新型采购人制度

PAGE新型采购人制度一、总则（一）目的为了适应公司/组织发展的需要，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强对采购工作的管理和监督，特制定本新型采购人制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及采购活动的部门和人员，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保采购结果公正合理。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司/组织内部及相关部门的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益，实现公司/组织利益最大化。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司/组织设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购计划、预算和采购方案。3.监督采购项目的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门采购执行部门负责具体采购项目的实施，其职责如下：1.根据公司/组织需求，编制采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等。2.开展市场调研，选择合适的供应商，建立供应商档案，并对供应商进行定期评估和管理。3.组织采购谈判，起草采购合同，确保合同条款符合公司/组织利益和法律法规要求。4.负责采购订单的下达、跟踪和执行，协调解决采购过程中的问题，确保采购任务按时、按质、按量完成。5.负责采购项目的验收工作，对采购物资或服务的质量、数量、规格等进行检验，确保符合合同要求。6.整理和归档采购文件，包括采购计划、供应商资料、采购合同、验收报告等，建立采购档案。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的技术规格、质量标准、数量等要求，并对采购项目的实施过程进行监督。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的合理使用和安全。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合规，采购程序是否规范，采购结果是否公正，防范采购风险。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司/组织业务发展需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、预计采购时间等内容，并提交给采购执行部门。《采购需求申请表》应经需求部门负责人审核签字后生效。（二）采购计划编制采购执行部门收到《采购需求申请表》后，对需求进行汇总和分析，结合公司/组织库存情况、采购预算等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、采购时间安排、预算金额等，并提交给采购决策委员会审批。（三）供应商选择与评估1.采购执行部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料，建立供应商档案。3.组织对供应商进行实地考察或样品测试，评估其生产能力、技术水平、质量管理体系、售后服务等方面的情况，填写《供应商评估表》。4.根据供应商评估结果进行排序，选择合格的供应商作为采购对象，并与供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。（四）采购谈判与合同签订1.采购执行部门与选定的供应商就采购项目的价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，争取达成有利于公司/组织的采购条件。2.根据谈判结果，起草采购合同，合同内容应包括合同双方的基本信息、采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、验收标准、违约责任等条款。3.采购合同经采购执行部门负责人审核签字后，提交给财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核通过后，由公司/组织法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。（五）采购订单下达采购执行部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购项目的具体要求、交货时间、交货地点等信息。采购订单应经采购执行部门负责人审核签字后生效。（六）采购跟踪与协调1.采购执行部门定期跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通，及时了解生产进度、质量状况、交货准备等情况。2.如发现供应商在执行过程中出现问题，如延误交货、质量不合格等，采购执行部门应及时与供应商协商解决，必要时采取相应的措施，如要求供应商整改、调整交货期、扣除违约金等。3.协调需求部门、生产部门、物流部门等相关部门，共同解决采购过程中出现的问题，确保采购项目顺利进行。（七）采购验收1.采购项目到货前，采购执行部门通知需求部门、质量检验部门等相关部门做好验收准备工作。2.采购项目到货后，由质量检验部门按照合同约定的质量标准进行检验，填写《采购验收报告》。验收合格的，由需求部门在《采购验收报告》上签字确认；验收不合格的，采购执行部门应及时与供应商协商解决，如要求供应商换货、补货、退货等，并重新组织验收。3.采购执行部门将《采购验收报告》与采购合同、采购订单等相关文件一并归档保存。（八）采购付款1.采购执行部门根据采购合同和验收情况，填写《采购付款申请表》，附上采购合同、采购订单、验收报告等相关证明文件，提交给财务部门审核。2.财务部门按照公司/组织的财务管理制度和采购合同约定的付款方式，对《采购付款申请表》进行审核，审核通过后办理付款手续。3.采购执行部门负责跟踪采购款项的支付情况，确保供应商按时收到货款。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中选择中标供应商的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，从中选择中标供应商的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判，从中选择成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格风险、交货期风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的应对措施。例如，对于供应商违约风险，加强对供应商的管理和监督，签订详细的合同条款，明确违约责任；对于质量风险，加强质量检验和验收环节的管理，要求供应商提供质量保证文件等。2.建立风险预警机制，及时发现风险的变化情况，采取相应的措施进行调整和防范。（三）风险监控与改进1.定期对采购风险进行监控，检查风险应对措施的执行情况，评估风险应对效果。2.根据风险监控结果，及时总结经验教训，对采购风险管理体系进行改进和完善，不断提高采购风险管理水平。六、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购程序是否合规，采购行为是否公正，采购结果是否合理。2.公司/组织内部设立举报渠道，接受员工对采购违规行为的举报，对举报属实的给予奖励。（二）供应商监督与评价1.采购执行部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价，填写《供应商评价表》。2.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（三）采购人员考核1.建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、工作能力、职业道德等方面进行考核。