政府零星采购询价制度

PAGE政府零星采购询价制度一、总则（一）目的为规范政府零星采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，根据相关法律法规及行业标准，制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于政府部门及所属单位在日常工作中发生的单项或批量金额较小的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.公开透明原则：采购活动应公开进行，采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，确保供应商能够平等参与竞争。2.公平竞争原则：为所有符合条件的供应商提供公平的竞争机会，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商。3.公正原则：采购活动应遵循公正的程序和标准，确保采购结果的公正性，维护各方合法权益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。二、询价采购的适用范围及限额标准（一）适用范围1.货物类：单项或批量采购金额在规定限额以下的通用设备、办公用品、耗材等。2.工程类：单项合同估算价在规定限额以下的小型修缮工程、装修工程等。3.服务类：单项或批量采购金额在规定限额以下的会议服务、培训服务、咨询服务等。（二）限额标准根据国家及地方相关规定，结合本地区实际情况，明确政府零星采购询价的具体金额限额。例如，货物类采购单项金额在[X]元以下，工程类采购单项合同估算价在[X]元以下，服务类采购单项金额在[X]元以下的项目，适用询价采购方式。三、询价采购程序（一）采购需求提出1.使用部门根据工作需要，填写《政府零星采购需求申请表》：详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、服务要求、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认。2.申请表提交给采购管理部门：采购管理部门对采购需求进行初步审核，审核内容包括需求的合理性、合规性、完整性等。如发现需求不合理或不完整，及时与使用部门沟通，要求其进行修改和完善。（二）采购计划制定1.采购管理部门根据审核通过的采购需求，制定采购计划：明确采购方式、采购时间安排、采购预算等，并报经相关领导审批。2.采购计划批准后，采购管理部门负责组织实施采购活动：按照询价采购的程序，开展供应商选择、询价、评审等工作。（三）供应商选择1.采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息：包括政府采购供应商库、网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商名录。2.根据采购项目的特点和需求，从供应商名录中筛选出符合条件的潜在供应商：向其发出询价邀请书，邀请书应明确采购项目的基本情况、询价要求、报价截止时间等内容。3.潜在供应商收到询价邀请书后，应在规定时间内提交报价文件：报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、售后服务承诺等内容，并加盖单位公章。（四）询价1.采购管理部门组建询价小组：询价小组由采购管理部门代表、使用部门代表、财务部门代表及相关技术专家组成，成员人数应为单数，且不少于三人。2.询价小组向符合条件的供应商发出询价通知书：详细说明采购项目的技术规格、质量标准、服务要求、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商在规定时间内进行报价。3.供应商按照询价通知书的要求，向询价小组提交密封的报价文件：报价文件应包括报价函、报价明细清单、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。4.询价小组对供应商的报价文件进行审查：审查内容包括报价的完整性、准确性、合理性，技术规格和商务条款的响应情况，售后服务承诺等。如发现报价文件存在问题，及时与供应商沟通，要求其进行澄清或修改。（五）评审1.询价小组根据评审标准对供应商的报价文件进行评审：评审标准应包括价格、技术、服务、信誉等方面，采用综合评分法或最低价成交法确定成交供应商。综合评分法：根据采购项目的特点和需求，设定价格、技术、服务、信誉等各项评审因素的权重，询价小组对各供应商的报价文件进行综合打分，得分最高者为成交供应商。最低价成交法：询价小组对各供应商的报价文件进行评审，满足询价通知书要求且报价最低的供应商为成交供应商。但报价明显低于其他供应商的，询价小组应要求其提供合理的书面说明，不能提供合理说明的，可认定其报价无效。2.评审过程应做好记录：记录内容包括评审时间、地点、评审小组成员名单、各供应商的报价情况、评审意见等，评审记录应由评审小组成员签字确认。（六）成交供应商确定1.询价小组根据评审结果，编写评审报告：评审报告应包括采购项目基本情况、询价过程、评审情况、成交供应商推荐意见等内容，并由评审小组成员签字确认。2.采购管理部门将评审报告报经相关领导审批：经领导批准后，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。3.