承包方采购材料询价制度

PAGE承包方采购材料询价制度一、总则1.目的本制度旨在规范承包方采购材料询价流程，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购材料的质量符合项目要求，维护公司/组织的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及承包方采购材料的项目，包括但不限于工程建设、设备采购、物资供应等各类项目。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保询价过程合法合规。公平公正原则：对所有参与询价的承包方一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。透明性原则：询价流程及相关信息应保持透明，便于各方监督。效益原则：在保证材料质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高项目效益。二、询价职责分工1.采购部门负责制定询价计划，明确询价的材料清单、规格要求、质量标准等。组织实施询价工作，收集、整理和分析承包方的报价信息。与承包方进行商务谈判，确定最终采购价格和合同条款。建立和维护采购供应商数据库，对参与询价的承包方进行评估和管理。2.项目部门提供项目所需材料的详细技术要求和使用时间要求，协助采购部门制定询价文件。参与询价过程，对承包方的报价进行技术评审，提出技术方面的意见和建议。根据项目进度，及时反馈材料需求的变化情况，确保采购工作与项目进度相匹配。3.质量部门制定材料的质量检验标准和验收规范，参与询价文件中质量条款的制定。在询价过程中，对承包方提供的材料样品或质量证明文件进行审核，确保所采购材料符合质量要求。参与材料到货验收工作，对验收结果负责。4.财务部门参与询价文件中商务条款的制定，提供有关采购成本控制和财务风险防范的建议。审核采购合同中的价格条款、付款方式等财务内容，确保公司/组织的财务利益得到保障。对采购成本进行核算和分析，为采购决策提供财务数据支持。三、询价流程1.询价准备需求确认：采购部门与项目部门沟通，明确项目所需采购材料的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等详细信息，并形成材料需求清单。制定询价文件：采购部门根据材料需求清单，编制询价文件。询价文件应包括询价函、报价表、技术规格书、质量标准、交货条款、售后服务条款等内容。询价文件应清晰、准确地表述采购要求，确保承包方能够理解并做出准确回应。确定询价对象：采购部门根据项目需求和公司/组织的供应商数据库，筛选出潜在的承包方作为询价对象。询价对象应具有良好的信誉、生产能力和质量保证能力，能够提供符合要求的材料。2.询价发出采购部门通过邮件、传真、电话等方式向确定的询价对象发出询价文件，并告知其报价截止时间和报价要求。在询价发出后，采购部门应及时跟踪询价对象的接收情况，确保其能够按时收到询价文件。3.报价接收询价对象应在规定的报价截止时间前，将填写完整的报价文件以书面形式（如邮寄、传真、电子邮件等）回复采购部门。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、质量保证措施、交货时间承诺、售后服务承诺等内容。采购部门在收到报价文件后，应及时进行登记和整理，对报价文件的完整性和有效性进行审核。4.报价评审商务评审：采购部门对承包方的报价进行商务评审，主要评审报价的合理性、付款方式、交货期、售后服务等商务条款。商务评审应综合考虑项目成本、合同风险等因素，选择商务条款最优的承包方。技术评审：项目部门和质量部门对承包方的报价进行技术评审，主要评审材料的技术规格、质量标准、性能指标等是否符合询价文件要求。技术评审应确保所采购材料能够满足项目的技术需求，保证项目的顺利实施。综合评审：采购部门组织项目部门、质量部门、财务部门等相关人员对承包方的报价进行综合评审，综合考虑商务、技术、价格等因素，确定最终的中标承包方。综合评审应采用科学合理的评审方法，如打分法、最低价法等，确保评审结果的公正性和客观性。5.合同签订采购部门根据综合评审结果，与中标承包方签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括材料的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给项目部门、质量部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。四、询价文件编制规范1.询价函抬头：应注明公司/组织名称、询价项目名称、询价编号等信息。