福建工会采购管理制度

PAGE福建工会采购管理制度一、总则（一）目的为加强福建工会采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于福建工会机关及所属各基层工会组织的各类采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，严格按照法定程序进行。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督，确保采购过程公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购项目性价比最优。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自义务，维护采购市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构福建工会成立采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议重大采购事项，包括采购预算、采购方式、采购合同等。采购领导小组由工会领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门1.机关采购部门：负责机关日常采购活动的组织实施，包括制定采购计划、选择采购方式、发布采购信息、组织评标谈判、签订采购合同等。2.基层工会采购工作小组：各基层工会应成立采购工作小组，负责本基层工会采购活动的具体执行，按照规定程序开展采购工作，并及时向机关采购部门报备采购情况。（三）相关部门职责1.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金使用，参与采购合同审核，确保采购资金安全合规。2.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序合规性、采购资金使用情况等，防范采购风险。3.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、数量、质量要求等相关资料，参与采购评标谈判等工作，负责验收采购项目。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和实际情况，于每年年底前编制下一年度采购预算，明确采购项目名称、数量、规格、预算金额等内容。2.采购预算应结合工会工作计划和财务状况，科学合理编制，确保采购资金安排与工作任务相匹配。（二）预算审批采购预算经部门负责人审核后，报财务部门汇总审核，提交采购领导小组审议批准。采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序重新履行审批手续。（三）预算执行与监控1.采购执行部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购资金使用效益。2.财务部门应定期对采购预算执行情况进行监控，及时发现和解决预算执行中存在的问题，对超预算采购的情况进行预警和纠正。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和福建省有关规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价采购1.询价采购是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途、技术要求等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将采购申请表报送采购执行部门。采购执行部门对采购申请进行初审，核实采购需求的合理性和必要性，提出采购方式建议，报采购领导小组审批。（二）采购文件编制1.采购执行部门根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（邀请书）、采购需求、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、验收标准等，确保采购项目符合需求部门要求。（三）采购信息发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购执行部门应在规定的媒体上发布采购公告（邀请书），公开采购信息。2.采购公告（邀请书）应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格条件、报名时间、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（四）供应商选择与确定1.采购执行部门按照采购文件规定的程序和标准，对供应商的资格进行审查，组织评标谈判等活动，确定中标（成交）供应商。2.在评标谈判过程中，采购执行部门应严格按照采购文件规定的评标标准进行评审，确保评审过程公平公正。对评标谈判结果应进行记录，并由评标谈判小组成员签字确认。（五）采购合同签订1.采购执行部门应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标（成交）供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、合法有效。（六）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同约定的验收标准组织验收。验收人员应包括需求部门代表、技术专家等。2.验收合格的采购项目，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收日期、验收结论等内容。对验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或重新提供货物、工程和服务。（七）采购资金支付1.采购执行部门应根据采购合同约定和验收情况，填写付款申请单，经需求部门、财务部门审核后，报分管领导审批。2.财务部门按照审批后的付款申请单支付采购资金。采购资金支付应严格按照财务管理制度执行，确保资金支付安全合规。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，由采购执行部门与中标（成交）供应商签订。合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交财务部门、审计部门审核，确保合同条款合法合规、公平合理。（二）合同履行1.采购执行部门和供应商应按照合同约定履行各自义务，确保采购项目顺利实施。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购执行部门应及时与供应商协商，并按照规定程序办理相关手续。（三）合同监督与检查1.采购领导小组、财务部门、审计部门应定期对采购合同履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行中存在的问题。2.采购执行部门应建立采购合同台账，记录合同签订、履行、变更、解除等情况，确保合同管理规范有序。（四）合同归档采购合同履行完毕后，采购执行部门应将合同文本及相关资料整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同正本、副本、中标（成交）通知书、采购文件、验收报告、付款凭证等。七、采购监督与管理（一）内部监督1.采购领导小组负责对采购活动进行决策监督，审议重大采购事项，确保采购决策科学合理。2.财务部门负责对采购资金使用情况进行监督，审核采购预算、付款申请等，确保资金安全合规。3.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序合规性、采购资金使用情况等，防范采购风险。4.采购执行部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购操作流程，确保采购活动规范有序。（二）外部监督1.采购活动应接受社会监督，采购信息应及时公开，接受供应商和社会公众的监督。2.对供应商的质疑和投诉，采购执