萧山国企采购制度

PAGE萧山国企采购制度一、总则（一）目的为规范萧山国企采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于萧山国企及其下属各部门、子公司、分公司的采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，接受内外部监督，确保所有参与方机会均等，公平竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自责任和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，职责如下：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购计划、预算、采购方式等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门职责如下：1.制定采购计划，根据需求部门的申请，结合库存情况，编制合理的采购计划。2.选择供应商，通过多种渠道寻找、筛选、评估供应商，建立供应商库。3.组织采购活动，包括招标、谈判、询价等，确保采购活动顺利进行。4.签订采购合同，明确采购双方的权利和义务，确保合同合法有效。5.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中的问题。6.采购文件归档管理，妥善保存采购过程中的各类文件资料。（三）需求部门需求部门负责提出采购需求，配合采购部门开展采购工作，包括提供准确的需求信息、参与供应商评估、验收采购物资等。（四）监督部门设立监督部门，对采购活动进行全过程监督。监督部门职责如下：1.制定采购监督制度和流程。2.对采购计划、采购方式、采购过程、采购合同等进行监督检查。3.受理采购活动中的投诉举报，调查处理违规违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据业务发展规划和实际需求，编制年度采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等。2.采购部门对需求部门提交的采购预算草案进行审核，结合市场价格走势等因素，提出调整建议。3.财务部门汇总各部门采购预算草案，进行综合平衡，编制公司年度采购预算，报采购决策委员会审批。（二）预算执行1.采购部门严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2.因特殊原因需要调整采购预算的项目，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，经采购部门审核、财务部门复核后，报采购决策委员会审批。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行分析和监控，及时发现和解决预算执行中的问题。2.监督部门对采购预算执行情况进行监督检查，确保预算严格执行。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目。2.招标程序：招标公告发布：采购部门在指定媒体发布招标公告，公开招标项目的基本信息、要求等。报名及资格审查：潜在供应商报名，采购部门对报名供应商进行资格审查。招标文件编制与发售：采购部门编制招标文件，发售给资格审查合格的供应商。开标、评标与定标：组织开标、评标，根据评标结果确定中标供应商，并发布中标公告。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序：成立谈判小组：由采购部门、需求部门、技术专家等组成谈判小组。制定谈判文件：明确谈判项目的技术、商务等要求。邀请供应商：从供应商库中邀请符合条件的供应商参加谈判。谈判：与供应商进行谈判，确定成交供应商。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：选择询价供应商：从供应商库中选择不少于三家的供应商进行询价。发出询价通知书：向询价供应商发出询价通知书，明确采购需求。供应商报价：供应商在规定时间内报价。确定成交供应商：采购部门根据报价情况，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序：提出申请：需求部门提出单一来源采购申请，说明理由。论证：采购部门组织相关专家进行论证，形成论证意见。审批：报采购决策委员会审批。签订合同：与单一供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商筛选标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格、售后服务等方面。2.通过市场调研、供应商推荐、行业协会推荐等多种渠道寻找潜在供应商。3.根据筛选标准对潜在供应商进行评估，评估方式包括实地考察、样品检测、业绩调查、信用评级等。4.将评估合格的供应商纳入供应商库。（二）供应商考核1.制定供应商考核指标体系，包括交货期、产品质量、价格、售后服务等方面。2.定期对供应商进行考核，考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据考核结果对供应商进行相应的奖惩，如增加采购份额、给予价格优惠、警告、暂停合作、淘汰等。（三）供应商动态管理1.对供应商库进行动态管理，及时更新供应商信息。2.对于出现重大问题或不符合要求的供应商，及时从供应商库中删除。3.根据业务发展需要，不断引入新的供应商，优化供应商结构。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门在确定中标或成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购双方的名称、地址、联系方式，采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同合法有效。（二）合同履行跟踪1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商发货、到货等信息。2.需求部门应配合采购部门做好合同履行跟踪工作，及时反馈合同执行过程中的问题。3.对于合同履行过程中出现的变更、延误等情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，采取相应措施解决。（三）合同验收1.采购物资到货后，需求部门应按照合同约定的验收标准进行验收。2.验收合格的，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，如要求供应商补货、换货、退货、降价等。（四）合同付款1.财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。2.付款前，财务部门应审核采购合同执行情况、验收报告等相关资料，确保付款依据充分。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购决策风险：包括采购决策失误、采购计划不合理等。2.供应商风险：包括供应商违约、供应商破产、供应商产品质量问题等。3.采购过程风险：包括招标失败、谈判失败、询价失误、合同签订不规范等。4.验收风险：包括验收标准不明确、验收程序不规范、验收结果不准确等。5.付款风险：包括付款延迟、付款错误、资金安全等。（二）风险评估1.对识别出的采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行排序，确定重点风险。（三）风险应对1.针对不同的采购风险，制定相应的风险应对措施，如加强采购决策管理、优化供应商选择和管理、规范采购过程、完善验收制度、加强付款管理等。2.建立风险预警机制，及时发现和预警采购风险，采取措施防范风险的发生或降低风险的影响程度。八、采购信息管理（一）信息收集1.采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。2.需求部门应及时向采购部门提供采购需求信息。（二）信息整理与分析1.采购部门对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行分析，为采购决策、供应商管理、采购成本控制等提供依据。（三）信息共享1.建立采购信息共享平台，实现采购部门、需求部门、监督部门等之间的信息共享。2.及时发布采购相关信息，提高采购工作的透明度和效率。九、监督与检查（一）内部监督1.监督部门定期对采购活动进