学校大宗采购制度

PAGE学校大宗采购制度一、总则（一）目的为了规范学校大宗采购行为，加强学校财务管理，提高资金使用效益，保障学校教育教学工作的顺利进行，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类大宗物资、设备、服务等项目的采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、图书教材、基建工程、维修服务、后勤物资采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受学校师生和社会监督，保证采购过程公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购物资和服务的质量，降低采购成本。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护学校利益和市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购领导小组学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校大宗采购计划和采购项目，对采购过程进行监督和指导，协调解决采购过程中的重大问题。其主要职责包括：1.制定和修订学校大宗采购制度和政策。2.审议年度大宗采购预算和采购计划。3.审查采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。4.监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和争议。5.对采购工作进行总结和评估，提出改进意见和建议。（二）采购工作小组采购工作小组由学校相关职能部门人员组成，负责具体实施采购项目。采购工作小组应明确分工，确保采购工作的顺利进行。其主要职责包括：1.根据学校需求，编制采购项目的采购文件，包括采购需求、技术规格、评标标准等。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，发布采购信息，邀请供应商参与采购。3.对供应商的资格进行审查，组织开标、评标、定标等工作，确定中标供应商。4.起草采购合同，与中标供应商签订采购合同，并监督合同的履行。5.整理采购项目的相关资料，建立采购档案，做好采购项目的验收、付款等后续工作。（三）采购监督小组（可根据实际情况设置）采购监督小组由学校纪检监察部门人员、教职工代表等组成，负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。其主要职责包括：1.监督采购工作小组执行采购制度和采购程序的情况。2.检查采购文件的编制、发布和采购活动的组织实施是否符合规定。3.参与开标、评标等采购活动，对采购过程进行现场监督。4.受理师生对采购活动的投诉和举报，调查处理采购过程中的违规行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制本部门的大宗采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的用途和必要性。2.学校财务部门负责汇总各部门的采购预算，结合学校财力状况，编制学校年度大宗采购预算草案。年度大宗采购预算草案应提交学校采购领导小组审议通过后，报学校决策机构批准。3.采购预算一经批准，必须严格执行。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序办理预算调整手续。（二）预算执行1.采购工作小组应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购项目在预算范围内完成。2.对于超预算采购项目，采购工作小组应在采购前提出书面申请，说明超预算原因和拟采取的解决措施，报采购领导小组审批。未经批准，不得进行超预算采购。3.学校财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和检查，定期对采购项目的资金使用情况进行分析和评价，确保采购资金合理使用。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用公开招标方式采购：1.采购项目达到规定的公开招标数额标准的。2.采购人认为采用公开招标方式更能满足采购需求、保证采购质量、提高采购效率的。（二）邀请招标邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向三家以上供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《学校大宗采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交本部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，签署意见后报学校采购工作小组。（二）采购审批1.采购工作小组收到采购申请后，对采购申请进行初审，核实采购项目的必要性、可行性和预算合理性。2.初审通过后，采购项目提交采购领导小组审批。采购领导小组根据学校实际情况和采购制度，对采购项目进行审议，做出审批决定。（三）采购文件编制1.采购工作小组根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购需求、技术规格、评标标准、采购合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的质量要求、验收标准、售后服务等内容，确保采购项目符合学校实际需求。（四）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标采购项目，采购工作小组应在规定的媒体上发布采购公告或投标邀请书，公开采购信息。采购公告或投标邀请书应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价采购项目，采购工作小组应向符合资格条件的供应商发出采购邀请书，邀请其参与采购活动。（五）供应商资格审查1.采购工作小组对参与采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对于重要采购项目或金额较大的采购项目，采购工作小组可对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、产品质量、售后服务等情况。（六）采购评审1.采购工作小组组织开标、评标、谈判、询价等采购评审活动，按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件或报价进行评审，确定中标供应商或成交供应商。2.评标委员会或谈判小组、询价小组应由学校相关专业人员和教职工代表组成，人数应符合规定要求。评标委员会或谈判小组、询价小组应按照客观、公正、公平的原则进行评审，独立发表评审意见。（七）采购合同签订1.采购工作小组与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购工作小组应将采购合同副本送学校财务部门备案，作为支付采购款项的依据。（八）采购验收1.采购项目到货后，采购工作小组应组织相关部门和人员按照采购合同约定的验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等方面。2.验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等内容。3.对于验收不合格的采购项目，采购工作小组应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（九）采购付款1.采购项目验收合格后，学校财务部门根据采购合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。付款时，应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于采用预付款方式的采购项目，财务部门应在支付预付款前，对供应商的信誉和履约能力进行评估，防范预付款风险。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购审批文件、采购文件、采购信息发布记录、供应商资格审查资料、采购评审记录、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购工作小组应在采购项目完成后，及时整理采购档案，按照档案管理要求进行分类、编号、装订，确保档案资料完整、规范。（三）档案保管采购档案应由学校指定的部门或专人负责保管，保管期限应符合国家有关规定。档案保管部门应建立档案保管制度，确保档案安全，防止档案丢失、损坏或泄露。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。七、监督与检查（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购文件的编制和评审过程的公正性等。2.学校财务部门应加强对采购资金使用情况的监督，检查采购资金是否专款专用，是否按照采购合同约定支付款项。3.学校审计部门应定期对采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、采购成本控制情况、采购效益等，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.学校应主动接受教育主管部门、财政部门、纪检监察部门等相关部门的监督检查，如实提供采购项目的有关资料，积极配合相关部门的工作。2.对于社会公众对学校采购活动的投诉和举报，学校应认真调查处理，并及时反馈处理结果。八、责任追究（一）违规行为界定在采购活动中，有下列情形之一的，属于违规行为：1.采购当事人违反采购制度和采购程序，擅自采购或越权采购的。2.采购工作小组在采购文件编制、评审过程中存在违规操作，影响采购结果公正性的。3.供应商在参与采购活动中存在提供虚假材料、串通投标、恶意低价中标等不正当竞争行为的。4.采购监督小组未履行监督职责，对采购活动中的违规行为未及时发现和制止的。5.其他违反法律法规和学校采购制度的行为。（二）责任追究方式