科研院所采购制度范本

PAGE科研院所采购制度范本一、总则（一）目的为了规范科研院所的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规以及行业标准，结合本科研院所实际情况，制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于本科研院所及所属各单位的政府采购、企业集中采购以及其他各类采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购活动的公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，择优选择供应商，确保采购到优质、价廉的货物、工程和服务。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况，不得提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由科研院所领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购政策、采购计划、重大采购项目等，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门设立采购部门，配备专业采购人员。负责具体采购项目的组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与执行等工作，并定期向采购领导小组汇报采购工作进展情况。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量要求、技术参数等，并对采购需求的合理性和准确性负责。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核、财务核算等工作，对采购资金的使用进行监督管理。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合法性、采购文件的合规性、采购合同的执行情况等，对发现的问题提出整改意见。4.技术部门：协助需求部门制定采购技术要求，参与采购项目的技术评审，为采购决策提供技术支持。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据科研项目计划、业务发展需求等，在每年规定时间内编制采购预算，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应细化到具体采购项目，确保预算的准确性和完整性。对于重大采购项目，应进行专项预算编制，并进行可行性论证。（二）预算审批采购预算编制完成后，由需求部门提交至采购部门，采购部门汇总审核后报采购领导小组审批。经审批后的采购预算作为采购活动的控制依据，不得随意调整。（三）预算调整如因科研项目变更、市场价格波动等原因需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，详细说明调整原因和调整金额。经采购部门审核、采购领导小组审批后，方可进行预算调整。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标限额标准按照国家和地方有关规定执行。2.招标程序：采购部门发布招标公告，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、投标人资格要求、招标文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件，潜在投标人按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。开标、评标，采购部门组织开标会议，由评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。中标公示，采购部门将中标候选人名单进行公示，公示期不得少于规定天数。公示无异议后，向中标人发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。后续招标程序与公开招标基本相同，包括发售招标文件、投标、开标、评标、中标公示等环节。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。供应商按照谈判文件的要求提交响应文件，谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门组织专业人员对拟采用单一来源采购方式的采购项目进行论证，形成论证意见。采购部门将论证意见报采购领导小组审批，经批准后，采购部门与单一供应商就采购项目的价格、技术、服务等事项进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。供应商按照询价通知书的要求提交报价文件。询价小组对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购项目基本情况、采购需求、采购方式及采购程序、评标标准及方法、合同主要条款等内容。对于技术复杂的采购项目，应提供详细的技术规格、技术要求、技术方案等。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合法律法规和行业标准要求，明确采购项目的各项要求和条件，确保采购活动的公平公正。2.采购文件应语言规范、表述清晰，避免出现歧义或模糊不清的条款。对于关键条款和技术要求，应进行详细说明和解释。（三）采购文件审核采购文件编制完成后，由采购部门组织相关部门进行审核，审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。审核通过后的采购文件方可发布。六、供应商管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力；2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；5.参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商选择与评价1.采购部门建立供应商库，对供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信用记录等进行登记管理。2.对于采购项目，采购部门从供应商库中选择符合资格要求的供应商参与采购活动。同时，采购部门可以根据采购项目的特点和需求，通过市场调研、行业推荐等方式，拓展新的供应商资源。3.采购部门定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、商业信誉等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时清理出库。（三）供应商投诉处理供应商对采购活动有异议的，可以向采购部门提出质疑。采购部门应在规定时间内对质疑进行答复。如供应商对质疑答复不满意的，可以向采购监督管理部门投诉。采购部门应积极配合采购监督管理部门做好投诉处理工作，按照要求提供相关资料和说明情况。七、采购合同管理（一）合同签订采购项目确定中标、成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。对于合同履行过程中出现的问题，应及时与供应商沟通协调，要求其采取有效措施予以解决。2.需求部门应配合采购部门做好合同履行的监督工作，按照合同约定对采购货物、工程和服务进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。（三）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、采购需求变更等原因需要变更合同的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、变更后的价格、交货时间等条款。2.如因采购项目取消、供应商违约等原因需要终止合同的，采购部门应按照合同约定和法律法规的规定，办理合同终止手续，并妥善处理相关事宜。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，对采购活动的全过程进行监督检查，确保采购程序合规、采购行为公正、采购结果合理。2.审计部门应定期对采购项目