上海交大采购外协制度

PAGE上海交大采购外协制度一、总则（一）目的为规范上海交通大学采购外协工作，加强采购外协管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于上海交通大学各部门、各单位在教学、科研、行政等活动中涉及的采购外协业务。（三）基本原则1.依法依规原则：采购外协活动必须遵守国家法律法规和学校相关规定。2.公开公正原则：采购外协过程应公开透明，公平公正地对待所有供应商。3.效益优先原则：在保证质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚实守信原则：采购外协各方应诚实守信，履行合同约定。二、采购外协管理职责（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善学校采购外协管理制度及相关流程。2.审核采购外协项目的采购方式、采购预算等。3.组织实施采购外协项目招标、谈判等采购活动。4.监督采购外协项目合同的签订、履行和验收。5.协调处理采购外协过程中的争议和纠纷。（二）需求部门职责1.提出采购外协项目的需求，明确技术规格、质量要求、交货期等。2.根据采购管理部门要求，提供相关技术资料和文件。3.参与采购外协项目的招标、谈判等活动。4.负责采购外协项目的验收工作。（三）财务部门职责1.审核采购外协项目的预算安排。2.负责采购外协项目资金的支付和核算。3.监督采购外协项目经费的使用情况。三、采购外协流程规范（一）采购申请1.需求部门根据教学、科研、行政等工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、交货期等内容。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于金额较大、技术复杂的采购项目，采购管理部门组织相关专家进行论证。3.采购申请表经采购管理部门审核通过后，报学校分管领导审批。（三）采购方式确定1.根据采购项目的特点和金额大小，采购管理部门确定采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.达到公开招标数额标准的采购项目必须采用公开招标方式；因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得学校批准。（四）采购文件编制1.采购管理部门根据采购方式和采购项目要求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准等内容。（五）供应商选择1.采购管理部门通过发布招标公告、邀请供应商等方式，邀请符合条件的供应商参与采购项目。2.供应商应按照采购文件要求，提供相关资质证明、产品报价、技术方案等资料。3.采购管理部门组织对供应商进行资格审查和评标，选择中标供应商或成交供应商。（六）合同签订1.采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等内容。3.采购合同签订后，报学校相关部门备案。（七）合同履行1.供应商按照采购合同约定，组织生产、供货等活动。2.需求部门应及时跟踪采购合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。3.采购管理部门负责监督采购合同的履行，定期检查供应商的供货进度、质量等情况。（八）验收1.采购项目完成后，需求部门组织相关人员对采购项目进行验收。2.验收应按照采购合同约定的质量标准和验收方式进行，验收合格后出具验收报告。3.对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知供应商进行整改或退换货等处理。（九）付款1.财务部门根据采购合同约定和验收报告，审核采购项目款项支付申请。2.审核通过后，按照学校财务管理制度办理付款手续。四、采购外协风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门定期对采购外协过程中的风险进行识别和评估，包括供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商管理：建立供应商评估和选择机制，定期对供应商进行考核评价，选择优质供应商合作。加强对供应商的合同管理，明确双方的权利和义务，防范供应商违约风险。2.质量控制：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购项目的质量检验和验收，确保采购产品符合要求。对于重要采购项目，可委托专业机构进行质量检测。3.价格管理：加强市场调研，了解同类产品价格行情，合理确定采购预算和价格。在采购过程中，通过招标、谈判等方式争取有利的采购价格。4.法律合规：采购活动应严格遵守国家法律法规和学校相关规定，确保采购合同合法有效。对于重大采购项目，可咨询学校法律顾问，防范法律风险。五、监督与检查（一）内部监督机制1.学校设立采购监督管理机构，对采购外协活动进行全程监督。2.采购管理部门定期向学校采购监督管理机构报告采购外协工作情况。对采购外协过程中的违规行为，学校采购监督管理机构有权责令整改，并追究相关人员责任。（二）审计监督学校审计部门定期对采购外协项目进行审计，检查采购项目的预算执行、合同履行、资金使用等情况，确保采购活动合法合规、资金使用效益。六、信息管理（一）采购外协信息系统建设学校建立采购外协信息系统，实现采购申请、审批、招标、合同签订、履行、验收、付款等全过程信息化管理。（二）信息公开与共享采购管理部门应及时在学校内部网站公开采购外协项目信息，包括采购项目名称、采购方式、中标供应商等，方便师生查询和监督。同时，加强与其他部门的信息共享，提高工作效率。七、培训与宣传（一）培训采购管理部门定期组织采购外协相关人员进行培训，提高其业务水平和管理能力。培训内容包括采购法律法规、采购流程、合同管理、风险管理等。（二）宣传