事业单位采购管理制度及采购流程

PAGE事业单位采购管理制度及采购流程一、总则（一）目的为了加强本事业单位采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位内所有采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，确保所有供应商享有平等的竞争机会。3.公开性原则：采购信息应及时、准确地公开，接受内部监督和社会公众监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化和采购效益的最大化。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由单位领导、相关部门负责人等组成。2.职责审议采购管理制度、采购政策和采购计划。研究决定重大采购项目的采购方式、采购预算和中标供应商等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.职责负责制定和执行采购计划，组织实施采购活动。收集、整理供应商信息，建立供应商数据库。参与采购项目的前期调研、需求论证和采购文件编制等工作。负责采购合同的签订、履行、验收和付款等工作。定期向上级汇报采购工作进展情况，提供采购数据分析和决策支持。（三）需求部门1.职责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量、技术要求等。参与采购项目的前期调研、需求论证和采购文件评审等工作。配合采购部门进行采购合同的签订、履行、验收等工作。（四）监督部门1.职责对采购活动进行全过程监督，检查采购程序的合法性、合规性。受理采购活动中的投诉举报，调查处理违规违纪行为。定期对采购工作进行审计，提出改进意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据本部门工作任务和事业发展需要，提前编制采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等。2.采购预算应按照国家有关预算编制的规定和要求，结合本单位实际情况，科学合理地编制，并报经单位领导审核批准。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序报经批准后执行。（三）预算监督1.监督部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，确保预算的严格执行。2.定期对采购预算执行情况进行分析和评价，及时发现问题并提出改进措施。四、采购方式及适用范围（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.采购程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。供应商报名并购买招标文件。采购部门组织开标、评标和定标。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购程序：采购部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，并在规定时间内提交。采购部门组织开标、评标和定标。将中标结果通知所有被邀请的未中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.采购程序：采购部门成立谈判小组，制定谈判文件。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。供应商按照谈判文件的要求提交响应文件，并与谈判小组进行谈判。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行最后报价，并确定成交供应商。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：采购部门组织成立单一来源采购小组，对采购项目进行论证。单一来源采购小组确定单一来源采购供应商，并编制单一来源采购文件。采购部门与单一来源采购供应商进行协商，签订采购合同。将单一来源采购情况报采购管理委员会备案。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购程序：采购部门成立询价小组，制定询价文件。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其报价。供应商按照询价通知书的要求提交报价文件。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于重大采购项目，采购部门应组织相关部门进行需求论证，并报采购管理委员会审批。3.经审批通过的采购项目，采购部门下达《采购任务书》，明确采购要求和采购时间节点。（三）采购实施1.采购部门根据采购方式和采购项目的特点，制定采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购部门发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。3.供应商按照采购文件的要求编制响应文件，并在规定时间内提交。4.采购部门组织开标、评标、谈判、询价等采购活动，并按照规定的程序确定中标供应商或成交供应商。（四）合同签订1.采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，应报监督部门备案。（五）合同履行1.供应商按照采购合同的约定组织生产、运输、安装、调试等工作，并按时交付货物或提供服务。2.采购部门应及时跟踪采购合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。3.需求部门应配合采购部门做好采购合同的验收工作，对货物或服务的质量、数量、规格等进行检验。（六）验收付款1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员进行验收，并填写《采购验收单》。2.《采购验收单》应包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准验收情况、验收结论等内容。3.采购部门根据验收情况和采购合同的约定，办理付款手续。付款时，应严格审核相关凭证，确保付款的准确性和合规性。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。2.供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力、完善的售后服务体系等条件。3.采购部门对申请准入的供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关证件的审核。4.经审查合格的供应商，纳入供应商数据库，并定期进行更新和维护。（二）供应商评价1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。2.评价方式包括日常考核、定期评估、用户反馈等。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商激励与淘汰1.对于优秀供应商，采购部门给予一定的奖励，如优先采购、增加采购份额等。2.对于不合格供应商，采购部门及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采购部门将其淘汰出供应商数据库，并停止与其合作。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。2.建立风险预警机制，及时发现风险信号，并采取相应的措施进行防范和控制。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定风险的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。（三）风险应对1.对于市场风险，采购部门应加强市场调研，及时掌握市场动态，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加。2.对于质量风险，采购部门应加强对供应商的质量管理，严格按照采