政府采购办公室管理制度

PAGE政府采购办公室管理制度一、总则（一）目的为加强政府采购办公室的管理，规范采购行为，提高采购效率，确保采购质量，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本办公室实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于政府采购办公室全体工作人员以及参与政府采购活动的相关各方。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和政府采购相关政策，确保采购活动合法合规。2.公开公平公正原则：采购信息公开透明，采购过程公平公正，保障所有参与供应商的合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本效益最大化，提高财政资金使用效率。4.廉洁原则：杜绝采购过程中的腐败行为和不正当利益输送，保持廉洁自律。二、岗位职责（一）主任职责1.全面负责政府采购办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.组织贯彻执行国家有关政府采购的法律法规和政策，确保采购活动合法合规。3.负责与财政部门、采购单位等相关部门的沟通协调，争取政策支持和工作指导。4.审核重要采购项目的采购文件、采购合同等，对采购过程和结果进行监督检查。5.负责办公室人员的队伍建设和管理，组织开展业务培训和考核评价。6.完成领导交办的其他工作任务。(二)采购业务主管职责1.协助主任制定采购工作计划和流程，负责具体采购项目的组织实施。2.组织开展采购需求调研，编制采购文件，确保采购文件的科学性和合理性。3.负责供应商的资格审查和选择，组织采购评审活动，确保评审过程公正公平。4.起草采购合同，参与合同谈判和签订，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行中的问题。5.负责采购项目的档案管理工作，整理和归档采购文件、合同等相关资料6.收集采购项目的反馈信息和意见建议，为改进采购工作提供参考依据。(三)采购专员职责1.根据采购业务主管的安排，参与采购项目的具体工作，协助进行采购需求调研、采购文件编制等。2.负责采购信息的收集和整理，发布采购公告，接受供应商报名和咨询。3.协助组织采购评审活动，做好评审记录和相关文件的整理工作。4负责采购项目的开标、评标现场的组织和服务工作。5.负责与供应商的日常沟通协调，解答供应商疑问处理供应商的质疑和投诉。6.完成领导交办的其他临时性工作任务。(四)档案管理员职责1.负责政府采购办公室各类档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的完整性和准确性。2.建立健全档案管理制度，制定档案分类方案和编号规则，方便档案的查阅和利用。3.按照规定的保管期限和销毁程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案安全。4.负责档案信息化管理工作，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。5.为采购业务提供档案查询和借阅服务，严格执行档案借阅审批制度，做好借阅登记和归还工作。(五)财务审核员职责1.负责对政府采购项目的预算进行审核，确保采购预算的合理性和准确性。2.参与采购文件的审核，对采购项目的资金支付方式、结算条款等进行审查。3.审核采购合同中的财务条款，确保合同的财务风险可控。4.负责采购项目的财务核算和报销审核，严格执行财务制度，确保资金使用合规。5.定期对政府采购项目的财务收支情况进行统计和分析，为领导决策提供财务数据支持6.协助审计部门开展政府采购项目的审计工作，提供相关财务资料和解释说明。三、采购流程(一)采购计划编制1.采购单位根据本单位的工作需要和预算安排，提出采购需求，填写《政府采购计划申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并加盖单位公章。2.采购单位将《政府采购计划申请表》报送至政府采购办公室。3.政府采购办公室对采购单位报送的采购计划进行审核，重点审核采购需求的合理性、合规性以及与预算的匹配性。审核通过后，将采购计划录入政府采购管理系统，并报财政部门备案。(二)采购文件编制1.根据采购计划，采购业务主管组织相关人员开展采购需求调研，了解市场供应情况和价格水平，收集同类产品的技术参数和性能指标等信息。2.采购业务主管根据调研结果，编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款采购程序、评审标准等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件编制完成后，由采购业务主管、财务审核员等相关人员进行审核，审核通过后报主任审批。4.采购文件经主任审批后，在政府采购指定媒体上发布采购公告，公开采购信息。(三.)供应商报名与资格审查1.供应商在采购公告规定的时间内，通过政府采购管理系统或指定方式进行报名，并提交相关证明材料。2.采购专员负责接收供应商的报名材料，并进行初步审核，检查材料的完整性和真实性。3.采购业务主管组织对报名供应商进行资格审查，对照采购文件的要求，审查供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况等资格条件。4.对资格审查合格的供应商，采购专员将其列入供应商名单，并通知其领取采购文件；对资格审查不合格的供应商，采购专员应及时通知其原因。(四)采购评审1.采购业务主管根据采购项目的特点和要求，组建评审委员会，评审委员会成员应包括采购人代表和评审专家，人数应符合相关规定。2.采购专员负责组织评审活动，提前通知评审委员会成员的评审时间、地点等信息，并做好评审现场的准备工作。