采购投诉制度

PAGE采购投诉制度一、总则（一）目的为了规范公司采购活动中的投诉处理流程，保护采购活动当事人的合法权益，维护公平、公正、公开的采购市场秩序，提高采购效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及参与公司采购活动的供应商、代理商等相关方在采购活动中发生投诉事项的处理。（三）基本原则1.合法合规原则投诉处理应严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度，确保处理结果合法有效。2.公平公正原则对待投诉双方一视同仁，以客观事实为依据，公正地进行调查、分析和处理，不偏袒任何一方。3.及时高效原则及时受理投诉，快速开展调查处理工作，尽量缩短处理周期，减少对采购活动的影响。4.保密性原则在投诉处理过程中，对涉及的商业秘密、个人隐私等信息予以保密，防止信息泄露。二、投诉受理（一）投诉受理条件1.投诉人应当是参与采购活动的供应商、代理商等相关方，或者与采购项目存在利害关系的其他当事人。2.有明确的投诉事项和与投诉事项相关的投诉请求。3.有具体的事实依据，包括相关证据材料。4.在规定的投诉时效内提出投诉。（二）投诉时效1.供应商、代理商等相关方认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向公司提出投诉。2.因不可抗力或者其他正当理由耽误法定投诉期限的，在障碍消除后的三个工作日内，可以申请顺延期限，是否准许，由公司决定。（三）投诉受理部门公司设立专门的采购投诉受理办公室（以下简称“投诉办”），负责统一受理采购投诉事项。投诉办设在[具体部门名称]，联系电话：[电话号码]，电子邮箱：[邮箱地址]。（四）投诉受理流程1.投诉人应向投诉办提交书面投诉书，并按照要求提供相关证明材料。投诉书应当包括下列主要内容：投诉人的名称、地址、联系方式等基本信息。被投诉人的名称、地址、联系方式等基本信息。投诉事项的基本事实。相关请求及主张。有效线索和相关证明材料。2.投诉办收到投诉书后，应在收到投诉书之日起五个工作日内进行审查，对符合投诉受理条件的，予以受理，并向投诉人发出受理通知书；对不符合投诉受理条件的，决定不予受理，并向投诉人发出不予受理决定书，说明理由。3.对于不属于本公司处理范围的投诉事项，投诉办应及时告知投诉人向有权处理的部门提出投诉。三、投诉调查（一）调查人员组成投诉办负责组织成立投诉调查组，成员包括采购业务相关人员、法务人员等。必要时，可邀请外部专家参与调查。（二）调查方式1.查阅采购文件、采购过程记录、中标或成交结果等相关资料。2.向投诉人、被投诉人及其他相关人员进行询问，要求其提供书面说明或证据材料。3.实地走访、核实相关情况。4.其他必要的调查方式。（三）调查程序1.投诉调查组应在受理投诉之日起十个工作日内开展调查工作，并在调查结束后五个工作日内形成调查报告。调查报告应包括投诉事项的基本情况、调查过程、调查结果、处理建议等内容。2.在调查过程中，投诉调查组有权要求投诉人、被投诉人及其他相关人员提供与投诉事项有关的文件、资料，并就有关问题作出说明。相关人员应当积极配合调查工作，如实提供有关情况和资料。3.投诉调查组应认真分析调查获取的证据材料，对投诉事项进行客观、公正的判断。如遇复杂情况，经投诉办负责人批准，可适当延长调查期限，但最长不得超过十五个工作日。四、投诉处理（一）处理依据投诉处理以国家法律法规、行业标准、采购文件以及调查核实后的事实为依据。（二）处理方式1.对于投诉事项经查实不存在违法违规行为，或者虽存在一定瑕疵但不影响采购结果的，维持原采购结果，并向投诉人说明理由。2.对于投诉事项经查实存在违法违规行为，影响采购结果的，根据不同情况作出以下处理：采购活动尚未完成的，责令重新开展采购活动。采购活动已经完成，但尚未签订采购合同的，决定采购活动无效，责令重新开展采购活动。采购活动已经完成，且已签订采购合同的，根据违法违规行为的严重程度，决定部分或者全部采购合同无效；给他人造成损失的，由责任人承担赔偿责任。3.对于投诉人捏造事实、提供虚假材料或者以非法手段取得证明材料进行投诉的，驳回投诉，并将其行为纳入公司供应商诚信档案，视情节轻重给予相应处罚。（三）处理决定1.投诉办根据投诉调查组的调查报告，在十五个工作日内作出投诉处理决定，并以书面形式通知投诉人、被投诉人和其他相关方。处理决定应包括投诉事项的处理结果、事实依据和法律依据等内容。2.投诉人对投诉处理决定不服的，可以在收到处理决定书之日起十个工作日内，向公司上级主管部门申请行政复议；也可以依法向有管辖权的人民法院提起行政诉讼。五、投诉处理结果的执行（一）被投诉人责任履行及监督1.被投诉人应按照投诉处理决定履行相应责任，如重新开展采购活动、承担赔偿责任等。2.公司相关部门负责对被投诉人责任履行情况进行监督检查，确保处理决定得到有效执行。（二）采购活动调整及后续跟进1.根据投诉处理决定需要重新开展采购活动的，采购部门应按照规定的程序和要求及时组织实施。2.采购活动调整后，相关部门应做好后续跟进工作，确保采购项目顺利完成，达到预期目标。六、信息公开与档案管理（一）投诉信息公开1.投诉办负责定期汇总投诉处理情况，并在公司内部适当范围内进行公开，公开内容包括投诉事项、处理结果等，但涉及商业秘密、个人隐私等不宜公开的信息除外。2.对于社会关注度较高的采购投诉事项，投诉办可根据公司信息披露制度的相关规定，适时向社会公众公开投诉处理情况。（二）投诉档案管理1.投诉办负责建立健全投诉档案管理制度，对投诉处理过程中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。2.投诉档案应包括投诉书及相关证明材料、受理通知书、不予受理决定书、调查