准以上的项目，必须委托集中采购机构代理采购或依法自行采购。（二）计划审批与执行1.采购计划报局领导审批后实施。采购需求部门应严格按照批准的采购计划组织采购活动，不得擅自变更采购内容、采购方式和采购时间等。2.采购过程中如遇特殊情况需要变更采购计划的，采购需求部门应提出书面申请，经局领导审批后，报财政部门备案。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标应按照规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。2.招标公告应在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布，招标文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式的，采购人应成立谈判小组，与不少于三家的供应商分别进行谈判，并根据谈判结果确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，采购人应组织相关人员进行论证，并在省级以上财政部门指定的媒体上公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，报财政部门批准。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式的，采购人应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请与审批1.采购需求部门提出采购申请，填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容，并附相关证明材料。2.《政府采购申请表》经部门负责人签字后，报财务部门审核。财务部门重点审核采购项目的预算资金来源及金额是否合规。审核通过后，报局领导审批。（二）采购实施1.采购需求部门根据批准的采购申请，按照确定的采购方式组织采购活动。属于委托集中采购机构代理采购的项目，采购需求部门应与集中采购机构签订委托代理协议，明确双方的权利和义务。2.采购过程中，采购需求部门应指定专人负责采购项目的跟踪和协调，及时解决采购过程中出现的问题。（三）开标、评标与定标1.公开招标、邀请招标项目开标时，采购需求部门应组织相关人员参加开标会议，检查投标文件文件的密封情况，唱标、记录开标结果。2.评标由依法组建的评标委员会负责。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，提出评标报告。3.采购人根据评标报告确定中标供应商，并发出中标通知书。（四）合同签订与履行1.中标供应商确定后，采购需求部门应与中标供应商签订政府采购合同。政府采购合同应按照招标文件和中标供应商投标文件的内容签订，明确双方的权利和义务。2.采购需求部门应督促中标供应商按照合同约定履行义务，及时验收采购项目。验收合格后，办理资金支付手续。六、采购合同管理（一）合同签订1.政府采购合同应当采用书面形式。合同签订前，采购需求部门应将合同文本送财务部门审核，重点审核合同条款是否符合法律法规和采购文件要求，合同金额是否与中标金额一致等。2.审核通过后的合同文本报局领导签字盖章后，由采购需求部门与中标供应商签订合同。（二）合同履行1.采购需求部门和中标供应商应严格履行政府采购合同约定的义务。采购需求部门应按照合同约定及时支付采购资金，中标供应商应按照合同约定提供货物、工程或服务。2.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同的，采购需求部门和中标供应商应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议应报财政部门备案。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收，并填写《政府采购项目验收报告》。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量、验收标准等内容。2.验收合格的采购项目，采购需求部门应出具验收合格证明；验收不合格的采购项目，采购需求部门应要求中标供应商限期整改，整改后仍不合格的，应按照合同约定追究中标供应商的违约责任。七、采购监督管理（一）内部监督1.成立政府采购监督小组，负责对本局政府采购活动进行监督检查。监督小组由局纪检监察部门、财务部门、采购需求部门等相关人员组成。2.监督小组应定期对政府采购项目进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行等。对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.接受财政部门、审计部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供政府采购活动的有关资料和情况。2.政府采购信息应按照规定及时在省级以上财政部门指定的媒体上公开，接受社会监督。八、采购档案管理（一）档案收集1.采购需求部门负责收集政府采购项目的相关文件资料，包括采购申请表、采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、政府采购合同、验收报告等。2.采购过程中形成的其他文件资料，如会议纪要、往来函件等，也应一并收集整理。（二）档案整理与归档1.采购需求部门应按照档案管理的要求，对收集到的文件资料进行整理、分类、编号，确保档案资料的完整性和规范性。2.整理好的档案资料应及时归档，移交局档案室统一保管。（三）档案查阅与使用