行政单位采购双人制度

PAGE行政单位采购双人制度一、总则（一）目的为了规范行政单位采购行为，加强采购过程的监督与管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，防范采购风险，特制定本采购双人制度。（二）适用范围本制度适用于行政单位使用财政性资金和其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，保障所有参与采购的供应商平等竞争，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应依法依规公开，接受社会监督，提高采购透明度。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益。二、采购双人组成与职责分工（一）采购双人组成采购双人由采购业务人员和监督人员共同组成。采购业务人员负责具体的采购操作事宜，监督人员负责对采购过程进行全程监督。（二）职责分工1.采购业务人员职责负责采购项目的需求调研与分析，编制采购文件，明确采购需求、技术规格、评标标准等内容。发布采购信息，组织供应商报名、资格审查，确定参与采购活动的供应商名单。组织采购评审活动，包括开标、评标、谈判等，记录评审过程和结果。与中标供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。整理采购项目资料，建立采购档案，妥善保存采购过程中的各类文件、记录等。2.监督人员职责审查采购项目的采购方式、采购程序、采购文件等是否符合法律法规和相关政策要求。监督采购业务人员在采购活动中的行为，确保其遵守采购制度和工作纪律，防止违规操作和不正当交易。参与采购评审活动，对评审过程和结果进行监督，确保评审公正、公平。受理供应商和其他利害关系人对采购活动的质疑和投诉，协助调查处理相关问题。定期对采购项目进行检查和评估，总结采购工作经验教训，提出改进建议。三、采购流程与双人操作要求（一）采购计划编制1.需求部门提出采购需求：需求部门应根据工作需要，详细填写采购申请表，明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容，并说明采购的必要性和预期效果。2.采购业务人员初步审核：采购业务人员收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，核实需求的真实性、合理性和完整性。如发现问题，及时与需求部门沟通，提出修改意见。3.监督人员参与审核：监督人员对采购申请表及初步审核情况进行监督检查，重点审查采购需求是否符合单位实际工作需要，是否存在铺张浪费或违规采购的嫌疑。审核通过后，方可进入采购计划编制环节。4.编制采购计划：采购业务人员根据审核后的采购需求，结合单位预算安排和采购政策要求，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购预算等内容，并报单位领导审批。（二）采购方式确定1.采购业务人员提出建议：采购业务人员根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，提出采购方式建议，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，并说明理由。2.监督人员审核把关：监督人员对采购业务人员提出的采购方式建议进行审核，依据法律法规和相关政策规定，判断采购方式的合理性和合规性。对于采用非公开招标采购方式的项目，应重点审查是否符合法定适用情形。审核通过后，报单位领导批准。3.单位领导审批：单位领导根据采购业务人员和监督人员的审核意见，对采购方式进行审批。审批通过后，采购业务人员按照批准的采购方式组织实施采购活动。（三）采购文件编制1.采购业务人员负责起草：采购业务人员根据采购项目的需求和采购方式，起草采购文件。采购文件应包括采购公告（邀请书）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件准确、完整、清晰，能够满足采购项目的要求。2.监督人员审核采购文件：监督人员对采购文件进行审核，重点审查采购文件的合法性、公正性、合理性以及对供应商资格条件的设定是否公平合理。审核过程中，如发现问题，及时与采购业务人员沟通修改，确保采购文件符合要求。3.采购文件发布：采购文件经审核通过后，采购业务人员按照规定的渠道和方式发布采购公告（邀请书），邀请符合条件的供应商参与采购活动。（四）供应商报名与资格审查1.供应商报名：供应商按照采购公告（邀请书）的要求，向采购业务人员提交报名资料，包括营业执照副本、资质证书、业绩证明、法定代表人授权书等。2.采购业务人员进行资格初审：采购业务人员对供应商提交的报名资料进行初步审查，核实供应商的基本信息、资质条件、业绩情况等是否符合采购文件要求。对初审合格的供应商，确定其参与采购活动的资格。3.监督人员参与资格审查：监督人员参与供应商资格审查工作，对采购业务人员的初审过程和结果进行监督。如发现采购业务人员在资格审查过程中存在违规操作或把关不严的情况，及时纠正并要求重新审查。4.发布资格审查结果：采购业务人员将资格审查结果以书面形式通知供应商，对通过资格审查的供应商，发放采购文件；对未通过资格审查的供应商，说明理由。（五）采购评审活动组织1.组建评审小组：采购业务人员按照采购文件规定的评审方法和标准，从评审专家库中随机抽取或通过其他合法方式确定评审小组成员。评审小组由采购人代表和评审专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中评审专家不得少于成员总数的三分之二。