药品耗材遴选采购制度

PAGE药品耗材遴选采购制度一、总则（一）目的为加强公司药品和耗材的遴选采购管理，规范采购行为，确保药品和耗材的质量、供应及合理使用，保障公司业务的正常开展和患者的用药安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及药品和耗材遴选采购活动的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：以保障药品和耗材质量为首要目标，优先选择质量可靠、疗效确切、安全性高的产品。3.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商有平等参与的机会，公平竞争，公正评标。4.成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、遴选采购组织与职责（一）采购决策机构成立药品耗材采购管理委员会，由公司高层管理人员、相关业务部门负责人、药学专家等组成。负责审议药品和耗材采购计划、采购政策、供应商选择标准等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体的药品和耗材采购工作。其主要职责包括：1.根据公司业务需求和采购计划，制定采购方案并组织实施。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，进行供应商评估和管理。3.组织采购谈判、招标、询价等采购活动，签订采购合同。4.协调采购过程中的相关事宜，跟踪采购进度，确保按时、按质、按量完成采购任务。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）质量控制部门负责对采购的药品和耗材进行质量检验和验收，确保产品符合质量标准。其职责包括：1.制定药品和耗材质量验收标准和程序。2.对到货的药品和耗材进行抽样检验或全检，出具检验报告。3.对不合格产品进行处理，跟踪整改情况。4.参与供应商质量评估，提出质量改进建议。（四）使用部门负责提出药品和耗材的使用需求，配合采购部门进行供应商选择和采购谈判，参与采购产品的验收和使用评价。其职责包括：1.根据临床需求和业务发展，及时准确地提交药品和耗材采购申请。2.提供采购产品的技术参数、质量要求等相关信息。3.协助采购部门对供应商进行考察和评估。4.参与采购产品的验收工作，反馈使用过程中的问题和意见。三、遴选采购流程（一）需求计划制定1.使用部门根据临床诊疗需求、患者数量、业务发展规划等因素，定期编制药品和耗材需求计划。需求计划应明确产品名称、规格型号、数量、预计使用时间等详细信息。2.需求计划提交前，使用部门应进行充分的市场调研和分析，确保需求的合理性和准确性。3.需求计划经部门负责人审核后，提交至采购部门。（二）采购申请审批1.采购部门收到使用部门提交的需求计划后，进行汇总和整理。2.根据公司采购政策和预算安排，对采购申请进行初步审核。审核内容包括采购必要性、采购数量合理性、预算是否充足等。3.经初步审核通过的采购申请，提交至采购管理委员会进行审批。采购管理委员会根据公司战略目标、业务需求、成本效益等因素进行综合评估，做出审批决定。（三）供应商遴选1.采购部门根据采购申请，通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商自荐、行业推荐、网络搜索、供应商数据库等。2.对收集到的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、生产许可证、经营许可证、产品注册证、质量体系认证、信誉状况等。3.组织相关人员对符合资格的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理水平、售后服务能力等。4.根据考察结果和供应商评估标准，对供应商进行综合评估，确定入围供应商名单。5.将入围供应商名单提交至采购管理委员会备案。（四）采购实施1.根据采购产品的特点和采购金额，选择合适的采购方式，如招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。2.对于招标采购项目，采购部门应编制招标文件，明确采购要求、评标标准、投标文件格式等内容。发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。3.组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。4.对于竞争性谈判采购、询价采购项目，采购部门应向入围供应商发出谈判文件或询价函，组织谈判或询价活动，确定成交供应商。5.对于单一来源采购项目，采购部门应提供充分的理由和依据，经采购管理委员会批准后，与单一供应商进行谈判并签订采购合同。6.采购部门与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（五）验收与付款1.质量控制部门按照质量验收标准和程序，对到货的药品和耗材进行验收。验收内容包括产品外观、数量、规格型号、质量证明文件、有效期等。2.验收合格的产品，质量控制部门出具验收报告。验收不合格的产品，质量控制部门应及时通知采购部门，采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。3.采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款方式应符合公司财务制度和相关法律法规的规定。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商准入条件，包括企业资质、产品质量、生产能力、信誉状况、售后服务等方面的要求。2.供应商应向采购部门提交准入申请，提供相关证明材料，如营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明、产品注册证、生产许可证、经营许可证、质量体系认证证书、产品检验报告、业绩证明、售后服务承诺等。3.采购部门对供应商提交的申请和证明材料进行初审，初审合格后组织实地考察。实地考察由采购部门牵头，质量控制部门、使用部门等相关人员参与。4.经实地考察合格的供应商，由采购管理委员会审批通过后，纳入供应商名录，成为公司合格供应商。（二）供应商评估与考核1.建立供应商评估与考核机制，定期对供应商进行评估和考核。评估与考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.采购部门负责收集供应商的相关信息，如产品质量检验报告、交货记录、价格变动情况、售后服务反馈等。质量控制部门、使用部门等相关人员应及时提供有关供应商的质量问题、使用反馈等信息。3.根据收集到的信息，采购部门定期对供应商进行综合评估，填写供应商评估表。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.对于评估结果为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，取消其合格供应商资格。（三）供应商激励与淘汰1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如优先采购、增加采购量、合作项目支持等。2.对于连续两次评估结果为优秀的供应商，在下次采购招标中给予适当加分。3.建立供应商淘汰机制，对出现严重质量问题、交货期延误、售后服务差、违反合同约定等情况的供应商，及时淘汰出合格供应商名录。4.被淘汰的供应商在一定期限内不得再次申请成为公司供应商。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门与中标或成交供应商签订采购合同前，应将合同草本提交至公司法律顾问进行审核。法律顾问应对合同条款的合法性、完整性、准确性等进行审查，提出修改意见。2.采购部门根据法律顾问的审核意见，对合同草本进行修改和完善，确保合同条款符合法律法规和公司要求。3.采购合同经双方签字（盖章）后生效。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给质量控制部门、使用部门等相关人员。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定履行义务。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、数量、质量等要求交付产品。采购部门应提前通知供应商交货时间和地点，做好收货准备。3.需要变更合同条款的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。（三）合同归档与保管1.采购部门负责采购合同的归档和保管工作。合同签订后，应及时将合同正本、副本、补充协议、变更协议等相关资料整理归档，建立合同档案。2.合同档案应按照类别、时间顺序进行编号和存放，便于查询和管理。合同档案保存期限应符合公司档案管理规定和相关法律法规的要求。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对药品和耗材遴选采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等。2.采购管理委员会定期对采购工作进行检查和指导，对发现的问题及时提出整改意见。3.质量控制部门、使用部门等相关人员有权对采购活动进行监督，发现问题及时