统谈分签采购制度

PAGE统谈分签采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范公司采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强内部控制，确保公司采购活动合法、合规、有序进行，满足公司生产经营及发展的需要。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，通过科学合理的采购流程和方法，降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保供应商机会均等，公平竞争，公正评标，杜绝不正当交易。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护公司利益和市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。主要职责是：1.审议公司采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目，包括采购预算、采购方式、供应商选择等。3.协调采购过程中的重大问题，监督采购工作的执行情况。（二）采购执行部门采购部门作为公司采购的执行机构，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.制定采购计划，根据公司生产经营需求，合理安排采购时间、数量和品种。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和要求。4.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，保证采购任务按时完成。5.负责采购文件的整理、归档和保管，提供采购数据统计和分析报告。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量等要求，并参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核，提供财务方面的专业意见和支持。3.质量部门：制定采购物品的质量标准，参与供应商的评估和选择工作，负责采购物品的质量检验和验收，确保采购物品符合质量要求。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。对于金额较大或重要的采购申请，还需报采购决策委员会审批。（二）采购计划制定采购部门收到采购申请后，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物品或服务的具体内容、采购时间、采购方式、预算金额等，并报相关领导审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.供应商筛选：根据采购物品或服务的要求，对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面。3.供应商评估：采购部门会同质量部门、技术部门等相关人员，对筛选后的供应商进行实地考察和综合评估。评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保情况、售后服务能力等。4.供应商确定：根据评估结果，选择合适的供应商，并建立供应商档案。对于长期合作的供应商，应定期进行重新评估和更新。5.供应商管理：采购部门负责与供应商保持沟通与协调，监督供应商合同履行情况，定期对供应商进行绩效评价，对于表现不佳的供应商，采取相应的措施，如警告、减少订单量、终止合作等。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部门与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，应充分了解市场行情，维护公司利益，争取有利的采购条件。2.合同签订：谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，经相关部门审核后，报公司领导审批。合同签订应遵循法律法规要求，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、严谨。（五）采购订单下达采购合同签订后，采购部门根据合同内容下达采购订单。采购订单应明确采购物品或服务的详细信息、交货时间、交货地点、付款方式等，并发送给供应商。（六）采购跟踪与催货1.采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、发货情况等。对于可能影响交货期的问题，应提前与供应商沟通协调，采取相应的措施解决。2.在交货期临近时，采购部门应向供应商发出催货通知，确保供应商按时交货。（七）到货验收1.采购物品到货前，采购部门应通知质量部门、需求部门等相关人员做好验收准备工作。2.到货后，由质量部门按照质量标准对采购物品进行检验，需求部门负责对采购物品的数量、规格、型号等进行核对。验收合格后，填写《验收报告》。3.对于验收不合格的采购物品，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（八）付款结算1.根据采购合同约定和验收情况，财务部门审核采购发票等相关凭证，办理付款手续。2.付款方式应符合公司资金管理规定，确保资金安全、合理使用。四、采购方式（一）招标采购适用于采购金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目。招标采购应按照国家法律法规及相关规定进行，包括公开招标和邀请招标两种方式。1.公开招标：通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：向特定的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。（二）竞争性谈判采购适用于采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额情况紧急的采购项目。采购部门应组织成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。（三）询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择成交供应商。（四）单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应经过严格的审批程序，确保采购的必要性和合理性。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度生产经营计划和采购需求，编制采购预算草案。采购预算应包括采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并明确预算编制的依据和方法。2.采购预算草案经财务部门审核后，报采购决策委员会审批。审批后的采购预算作为公司采购活动的控制依据。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算执行采购任务，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控和分析，定期向公司领导汇报预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格波动、政策变化、生产经营计划调整等因素，导致原采购预算无法满足实际需求时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整金额及对公司生产经营的影响等，并附相关证明材料。经财务部门审核后，报采购决策委员会审批。六、采购风险管理（一）风险识别采购过程中可能面临的风险包括但不限于：供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险、法律风险等。采购部门应定期对采购风险进行识别和评估，及时发现潜在风险因素。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：加强对供应商的评估和选择，建立供应商信用档案，签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，加强对供应商的监督和管理，降低供应商违约风险。2.质量风险管理：严格质量标准，加强对采购物品的检验和验收，选择质量可靠的供应商，要求供应商提供质量保证措施，对质量问题及时进行处理，降低质量风险。3.价格波动风险管理：关注市场价格动态，合理安排采购时间，采用套期保值等金融工具，与供应商协商签订价格调整条款，降低价格波动风险。4.合同风险管理：加强合同管理，严格合同签订流程，确保合同条款合法、合规、严谨，明确双方的权利和义务，加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时处理合同纠纷，降低合同风险。5.法律风险管理：加强对采购法律法规的学习和宣传，提高采购人员的法律意识，确保采购活动合法合规，在采购合同中明确法律适用条款，及时咨询法律专业人士，降低法律风险。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。2.采购部门应