2.采购业务人员组织评审活动：采购业务人员负责组织评审活动，包括开标、评标、谈判等环节。在评审过程中，采购业务人员应严格按照采购文件规定的程序和方法进行操作，确保评审活动公正、公平、有序进行。3.监督人员全程监督：监督人员对采购评审活动进行全程监督，重点监督评审程序是否合规、评审标准是否执行、评审过程是否公正等。如发现评审过程中存在违规行为或影响评审公正性的情况，及时制止并要求纠正。4.记录评审过程和结果：采购业务人员负责记录评审过程和结果，包括评审小组成员的评审意见、评审得分、推荐中标候选人等内容。评审记录应真实完整，由评审小组全体成员签字确认。（六）采购合同签订1.采购业务人员拟定合同草案：采购业务人员根据评审结果，与中标供应商拟定采购合同草案。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容合法、准确、完整。2.监督人员审核合同草案：监督人员对采购合同草案进行审核，重点审查合同条款是否符合采购文件要求和法律法规规定，合同双方的权利义务是否对等，违约责任是否明确等。审核通过后，报单位领导审批。3.单位领导审批合同：单位领导根据监督人员的审核意见，对采购合同进行审批。审批通过后，采购业务人员与中标供应商签订正式采购合同。4.合同备案：采购合同签订后，采购业务人员应及时将合同副本报单位财务部门和相关管理部门备案，以便跟踪合同执行情况和进行财务核算。（七）采购项目验收1.成立验收小组：采购项目完成后，由需求部门牵头，会同采购业务人员、监督人员等组成验收小组，负责采购项目的验收工作。验收小组应明确分工，确保验收工作顺利进行。2.制定验收方案：验收小组根据采购合同和采购文件要求，制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收程序等内容。验收方案应具有可操作性，能够全面、客观地评价采购项目的质量和性能。3.实施验收工作：验收小组按照验收方案对采购项目进行实地验收，检查采购项目的数量、质量、规格型号、性能等是否符合合同要求。验收过程中，采购业务人员应提供必要的协助和支持，监督人员对验收过程进行监督。4.出具验收报告：验收工作结束后，验收小组应出具验收报告，对采购项目的验收情况进行总结和评价。验收报告应包括验收依据、验收范围、验收方法、验收结果等内容，并由验收小组全体成员签字确认。验收合格的项目，方可办理资金支付手续；验收不合格的项目，应按照合同约定要求供应商进行整改或退换货，直至验收合格。四、监督与管理（一）内部监督1.定期检查：单位内部审计部门或其他相关监督机构定期对采购项目进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行等情况。对发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.专项审计：对于重大采购项目或存在疑问的采购事项，单位内部审计部门可开展专项审计，深入调查采购过程中的各个环节，核实采购行为的合法性、真实性和效益性。专项审计结果应向单位领导报告，并作为改进采购工作的重要依据。3.投诉处理：受理供应商和其他利害关系人对采购活动的质疑和投诉，按照规定的程序进行调查处理。对于投诉事项，应认真核实情况，依法依规作出处理决定，并及时将处理结果反馈给投诉人。（二）外部监督1.接受财政部门监督：行政单位采购活动应接受财政部门的监督管理。财政部门有权对采购项目的预算执行情况、采购方式、采购程序、采购文件等进行检查和监督，对发现的违规问题依法进行处理。2.接受社会监督：采购信息应依法依规公开，接受社会公众的监督。通过设立举报电话、邮箱等方式，鼓励社会各界对采购活动中的违法违规行为进行举报。对举报事项，应及时进行调查核实，并将处理结果向社会公开。（三）责任追究**1.对采购业务人员的责任追究：采购业务人员在采购活动中如有违反法律法规、采购制度和工作纪律的行为，视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。因采购业务人员的违规行为给单位造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。2.对监督人员的责任追究：监督人员在监督过程中如有玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊等行为，视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。因监督人员未履行监督职责导致采购活动出现问题的，应承担相应的责任。3.对供应商的责任追究：供应商在采购活动中如有提供虚假材料、串通投标、恶意低价中标等违法违规行为，按照法律法规规定进行处罚，列入不良行为记录名单，禁止其在一定期限内参与本单位或其他行政单位的采购活动；情节严重的，依法追究刑事责任。五、培训与考核（一）培训1.定期组织业务培训：单位应定期组织采购业务人员和监督人员参加业务培训，培训内容包括法律法规、采购政策、采购业务知识、职业道德等方面。通过培训，提高相关人员的业务水平和综合素质，确保采购工作依法依规进行。2.邀请专家授课：根据采购工作的实际需要，邀请采购领域的专家学者、资深从业人员等进行授课，分享采购工作的经验和最新动态，拓宽相关人员的视野，提升其业务能力。3.开展案例分析培训：选取典型的采购案例进行分析讲解，通过剖析案例中的问题和解决方法，使相关人员深刻理解采购制度和工作流程，提高其实际操作能力和风险防范意识。（二）考核1.建立考核制度：制定采购业务人员和监督人员的考核制度，明确考核内容、考核标准、考核方式和考核周期等。考核内容应包括工作业绩、业务能力、职业道德等方