中国船舶集团采购制度

PAGE中国船舶集团采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范中国船舶集团（以下简称“集团”）的采购活动，确保采购工作合法、合规、高效、透明，满足集团生产经营需求，保障产品质量，降低采购成本，防范采购风险，促进集团持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各企事业单位（以下统称“各单位”）的采购活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：符合集团内部规章制度和采购流程规定。3.效益性原则：追求采购效益最大化，在保证质量的前提下降低采购成本。4.公正性原则：采购过程公平、公正、公开，维护各方合法权益。5.保密性原则：涉及商业秘密、技术秘密等信息应予以保密。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略规划和年度采购计划。2.审批重大采购项目的采购方案、预算、合同等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门集团总部设立采购管理部门，负责统筹管理集团采购工作，其主要职责如下：1.制定和完善集团采购管理制度和流程。2.组织编制年度采购计划，并监督实施。3.建立和管理采购供应商库。4.协调各单位采购工作，处理采购纠纷。5.开展采购绩效评估和监督检查。（三）采购执行部门各单位根据自身业务需求设立采购执行部门，负责具体采购项目的实施，其职责包括：1.根据年度采购计划和实际需求，编制本单位采购申请。2.按照采购流程组织采购活动实施，包括采购文件编制、供应商选择、谈判、合同签订等。3.负责采购项目的验收工作。4.配合采购管理部门进行采购绩效评估。三、采购计划管理（一）计划编制1.各单位应根据生产经营计划、项目进度安排等，结合库存情况，每年定期编制本单位采购计划，并报送集团采购管理部门。2.采购计划应明确采购物资、工程或服务的名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。3.集团采购管理部门对各单位报送的采购计划进行汇总、审核和平衡，编制集团年度采购计划，报采购决策委员会审议通过后下达执行。（二）计划调整1.因生产经营计划变更、市场变化等原因需要调整采购计划的，各单位应提前向集团采购管理部门提出申请，并说明调整原因、调整内容等。2.集团采购管理部门对采购计划调整申请进行审核，必要时组织相关部门进行论证，报采购决策委员会批准后实施调整。四、采购方式（一）招标采购1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用招标方式：施工单项合同估算价在400万元人民币以上。重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上。服务采购单项合同估算价在100万元人民币以上。2.招标采购应按照国家有关法律法规和集团相关规定，通过公开招标、邀请招标等方式进行。3.招标采购应组建评标委员会，评标委员会成员应具备相应的专业知识和经验，评标过程应遵循公平、公正、科学、择优的原则。（二）竞争性谈判采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判采购应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。（三）询价采购1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价采购应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照集团规定的程序进行审批，在保证采购质量和合理价格的前提下，与单一供应商协商确定采购事宜。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.各单位采购执行部门应按照供应商准入标准，对潜在供应商进行调查、评估，提出供应商准入申请，报集团采购管理部门审核。3.集团采购管理部门对供应商准入申请进行审核，必要时组织实地考察，符合准入标准的供应商纳入集团供应商库。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.各单位采购执行部门应根据日常采购情况，对供应商进行动态评价，并将评价结果及时反馈给集团采购管理部门。3.集团采购管理部门每年组织一次对供应商的综合考核，根据考核结果对供应商进行分类管理，对于考核不合格的供应商，采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（三）供应商激励与淘汰1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施。2..对于出现严重质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，及时进行淘汰，并从供应商库中删除。六、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购项目特点和采购方式，编制相应的采购文件，采购文件应包括采购需求、技术规格、商务条款、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的质量要求、验收标准、付款方式等重要条款，确保采购项目的顺利实施。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交本单位相关部门进行审核，审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。2.对于重大采购项目的采购文件，应提交集团采购管理部门进行审核，必要时组织相关专家进行论证。（三）采购文件存档1.采购项目完成后，采购执行部门应将采购文件进行整理、归档，保存期限按照集团档案管理规定执行。2.采购文件存档应确保文件的完整性、真实性和可追溯性，以便日后查阅和审计。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应按照采购文件和谈判结果，与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资、工程或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，应提交本单位法律部门进行审核，并按照集团合同管理规定履行审批手续。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.供应商出现违约行为时，采购执行部门应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，如支付违约金、赔偿损失等。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应按照集团合同管理规定履行审批手续。（四）合同结算1.采购项目验收合格后，采购执行部门应按照采购合同约定，及时办理合同结算手续。2.合同结算应提供完整的结算资料，包括采购合同、验收报告、发票等，经审核无误后支付货款。八、采购验收管理（一）验收标准制定1.采购执行部门应根据采购项目的特点和采购合同要求，制定明确的验收标准，验收标准应包括产品质量、数量、规格型号、外观等方面。2.验收标准应符合国家相关法律法规和行业标准要求。（二）验收组织实施1.采购项目到货后，采购执行部门应组织相关部门和人员进行验收，验收人员应具备相应的专业知识和经验。2.验收过程应严格按照验收标准进行，对采购物资、工程或服务的质量、数量、规格型号等进行逐一核对。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购执行部门应出具验收报告，并办理入库、结算等手续。2.验收不合格的采购项目，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至验收合格。如供应商拒绝承担责任，应按照采购合同约定追究其违约责任。九、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别和评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.采购管理部门应会同相关部门，根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的采购风险，制定相应的风险应对措施，风险应对措施应包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于市场风险，可通过市场调研、价格谈判、套期保值等方式进行应对；对于供应商风险，可加强供应商管理、增加供应商选择、签订风险防范条款等；对于质量风险，可加强质量检验检测、建立质量追溯体系等；对于合同风险，可加强合同审核、规范合同签订与履行等；对于法律风险，可加强法律意识培训、咨询专业法律机构等。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，对采购风险应对措施的执行情况进行监控，及时发现风险变化情况。2.设立采购风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采购管理部门应会同相关部门采取措施进行处理，防范风险扩大。十、采购绩效评估（一）评估指标设定1.建立采购绩效评估指标体系，评估指标应包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商管理等方面。2.采购成本指标可包括采购价格降低率、采购成本节约额等；采购质量指标可包括验收合格率等；采购效率指标可包括采购周期、合同签订及时率等；供应商管理指标可包括供应商满意度、供应商投诉率等。（二）评估方法与周期1.采购绩效评估可采用定量评估与定性评估相结合的方法，通过数据分析、问卷调查、现场检查等方式进行。2.采购绩效评估周期分为年度评估和专项评估，年度评估每年进行一次，专项评估根据采购项目情况适时开展。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购执行部门和相关人员进行奖惩，激励其不断提高采购绩效。2..将采购绩效评估结果作为改进采购工作、优化采购流程、加强供应商管理的重要依据，持续提升集团采购管理水平。十一、监督与检查（一）内部监督1.集团采购管