成交通知书应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点等内容：成交供应商收到成交通知书后，应在规定时间内与采购管理部门签订采购合同。（七）合同签订与履行1.采购管理部门与成交供应商按照成交通知书的内容签订采购合同：合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定：成交供应商应按照合同要求及时组织生产、运输、安装、调试等工作，并提供售后服务；采购管理部门应按照合同约定及时支付货款，对采购项目进行验收。（八）验收1.采购项目完成后，使用部门应组织对采购项目进行验收：验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、技术性能等，工程的质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收合格后，使用部门应填写《政府零星采购验收报告》：验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。3.采购管理部门将验收报告存档：作为支付货款、评价供应商等工作的依据。如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，采购管理部门应及时与成交供应商沟通，要求其进行整改或承担相应的违约责任。四、询价采购的监督管理（一）内部监督1.建立健全内部监督机制：采购管理部门应定期对询价采购活动进行自查，检查采购程序是否合规、采购文件是否完整、评审过程是否公正、合同履行是否到位等。2.加强对询价小组成员的管理：询价小组成员应严格遵守职业道德和法律法规，不得与供应商串通谋取私利，不得泄露采购项目的机密信息。对违反规定的询价小组成员，应依法依规进行处理。3.强化财务监督：财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照合同约定支付货款，确保资金使用的合规性和安全性。对采购项目的预算执行情况进行跟踪检查，防止超预算采购或浪费资金等问题的发生。（二）外部监督1.接受社会监督：采购管理部门应将政府零星采购询价的相关信息向社会公开，接受社会公众的监督。对社会公众提出的质疑和投诉，应及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。2.接受财政部门监督：财政部门应加强对政府零星采购活动的监督管理，对采购程序、采购文件、评审过程、合同履行等情况进行检查和指导。对发现的问题，应依法依规责令采购管理部门进行整改，并追究相关人员的责任。3.接受审计部门监督：审计部门应定期对政府零星采购项目进行审计，检查采购项目的真实性、合法性、效益性等情况。对审计发现的问题，应依法依规提出审计意见和建议，并督促采购管理部门进行整改。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门应建立供应商资格审查制度：对参与政府零星采购询价的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.只有符合资格要求的供应商才能参与政府零星采购询价活动：采购管理部门应定期更新供应商名录，对不符合资格要求或存在不良记录的供应商，及时从名录中删除。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应建立供应商评价与考核机制：对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价和考核。评价与考核结果应作为供应商选择、续用、淘汰等的重要依据。2.定期向供应商反馈评价与考核结果：对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对存在问题的供应商提出整改意见和要求。如供应商连续多次出现问题或整改不力，采购管理部门应暂停其参与政府零星采购询价活动，直至其整改合格。（三）供应商诚信管理1.建立供应商诚信档案：记录供应商在参与政府零星采购询价活动中的诚信表现，包括是否遵守采购程序、是否提供虚假材料、是否履行合同约定等情况。2.对诚信记录不良的供应商进行惩戒：在一定期限内限制其参与政府零星采购询价活动，情节严重的，依法依规列入失信名单，并向社会公开。同时，鼓励供应商诚实守信，对诚信记录良好的供应商给予优先选择等激励措施。六、询价采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，编制询价采购文件：询价采购文件应包括询价通知书、报价文件格式、评审标准等内容，确保采购文件的完整性、准确性和规范性。2.询价采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求、交货时间、交货地点、报价要求、评审标准等内容：使供应商能够清楚了解采购项目的具体要求，便于其编制报价文件。（二）采购文件审核1.询价采购文件编制完成后，应进行审核：审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。采购管理部门负责人、财务部门负责人、相关技术专家等应参与审核工作，并签署审核意见。2.对审核中发现的问题，应及时进行修改和完善：确保采购文件符合相关法律法规及行业标准的要求，避免因采购文件存在问题而导致采购活动出现争议或风险。（三）采购文件存档1.采购管理部门应将询