三甲设备招标采购制度

PAGE三甲设备招标采购制度一、总则（一）目的为规范公司三甲设备招标采购行为，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高采购效率，保证所采购设备符合公司业务需求和质量标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及三甲设备的招标采购活动，包括但不限于医疗设备、科研设备等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保招标采购活动在法律框架内进行。2.公正性原则：对待所有参与招标采购的供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证评标过程和结果的公正性。3.公开性原则：招标采购信息公开透明，包括招标公告、采购文件、评标结果等，接受公司内部和社会监督。4.择优性原则：通过综合评估，选择最符合公司需求、性价比最高、信誉良好的供应商提供设备。二、职责分工（一）采购部门职责1.负责制定三甲设备招标采购计划，明确采购需求、预算、时间节点等。2.组织招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、邀请供应商、组织开标、评标等。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。（二）使用部门职责1.根据业务需求，提出三甲设备采购申请，详细描述设备的功能、技术参数、数量等要求。2.参与采购文件的编制和评审工作，提供专业技术意见。3.协助采购部门进行设备验收工作，对设备的质量、性能等进行评估。（三）技术部门职责1.对采购设备的技术参数、性能指标等进行审核，确保符合公司业务和技术要求。2.参与评标工作，对供应商的技术方案进行评估和比较。3.提供设备安装、调试、培训等技术支持。（四）财务部门职责1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。2.参与采购合同的审核工作，对合同中的财务条款进行把关。3.负责采购资金的支付和核算工作。（五）审计部门职责1.对招标采购活动进行审计监督，确保采购过程合法合规。2.审查采购文件、合同等相关资料，检查采购程序的执行情况。3.对采购项目进行绩效审计，评估采购资金的使用效益。三、招标采购流程（一）采购申请使用部门根据业务发展需要，填写《三甲设备采购申请表》，详细说明设备名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、申请理由等内容，并提交至采购部门。（二）需求论证采购部门收到采购申请后，组织相关部门（使用部门、技术部门、财务部门等）对采购需求进行论证。论证内容包括设备的必要性、可行性、技术先进性、经济合理性等方面。通过论证后，确定采购需求和预算，并报公司领导审批。（三）招标采购方式确定根据采购设备的性质、金额、市场供应情况等因素，确定招标采购方式。常见的招标采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的设备采购项目。采购部门通过国家指定的招标公告发布媒介发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的设备采购项目。采购部门向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的设备采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的设备采购项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的设备采购项目；不能事先计算出价格总额的设备采购项目。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，从中确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的设备采购项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的设备采购项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的设备采购项目。采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（四）招标文件编制采购部门根据确定的招标采购方式和采购需求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。招标文件应明确采购项目的技术要求、商务要求、评标标准等实质性内容，确保供应商能够准确理解采购需求。（五）招标公告发布（或投标邀请书发出）1.公开招标：采购部门在国家指定的招标公告发布媒介上发布招标公告，公告内容包括招标项目名称、招标项目编号、采购内容及数量、技术规格、预算金额、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价、投标截止时间、开标时间及地点等。2.邀请招标：采购部门向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请书内容包括招标项目名称、招标项目编号、采购内容及数量、技术规格、预算金额、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价、投标截止时间及地点、开标时间及地点等，并同时提供招标文件。（六）供应商报名及资格审查1.供应商在规定时间内报名参加投标，并提交报名资料。报名资料应包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（已办理“三证合一”的提供营业执照副本）、法定代表人授权书、投标人资格声明、业绩证明材料、财务状况证明材料等。2.采购部门对供应商提交的报名资料进行资格审查，审查内容包括供应商是否具有独立承担民事责任的能力、是否具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度、是否具有履行合同所必需的设备和专业技术能力、是否有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录、是否参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录等。经资格审查合格的供应商，方可购买招标文件。（七）招标文件发售采购部门向资格审查合格的供应商发售招标文件，并收取招标文件工本费。招标文件工本费应按照国家有关规定执行，不得擅自提高收费标准。（八）投标文件编制与提交1.供应商应按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应包括商务部分和技术部分。商务部分应包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、商务条款偏离表、资格证明文件等；技术部分应包括技术方案、技术规格偏离表、售后服务承诺等。2.供应商应在规定的投标截止时间前，将投标文件密封送达指定地点。逾期送达的投标文件，采购部门不予受理。（九）开标1.采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由采购部门主持，邀请所有投标人参加。2.开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。开标过程应记录在案，并存档备查。（十）评标1.采购部门组织评标委员会进行评标工作。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标专家应从政府采购专家库中随机抽取。2.评标委员会按照招标文件规定的评标办法对投标文件进行评审。评标办法应包括评标标准和评标程序，评标标准应明确技术、商务、价格等方面的评审因素和分值，评标程序应包括初步评审、详细评审、澄清、比较与评价等环节。3.评标委员会在评审过程中，如发现投标文件存在疑问或需要投标人澄清的问题，应及时通知投标人进行澄清。投标人应在规定的时间内对评标委员会提出的问题进行澄清，并以书面形式提交给评标委员会。4.评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人名单，并编写评标报告。评标报告应包括项目基本情况、评标委员会成员名单、开标记录、评标标准和评标方法、评审情况及说明、中标候选人名单及推荐理由等内容。（十一）中标候选人公示及中标通知1.采购部门将评标报告报公司领导审批后，对中标候选人进行公示。公示期不得少于三个工作日。公示内容包括中标候选人名称、投标报价、技术方案、服务承诺等。2.公示期内，如无异议，采购部门向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对采购人和中标人具有法律效力。中标通知书发出后，采购人改变中标结果的，或者中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。（十二）合同签订1.采购部门与中标人按照招标文件和中标人的投标文件签订采购合同。采购合同应包括合同双方的名称、地址、联系方式，采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间及地点（如有）、质量标准、验收方法、付款方式、售后服务承诺及违约责任等条款。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、审计部门等备案。（十三）设备验收1.验收准备：采购部门在设备到货前，通知使用部门、技术部门等相关人员组成验收小组，并制定验收方案明确验收标准、验收程序、验收人员职责等。2.初步验收：设备到货后，验收小组对设备的数量、规格型号、外观等进行初步检查，确认设备是否与采购合同一致。3.安装调试：供应商按照采购合同要求对设备进行安装调试，确保设备正常运行。4.性能测试：技术部门对设备的性能指标进行测试，验证设备是否符合采购文件规定的技术要求。5.最终验收：验收小组根据初步验收、安装调试、性能测试等情况，对设备进行最终验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，采购部门应要求供应商限期整改或退换设备，直至验收合格为止。（十四）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照公司财务管理制度办理付款手续。付款方式应在采购合同中明确约定，一般包括预付款、货到付款、验收款、质保金等。2.供应商应按照采购合同约定提供发票等付款凭证，财务部门审核无误后，方可支付款项。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入标准和程序，明确供应商应具备的基本条件，如具有合法经营资质、良好的商业信誉、较强的技术实力、完善的售后服务体系等。2.供应商申请准入时，应提交相关证明材料，采购部门对其进行审核评估。经审核合格的供应商，纳入公司供应商名录。（二）供应商评价1.采购部门定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。2.评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商激励与淘汰1.对于优秀供应商，给予一定的激励措施，如优先合作、增加采购份额、提供培训支持等。2.对于不合格供应商，采购部门应及时与其沟通整改，如多次整改仍不合格，应将其淘汰出公司供应商名录，并停止与其合作。五、监督与检查（一）内部监督检查1.审计部门定期对三甲设备招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、评标过程是否公正、合同签订与执行是否符合规定等。2.公司内部设立举报邮箱和电话接受