3.评审委员会成员按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的投标文件或响应文件进行评审，独立打分并撰写评审意见。4.采购专员负责记录评审过程和结果，并整理评审报告，评审报告应包括评审情况、推荐中标（成交）候选人名单等内容。5.评审过程中，如有供应商对评审结果提出质疑，采购专员应及时受理，并组织原评审委员会成员进行复核，复核结果应及时通知质疑供应商。(五)采购合同签订根据评审报告确定中标（成交）供应商后，采购业务主管负责起草采购合同，合同内容应符合采购文件和评审结果的要求，明确双方的权利和义务、采购标的、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。2.采购合同起草完成后，提交给采购单位和中标（成交）供应商进行审核，审核通过后，由采购单位法定代表人或授权代表与中标（成交）供应商法定代表人或授权代表签订采购合同。3.采购专员负责将采购合同副本存档，并及时将合同签订情况录入政府采购管理系统。(六)采购项目验收1.采购项目完成后，采购单位应组织成立验收小组，负责对采购项目进行验收。验收小组应由采购单位相关人员以及专业技术人员等组成。2.采购专员负责通知中标（成交）供应商提交验收申请，并提供采购合同、产品质量证明文件、技术资料等相关材料。3.验收小组按照采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格型号、性能指标等进行验收，填写《政府采购项目验收报告》。4.验收合格的，验收小组在验收报告上签字确认；验收不合格的，验收小组应出具整改意见，要求中标（成交）供应商限期整改，整改完成后重新验收。5.采购专员负责将验收报告存档，并跟踪采购项目的后续整改情况和资金支付情况。四、采购预算管理(一)预算编制要求1.采购单位应按照财政部门的要求，结合本单位的工作实际和事业发展规划，科学合理地编制政府采购预算。采购预算应细化到具体的采购项目、采购品目和金额，确保预算的准确性和完整性。采购单位在编制采购预算时，应充分考虑采购项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复采购。采购预算应根据市场价格行情和采购项目的特点合理确定采购金额，不得故意高估或低估预算。2.政府采购办公室应加强对采购单位采购预算编制的指导和审核，对采购预算的合理性、合规性进行严格把关。审核重点包括采购项目是否符合相关政策规定、预算金额是否与采购需求匹配、资金来源是否落实等。对于采购预算编制不合理的，政府采购办公室应及时与采购单位沟通，要求其进行调整和完善。采购预算经审核通过后，报财政部门审批。财政部门对采购预算进行综合平衡后，下达批复文件。(二)预算执行与调整1.采购单位应严格按照财政部门批复的采购预算执行采购活动，不得擅自调整预算金额和采购内容。如因特殊原因需要调整采购预算的，采购单位应按照规定的程序向财政部门提出申请，说明调整的原因、内容和金额等情况。在财政部门批复同意调整采购预算前，采购单位不得擅自开展超出原预算范围或调整后的预算范围的采购活动。2.政府采购办公室应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购单位的采购项目进行跟踪，及时掌握采购预算的执行进度和资金使用情况。对于采购预算执行过程中出现的问题，政府采购办公室应及时与采购单位沟通协调，督促其采取有效措施加以解决。如发现采购单位存在违反采购预算执行规定的行为，政府采购办公室应及时责令其纠正，并按照有关规定进行处理。五、采购信息化管理(一)管理系统使用1.政府采购办公室应充分利用政府采购管理系统开展采购业务，实现采购计划编制、采购文件发布、供应商报名、采购评审、合同签订、验收等采购环节的信息化管理。2.采购人员应熟练掌握政府采购管理系统的操作方法，按照系统要求准确录入采购信息和相关数据，确保系统数据的及时性、准确性和完整性。3.政府采购管理系统应设置严格的用户权限管理功能，不同岗位的人员只能访问和操作与其职责相关的系统模块和数据，防止信息泄露和滥用。4.定期对政府采购管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性，保障采购业务的正常开展。(二)信息发布与共享1.通过政府采购指定媒体和本单位官方网站等渠道，及时发布采购公告、中标（成交）结果等采购信息，确保采购信息公开透明。2.建立采购信息共享机制，与财政部门、采购单位、供应商等相关方实现采购信息的实时共享和交互对接，提高采购工作效率和透明度。3.采购单位应及时将采购项目的需求变更、合同执行情况等信息反馈给政府采购办公室，政府采购办公室应将相关信息及时更新到政府采购管理系统，并向有关各方通报。六、监督检查与责任追究(一)内部监督1.建立健全政府采购办公室内部监督机制，定期对采购业务进行自查自纠和内部审计检查，重点检查采购程序的合规性、采购文件的规范性、评审过程的公正性、合同签订与执行情况等。2.设立专门的监督岗位或指定专人负责监督工作，对采购活动进行全程监督，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.加强对采购人员的廉洁自律教育，签订廉洁承诺书，防止采购过程中的腐败行为和不正当利益输送。(二)外部监督1.主动接受财政部门、审计部门、监察部门等相关部门的监督检查，积极配合做好各项监督检查工作，如实提供采购文件、合同、评审记录等相关资料。2.对财政部门、审计部门提出的整改意见和建议，应认真落实，及时整改到位，并将整改情况书面报告相关部门。3.接受社会公众的监督，对供应商和社会公众提出的质疑和投诉及时受理，并按照规定程序进行处理和答复(三)责任追究1.对于在政府采购活动中违反法律法规和本制度规定的单位和个人，依法依规追究相应的责任。2.