正文：简要介绍询价项目的背景和目的，说明询价的材料清单、规格要求、质量标准、交货时间、交货地点等基本信息，并要求承包方按照询价文件要求进行报价。结尾：注明报价截止时间、报价方式、联系方式等内容，并表达对承包方合作的期待。2.报价表材料名称：应详细列出询价材料的名称、规格、型号等信息。数量：填写询价材料的数量。单价：填写每个材料的报价单价。总价：填写每个材料的报价总价，总价应等于单价乘以数量。交货时间：填写承包方预计的交货时间。交货地点：填写承包方预计的交货地点。备注：如有其他需要说明的事项，可以在备注栏中填写。3.技术规格书材料概述：简要介绍询价材料的用途、性能特点等基本情况。技术参数：详细列出询价材料的技术参数要求，如尺寸、重量、材质、性能指标等。技术参数应明确、具体，能够准确反映材料的质量要求。质量标准：引用国家或行业相关的质量标准，明确询价材料应达到的质量水平。如无国家或行业标准，应制定公司/组织内部的质量标准。检验方法：说明对询价材料进行检验的方法和手段，确保所采购材料符合质量要求。4.质量标准外观要求：描述询价材料的外观质量要求，如表面光洁度、色泽、无缺陷等。内在质量要求：明确询价材料的内在质量指标，如化学成分、物理性能、机械性能等。质量保证期限：规定承包方对所提供材料的质量保证期限，在质量保证期限内，如材料出现质量问题，承包方应负责免费更换或维修。5.交货条款交货时间：明确承包方应在何时将询价材料交付至指定交货地点。交货时间应合理安排，确保与项目进度相匹配。交货地点：详细填写询价材料的交货地点，确保承包方清楚了解交货地点的具体位置。运输方式：说明询价材料的运输方式，如公路运输、铁路运输、航空运输等，并明确运输费用的承担方。包装要求：规定询价材料的包装形式和包装材料要求，确保材料在运输过程中不受损坏。6.售后服务条款售后服务内容：明确承包方应提供的售后服务内容，如维修、保养、技术支持等。售后服务期限：规定承包方提供售后服务的期限，售后服务期限应与质量保证期限相匹配。售后服务响应时间：说明承包方在接到用户售后服务需求后应在多长时间内做出响应，并采取相应的解决措施。五、询价对象管理1.供应商数据库建立采购部门应建立和维护采购供应商数据库，将参与询价的承包方信息录入数据库。供应商数据库应包括承包方的基本信息（如公司名称、地址、联系方式等）、资质证书、业绩情况、产品质量情况、价格水平等内容。2.供应商评估采购部门定期对供应商数据库中的承包方进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估结果为优秀的承包方，在后续询价中可给予优先考虑；对于评估结果为不合格的承包方，应及时清理出供应商数据库，并停止与其合作。3.供应商动态管理采购部门应根据供应商的表现和市场变化情况，对供应商数据库进行动态管理。对于新出现的优质供应商，应及时纳入供应商数据库；对于表现不佳的供应商，应采取警告、整改、暂停合作等措施，督促其改进。同时，采购部门应定期对供应商数据库进行更新和维护，确保数据库信息的准确性和完整性。六、询价记录与存档1.询价记录内容采购部门应在询价过程中做好详细的询价记录，询价记录应包括询价文件、报价文件、评审记录、谈判记录、合同文本等相关资料。询价记录应真实、准确、完整地反映询价过程的全貌，为后续的采购决策和项目实施提供依据。2.存档要求询价记录应按照项目类别和时间顺序进行分类存档，存档期限应符合公司/组织的档案管理规定。询价记录应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。同时，应建立询价记录查询制度，方便相关人员查阅和使用。七、监督与检查1.内部监督公司/组织内部应建立健全询价监督机制，采购部门应定期对询价工作进行自查，确保询价流程符合制度要求。同时，审计部门应定期对询价项目进行审计，检查询价过程的合法性、合规性和公正性，对发现的问题及时提出整改意见。2.外部监督在询价过程中，应接受项目业主、监理单位、行业主管部门等外部机构的监督。对于外部机构提出的意见和建议，应认真对待，及时整改，确保询价工作的质量和透明度。八、违规处理1.违规行为界定在询价过程中，如发现承包方或采购部门工作人员存在以下违规行为，应认定为违规行为：承包方相互串通报价，排挤其他承包方公平竞争的。承包方以向采购部门工作人员行贿等不正当手段谋取中标的。采购部门工作人员与承包方恶意串通，损害公司/组织利益的。采购部门工作人员泄露询价文件、报价文件等商业机密的。其他违反法律法规、行业标准和公司/组织制度的行为。2.违规处理措施对于发现的违规行为，应视情节轻重给予相应的处理措施：对于违规情节较轻的，给予警告、责令整改等处理措施。对于违规情节较重的，取消承包方的中标资格，没收其投标保证金，并禁止其在一定期限内参与公司/组织的采购项目。对