万达招标采购内控制度

PAGE万达招标采购内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范万达招标采购活动，加强内部控制，确保招标采购过程合法合规、公平公正、高效有序，提高资金使用效益，防范采购风险，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于万达集团总部及各下属公司、分支机构涉及的各类货物、工程和服务的招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有参与招标采购的供应商一视同仁，确保竞争机会均等，评标结果公正。3.公开透明原则：招标采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部和外部监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，降低采购成本，提高采购效率，实现经济效益最大化。5.诚信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、职责分工（一）招标采购管理部门1.负责制定和完善招标采购管理制度和流程。2.组织实施招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等。3.建立和管理供应商库，并对供应商进行评估和考核。4.协调处理招标采购过程中的争议和问题。（二）需求部门1.根据业务需要提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。2.参与招标文件的编制和评审工作，提供专业意见和建议。3.负责采购合同的签订、执行和验收工作。（三）财务部门1.根据预算安排审核采购资金，确保资金的合理使用。2.参与招标采购项目的成本分析和控制，提供财务方面的支持和监督。3.负责采购款项的支付和核算工作。（四）法务部门1.对招标采购活动提供法律咨询和支持，确保活动符合法律法规要求。2.审核招标文件、采购合同等法律文件，防范法律风险。3.处理招标采购过程中的法律纠纷和诉讼案件。（五）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和有效性。2.参与重大采购项目的开标评标过程，对评标结果进行监督。3.对采购项目的成本效益进行审计评价，并提出改进建议。三、招标采购流程（一）采购申请需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等信息，并提交给招标采购管理部门。（二）采购审批招标采购管理部门对采购申请进行审核，并根据采购金额大小和性质，按照公司内部审批流程提交相应层级的领导审批。审批通过后，进入招标采购程序。（三）招标采购方式选择根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的招标采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。向特定的供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家的供应商进行谈判。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。与单一供应商进行协商采购。5.询价：适用于采购规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向不少于三家的供应商发出询价单，对报价进行比较，确定成交供应商。（四）招标文件编制招标采购管理部门根据采购项目的需求和选定的招标采购方式，编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术标准和要求、投标文件格式等内容。（五）发布招标公告（或投标邀请书）1.公开招标项目通过指定的媒体发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、数量、技术规格、交货地点、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.邀请招标项目向选定的供应商发出投标邀请书，邀请书内容应包括招标项目的基本情况、投标截止时间、开标时间及地点等信息。（六）资格预审（如有）对于公开招标项目，根据招标项目的特点和要求，招标人可以组织潜在投标人进行资格预审。资格预审文件应包括资格预审公告、申请人须知、资格审查办法、资格预审申请文件格式等内容。招标人对潜在投标人提交的资格预审申请文件进行审查，确定合格投标人名单。（七）发售招标文件向通过资格预审（如有）或符合要求的潜在投标人发售招标文件，并收取招标文件费用。（八）投标文件编制与提交1.潜在投标人根据招标文件的要求编制投标文件，投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容。2.投标人在规定的投标截止时间前，将投标文件密封送达指定地点。（九）开标1.招标采购管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。2.开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。3.开标过程应记录并存档。（十）评标1.招标采购管理部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成。依照《中华人民共和国招标投标法》第三十七条规定，评标委员会成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。法律、行政法规对评标委员会的组成和评标专家的选取有特殊规定的，从其规定。2.评标委员会按照招标文件规定的评标办法对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标人。评标过程应遵循公平、公正、科学、择优的原则，对投标文件的商务、技术、价格等方面进行综合评价。3.评标委员会完成评标后，向招标人提交评标报告。（十一）中标通知1.招标人根据评标委员会的评标报告，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。2.同时，将中标结果通知所有未中标的投标人。（十二）合同签订1.中标人在收到中标通知书后，按照招标文件和中标人的投标文件与招标人签订采购合同。2.合同签订前，招标采购管理部门应会同法务部门对合同条款进行审核，确保合同内容合法合规、明确清晰、权利义务对等。3.合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。（十三）合同执行与验收1.需求部门按照采购合同的约定，组织合同的执行，确保供应商按时、按质、按量提供货物或服务。2.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收合格后，填写验收报告，并办理款项支付手续。四、供应商管理（一）供应商准入1.招标采购管理部门建立供应商准入标准和流程，明确供应商应具备的资质、信誉、生产能力、产品质量等条件。2.潜在供应商向招标采购管理部门提交准入申请，提供相关证明材料。招标采购管理部门对申请材料进行审核，并实地考察供应商的实际情况。3.经审核和考察合格的供应商，纳入供应商库管理。（二）供应商评估与考核1.定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商，并采取相应的激励和约束措施。3.对于不合格供应商，及时清理出供应商库，并限制其参与公司的招标采购活动。（三）供应商动态管理1.建立供应商信息档案，记录供应商的基本情况、合作历史、评估考核结果等信息，并及时更新。2.关注供应商的经营状况、市场动态等信息，及时调整供应商管理策略，确保供应商库的质量和稳定性。五、风险管理（一）风险识别与评估1.招标采购管理部门会同相关部门对招标采购活动中可能存在的风险进行识别，包括法律风险、市场风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。对于法律风险，加强法律咨询和审核，确保活动合法合规；对于市场风险，密切关注市场动态变化，合理选择采购时机和方式；对于质量风险，加强对供应商的管理和产品质量检验；对于价格风险，进行市场调研和成本分析，合理确定采购价格；对于合同风险，加强合同条款审核和执行监督等。2.建立风险预警机制，及时发现和预警潜在的风险，以便采取措施进行防范和控制。六、监督与检查(一)内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和有效性，重点审查采购项目的预算执行情况、招标采购方式的选择、评标过程的公正性、合同签订与执行情况等。2.监察部门对招标采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护公司的利益和形象。(二)外部监督接受政府有关部门、社会公众等外部监督，积极配合相关检查和调查工作，及时整改发现的问题。七、信息管理（一）招标采购信息发布通过公司内部网站、指定媒体等渠道及时发布招标采购信息，包括招标公告、中标结果、合同签订等信息，确保信息公开透明。（二）档案管理1.建