供销社采购管理制度范本

PAGE供销社采购管理制度范本一、总则1.目的本采购管理制度旨在规范供销社采购行为，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障供销社的正常运营和发展，满足供销社对各类物资和服务的需求，提高采购资金使用效益，维护供销社的利益。2.适用范围本制度适用于供销社内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、设备采购、服务采购等。涉及的采购对象涵盖各类商品、原材料、办公用品、固定资产、工程建设项目以及各类专业服务等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。合规性原则：遵循供销社内部制定的各项规章制度，按照规定的程序和流程进行采购操作。效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购资金的最大使用效益，实现性价比最优。公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，不偏袒任何一方，维护公平公正的市场环境。诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购信息真实、准确、完整，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责1.采购决策机构供销社设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由供销社领导、相关部门负责人等组成。其职责包括：审议采购战略和年度采购计划。审批重大采购项目的采购方案、预算、合同等。对采购过程中的重大事项进行决策，协调解决采购过程中出现的争议和问题。2.采购执行部门供销社设立专门的采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门的职责如下：根据采购决策委员会批准的年度采购计划，制定具体的采购实施方案。组织开展市场调研，收集供应商信息，建立和维护供应商库。按照规定的采购程序，组织采购活动，包括招标、谈判、询价等，选择合适的供应商和采购方式。负责采购合同的起草、审核、签订、履行和管理，跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中的问题。负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。整理和归档采购文件和资料，建立采购档案，为后续采购工作提供参考和依据。3.其他相关部门职责需求部门：提出采购需求，明确采购物资和服务的规格、数量、质量要求等，并对采购需求的合理性负责。协助采购部门进行市场调研，参与采购项目的验收工作。财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的使用进行监督和管理。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。负责采购项目的付款审核和支付工作。审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等，对发现的问题提出审计意见和建议。三、采购计划管理1.年度采购计划编制采购部门应于每年年底前，根据供销社的发展战略、业务需求和预算安排，组织各需求部门编制下一年度采购计划。需求部门应详细填写采购需求申请表，包括采购项目名称、规格型号、数量、预计采购时间、技术要求、预算金额等信息，并提交给采购部门。采购部门对各需求部门提交的采购需求进行汇总、整理和分析，结合市场供应情况和供销社实际情况，编制年度采购计划草案。年度采购计划草案应包括采购项目类别、采购预算、采购时间安排、采购方式建议等内容。采购部门将年度采购计划草案提交采购决策委员会审议。经采购决策委员会批准后的年度采购计划作为当年采购工作的依据。2.采购计划调整在年度采购计划执行过程中，如因业务发展、政策变化、市场环境等因素需要调整采购计划，需求部门应及时向采购部门提出书面申请。采购部门对申请进行审核后，根据实际情况编制采购计划调整方案，并提交采购决策委员会审批。采购计划调整方案应明确调整的原因、调整的内容、对预算和进度的影响等。经批准后的采购计划调整方案作为采购计划的补充文件，与原采购计划一并执行。四、采购方式与程序1.采购方式招标采购：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，包括公开招标和邀请招标两种方式。竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价采购应向三家以上供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商成交。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.招标采购程序招标前期准备采购部门根据采购项目特点和要求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告（适用于公开招标）、投标人须知、评标办法、合同条款、技术规格、投标文件格式等内容。采购部门发布招标公告（适用于公开招标）或向潜在供应商发出投标邀请书（适用于邀请招标），公告或邀请书应明确招标项目的基本情况、投标截止时间、开标时间和地点等信息。投标报名及资格预审潜在供应商报名参加投标，采购部门对报名供应商进行资格预审，审查供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等是否符合要求。只有通过资格预审的供应商才能参与投标。发售招标文件采购部门向通过资格预审的供应商发售招标文件，并收取招标文件工本费。供应商应按照招标文件要求编制投标文件。开标采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标过程应记录并存档。评标采购部门组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由供销社内部相关人员和技术、经济等方面的专家组成。评标委员会按照评标办法对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标过程应遵循公平、公正、科学、择优的原则，确保评标结果的客观性和公正性。定标采购决策委员会根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标人。采购部门向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。签订合同中标人应在规定时间内与供销社签订采购合同。采购合同应按照招标文件和中标人的投标文件确定的内容签订，明确双方的权利和义务。3.竞争性谈判采购程序成立谈判小组采购部门组织成立谈判小组，谈判小组由供销社内部相关人员和技术、经济等方面的专家组成，成员人数不得少于三人。制定谈判文件采购部门根据采购项目需求和特点，制定谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、谈判须知、谈判内容、合同条款、技术规格、谈判程序等内容。邀请供应商采购部门向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。被邀请的供应商数量不得少于三家。