台塑采购制度

PAGE台塑采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范台塑公司的采购行为，确保采购活动的合法性、规范性、透明性和高效性，保障公司生产经营活动的顺利进行，实现公司利益最大化。（二）适用范围本制度适用于台塑公司内部各部门涉及的原材料、设备、办公用品、服务等各类物品和服务的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，在采购过程中确保公平竞争，公正选择供应商。3.质量优先原则：优先选择能提供符合公司质量要求产品和服务的供应商。4.成本效益原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。5.廉洁自律原则：采购人员必须廉洁奉公，杜绝任何形式的不正当交易和腐败行为。二、采购组织与职责（一）采购部门1.采购部门职责负责制定采购计划和预算，根据公司生产经营需求，合理安排采购任务。寻找、筛选、评估和选择合格的供应商，建立供应商档案。组织采购谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。协调解决采购过程中的各种问题，与内部各部门保持良好沟通。负责采购数据的统计、分析和报告，为公司决策提供支持。2.采购人员岗位职责采购主管：全面负责采购部门的管理工作，制定采购策略和计划，监督采购流程执行，协调内外部关系。采购专员：具体执行采购任务，包括供应商联络、采购订单下达、合同签订与跟踪等。（二）需求部门1.需求部门职责准确提出采购需求，包括物品或服务的规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。参与供应商的评估和选择过程，提供专业意见。协助采购部门进行采购合同执行情况的验收工作。2.需求部门负责人岗位职责：对本部门提出的采购需求的合理性、准确性负责，协调本部门与采购部门的工作衔接。（三）质量管理部门1.质量管理部门职责制定采购物品的质量标准和检验规范。参与供应商的质量评估，对采购物品进行质量检验和验收。对采购过程中的质量问题进行跟踪和处理，提出改进措施。2.质量检验人员岗位职责：按照质量标准和检验规范对采购物品进行严格检验，出具检验报告。(四)财务部门1.财务部门职责审核采购预算，监督采购资金的使用。根据采购合同和验收报告进行付款结算，确保资金支付的准确性和合规性。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。2.财务人员岗位职责：负责采购资金的收支管理，审核付款申请，进行财务核算和报表编制。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计交货时间等信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司规定的审批流程进行审批。小额采购由采购部门负责人审批；大额采购需提交公司管理层审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照经营范围、生产能力、质量保证体系、信誉状况等方面。3.邀请符合条件的供应商参与报价，采购人员收集并整理各供应商的报价文件，进行比较分析。4.组织相关部门对供应商进行实地考察和评估，重点考察供应商的生产现场、质量管理、售后服务等方面情况。5.根据供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等综合因素，对供应商进行评分，选择得分较高的供应商作为合作对象。(四)采购合同签订1.在确定供应商后，采购部门与供应商进行采购合同条款的谈判，明确双方的权利和义务。2.采购合同内容应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同条款应符合法律法规要求，明确、具体、可操作。3.采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门应将合同副本分发给需求部门、质量管理部门、财务部门等相关部门，以便各部门履行相应职责并进行跟踪监督。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，并明确订单编号订单下达时间、交货时间、交货地点、产品规格数量等详细信息。2.采购订单应及时发送给供应商，并要求供应商签字确认回传，以确保双方对订单内容的一致性认可。（六）采购跟踪与催货1.在采购合同执行过程中，采购人员应定期与供应商沟通，了解订单生产进度和交货情况。2.如发现供应商可能无法按时交货或出现质量问题等异常情况，采购人员应及时与供应商协商解决，并采取相应的催货措施，确保采购物品按时、按质、按量供应。（七采购验收1.采购物品到货前通知质量管理部门和需求部门准备验收工作。2.质量管理部门按照质量标准和检验规范对采购物品进行严格检验，出具检验报告。3.需求部门根据采购申请要求和合同约定，对采购物品的数量、规格、外观等进行验收。4.验收合格的采购物品办理入库手续；验收不合格的采购物品，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。（八）采购付款1.采购部门在收到供应商的发票和验收合格报告后，填写付款申请单，附上采购合同、发票、验收报告等相关凭证。2.付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门对付款申请进行审核，核实采购业务的真实性、合法性和金额准确性。审核无误后，按照公司规定的付款流程进行付款操作。四、采购风险管理（一常见风险识别1.供应商风险：供应商可能出现产品质量问题、交货延迟、破产倒闭等情况，影响公司生产经营活动。2.市场风险：市场价格波动、原材料供应紧张等因素可能导致采购成本上升或采购困难。3.合同风险：采购合同条款不明确可能引发纠纷，合同执行过程中存在违约风险。4.内部管理风险：采购流程执行不规范、采购人员违规操作等可能导致采购效率低下、成本增加或出现腐败行为。（二）风险应对措施1.供应商风险管理建立多源供应商体系，避免过度依赖单一供应商，降低供应商违约风险。加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商绩效，及时发现并解决问题。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利义务和违约责任，约束供应商行为。2.市场风险管理建立市场价格监测机制定期收集市场价格信息，分析价格走势，为采购决策提供参考。采取适当的采购策略如套期保值、签订长期合同等，应对市场价格波动风险。加强与供应商的沟通与合作，共同应对原材料供应紧张等问题。3.合同风险管理采购合同条款应严谨、明确、具体，避免模糊不清或歧义条款。合同签订前应组织相关部门进行审核把关。加强合同执行过程中的跟踪与监督，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题，确保合同顺利执行。建立合同纠纷处理机制，妥善处理合同纠纷，维护公司合法权益。4.内部管理风险管理完善采购流程和内部控制制度，加强对采购各环节的规范管理，确保采购流程执行到位。加强对采购人员进行培训和教育，提高采购人员的业务素质和职业道德水平，防止违规操作和腐败行为发生。建立采购绩效评估体系，对采购部门和采购人员进行绩效考核激励，提高采购工作效率和质量。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：衡量采购价格的合理性，包括采购物品的实际采购价格与预算价格的差异率、采购成本降低率等指标。2.采购质量：评估采购物品的质量符合要求的程度，如验收合格率、质量问题发生率等指标。3.交货期：考察供应商按时交货的情况，包括按时交货率、交货延迟天数等指标。4.服务水平：评价供应商在售后服务、技术支持等方面的表现，如客户投诉率、服务响应时间等指标。（二）评估方法1.定期评估：每月或每季度对采购绩效进行定期评估，收集相关数据，按照评估指标进行计算和分析。定期评估可以及时发现采购工作中存在的问题，便于及时采取改进措施进行调整。2.年度综合评估：每年对采购部门和采购人员的全年采购绩效进行综合评估，全面评价采购工作的整体表现。年度综合评估结果作为采购部门和采购人员绩效考核、奖惩的重要依据。（三）评估结果应用1.绩效反馈与沟通：将采购绩效评估结果及时反馈给采购部门和采购人员，与他们进行沟通交流，分析绩效表现好的方面和存在的不足，共同探讨改进措施和方法。2.绩效考核与奖惩：根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行绩效考核，给予相应的奖励或惩罚。对于绩效优秀的采购人员和部门，给予表彰、奖金、晋升等奖励；对于绩效不佳的采购人员和部门，进行批评教育、扣减绩效奖金、调岗等处理。