谈判谈判小组与供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组应要求供应商对谈判文件提出的实质性要求和条件作出响应，并根据谈判情况调整谈判文件的内容。谈判应在规定时间内进行，确保谈判的效率和公正性。确定成交供应商谈判结束后，谈判小组根据谈判结果，推荐成交候选人。采购决策委员会根据谈判小组的推荐意见，确定成交供应商。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并同时将成交结果通知所有未成交的供应商。签订合同成交供应商应在规定时间内与供销社签订采购合同。采购合同应按照谈判文件和成交供应商的响应文件确定的内容签订，明确双方的权利和义务。4.询价采购程序成立询价小组采购部门组织成立询价小组，询价小组由供销社内部相关人员组成，成员人数不得少于三人。确定被询价供应商名单采购部门根据采购项目需求，从供应商库中选择三家以上符合条件的供应商作为被询价对象，并向其发出询价单。询价询价小组向被询价供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。询价单应明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。被询价供应商应按照询价单要求进行报价。确定成交供应商询价小组对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并同时将成交结果通知所有未成交的供应商。签订合同成交供应商应在规定时间内与供销社签订采购合同。采购合同应按照询价单和成交供应商的报价确定的内容签订，明确双方的权利和义务。5.单一来源采购程序提出申请需求部门向采购部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、采用单一来源采购方式的原因等，并提交相关证明材料。审核与批准采购部门对需求部门提交的单一来源采购申请进行审核，核实申请理由和相关证明材料的真实性、合法性。审核通过后，将申请提交采购决策委员会审批。采购决策委员会根据申请情况进行审议，如认为符合单一来源采购条件，予以批准。协商谈判采购部门与单一来源供应商就采购项目的价格、质量、服务等条款进行协商谈判。协商谈判过程中，应确保双方的权利和义务明确，谈判结果公平合理。签订合同协商谈判达成一致后，采购部门与单一来源供应商签订采购合同。采购合同应按照协商谈判确定的内容签订，明确双方的权利和义务。五、供应商管理1.供应商准入采购部门负责建立供应商准入制度，明确供应商准入条件。供应商准入条件应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等基本资质要求，以及供应商的生产能力、技术水平、产品质量、信誉状况、售后服务等方面的要求。潜在供应商向采购部门提交供应商准入申请，同时提供相关证明材料。采购部门对供应商准入申请进行审核，实地考察供应商的生产经营情况，评估供应商是否符合准入条件。经审核通过的供应商纳入供应商库管理。2.供应商库管理采购部门负责建立和维护供应商库，对供应商库中的供应商信息进行动态管理。供应商信息应包括供应商名称、联系人、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等内容。采购部门定期对供应商库中的供应商进行评估和考核，根据评估和考核结果对供应商进行分类管理。评估和考核内容包括供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面。对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰或警告。采购部门根据采购项目需求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。优先选择信誉良好、产品质量高、价格合理、服务优质的供应商。3.供应商关系管理采购部门与供应商建立良好的合作关系，定期与供应商沟通交流，了解供应商的生产经营情况和市场动态，及时解决合作过程中出现的问题。在采购合同履行过程中，采购部门应监督供应商的履行情况，确保供应商按照合同约定提供物资和服务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，维护供销社的合法权益。采购部门应定期对供应商进行满意度调查，了解供销社对供应商的评价和意见，以便不断改进供应商管理工作，提高供应商的服务水平和合作质量。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应在中标、成交供应商确定后，按照规定的时间和程序签订。采购合同的签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，明确双方的权利和义务。采购合同的内容应包括合同双方的名称、地址、联系方式；采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式等；合同的生效条件、违约责任、争议解决方式等。采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和供销社内部规定，防范合同风险。经审核通过后的合同草案由供销社法定代表人或其授权代表签字盖章生效。2.合同履行采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按照合同约定履行义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等提供物资和服务。采购部门应及时验收供应商交付的物资和服务，如发现问题应及时与供应商沟通协商解决。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同，合同双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、对双方权利和义务的影响等。采购部门应将合同变更或解除协议提交采购决策委员会备案。4.合同档案管理采购部门负责采购合同档案的管理，对采购合同及相关文件资料进行整理、归档和保管。采购合同档案应包括合同文本、中标通知书、成交通知书、投标文件、谈判文件、询价文件、验收报告、付款凭证等。采购合同档案应妥善保管，以备查阅和审计。七、采购验收管理1.验收标准采购部门应根据采购合同和相关标准，制定采购项目的验收标准。验收标准应明确采购物资和服务的规格、型号、数量、质量要求、技术指标等内容。验收标准应符合国家法律法规和行业标准的要求。2.验收程序采购项目完成后，供应商应向采购部门提交验收申请，并提供相关证明材料。采购部门组织需求部门、质量检验部门等相关人员组成验收小组，对采购项目进行验收。验收小组按照验收标准对采购物资和服务进行检验、测试、评估等，检查采购项目是否符合要求。验收过程中，如发现问题应及时记录，并要求供应商限期整改。验收合格后，验收小组出具验收报告。验收报告应包括验收项目名称、验收依据、验收标准、验收结果、验收人员签字等内容。验收报告作为采购项目付款和结算的依据。3.验收不合格处理如采购项目验收不合格，验收小组应及时通知供应商，并要求供应商限期整改。供应商整改后，应重新提交验收申请，验收小组对整改情况进行复查。如复查仍不合格，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，要求供应商采取补救措施或退换货物，直至验收合格。如因验收不合格给供销社造成损失的，供应商应承担相应的赔偿责任。八、采购监督与审计1