普陀区采购内部控制制度

PAGE普陀区采购内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强普陀区采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金的使用效益，确保采购活动合法、合规、透明、高效，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于普陀区各级行政机关、事业单位和社会团体（以下统称“采购人”）使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：采购流程应符合政府采购相关制度和程序要求，保证采购活动规范有序。3.公开透明原则：采购信息应全面、及时公开披露，接受社会监督，提高采购活动的透明度。4.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保符合条件的供应商能够平等参与采购活动。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金使用效益最大化，降低采购成本。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购需求编制、采购文件制定、采购评审组织等。对采购项目进行全程监督和管理，协调解决采购过程中的问题。建立和维护供应商库，对供应商进行资格审查和信用评价。2.预算管理部门负责审核采购项目的预算安排，确保采购资金的合理性和合规性。根据采购项目进度，及时安排和拨付采购资金。对采购资金的使用情况进行监督和检查。3.财务部门负责采购资金的核算和财务管理，确保资金支付的准确性和及时性。参与采购合同的审核，对合同中的财务条款进行把关。定期对采购项目的财务收支情况进行审计和分析。4.使用部门提出采购需求，并对需求的合理性和必要性负责。参与采购文件的编制和评审工作提供技术支持和专业意见。负责采购项目的验收工作，对采购货物、工程和服务进行质量检验和评价。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应根据本单位的事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，科学合理地编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目申报和重复采购。同时，应参考历史采购数据和市场价格信息，提高预算编制的准确性。3.采购预算编制完成后，应按照规定的程序进行审核和批复。预算管理部门应会同采购管理部门对采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、合规性和完整性。审核通过后的采购预算应报经单位领导审批，并按照财政部门的要求进行批复。（二）预算执行1.采购人应严格按照批复的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整预算。如因特殊原因需要调整预算的，应按照规定的程序办理预算调整手续。2.采购管理部门应根据采购预算和采购计划，合理安排采购进度，确保采购项目按时完成。在采购过程中，应严格控制采购成本，不得突破预算金额。3.财务部门应按照采购合同的约定和预算管理的要求，及时支付采购资金。在支付采购资金前，应审核采购合同执行情况、验收报告等相关资料，确保资金支付的准确性和合规性。（三）预算监督1.预算管理部门应定期对采购预算的执行情况进行监督检查，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。对违反预算管理规定的行为应严肃处理，并追究相关人员的责任。2.审计部门应定期对采购项目的预算执行情况进行审计，重点审计采购资金的使用效益、预算执行的合规性等方面。对审计发现的问题应提出整改意见，并督促采购人进行整改。三、采购需求管理（一）需求提出1.使用部门应根据本单位的工作需要和业务发展规划，及时提出采购需求。采购需求应明确、具体、合理，能够准确反映采购项目的功能、性能、质量、服务等要求。2.在提出采购需求时，使用部门应充分征求相关部门和人员的意见，进行必要的市场调研和技术论证，确保采购需求的科学性和合理性。同时，应考虑采购项目的兼容性、扩展性和维护性等因素，为后续的采购活动和项目实施提供便利。（二）需求审核1.采购管理部门应会同预算管理部门、财务部门等相关部门对采购需求进行审核主要审核采购需求的合规性、合理性、完整性以及与预算的匹配性等。2.审核过程中，如发现采购需求存在问题或不合理之处，采购管理部门应及时与使用部门沟通协调，提出修改意见，确保采购需求准确无误。3.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，采购管理部门可组织相关专家进行论证，充分听取专家意见，提高采购需求的科学性和准确性。（三）需求变更1.在采购项目实施过程中，如因特殊原因需要变更采购需求的，使用部门应提出书面申请，并说明变更的原因、内容和对采购项目的影响。2.采购管理部门应会同相关部门对需求变更申请进行审核，重点审核变更的必要性、合理性以及对采购预算、采购进度和采购质量的影响。审核通过后，应按照规定的程序办理需求变更手续。3.需求变更涉及预算调整的，应按照预算管理的有关规定办理预算调整手续；涉及采购文件修改的，应及时通知所有已获取采购文件的供应商，并按照规定的程序重新组织采购活动。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。2采购人采用公开招标方式采购的，应按照规定在指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、预算金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。3.采购人应按照招标文件规定的评标标准和方法组织评标，确保评标过程公平、公正、公开。评标结果应在规定的媒体上公示，公示期不得少于三个工作日（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购人采用邀请招标方式采购的，应通过随机方式选择三家以上符合相应资格条件的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的基本情况、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购人采用竞争性谈判方式采购的，应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序和方法进行谈判，并确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购人采用单一来源采购方式采购的，应在采购活动开始前，将单一来源采购理由及相关信息报财政部门批准。经批准后，采购人应与单一供应商进行协商，确定成交价格和成交条件。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.询价适用于采购货物规格、标准统一货价格相对稳定、货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.采购人采用询价方式采购的，应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应按照询价文件规定的程序和方法进行询价，并确定成交供应商。五、采购文件编制（一）采购文件内容1.采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、评标标准和方法、合同条款、投标文件格式等内容。采购文件应明确、具体、完整，能够准确反映采购项目的要求和采购活动的规则。2.采购需求应详细描述采购项目的功能、性能、质量、服务等要求，包括技术规格、数量清单、验收标准等内容。采购需求应符合国家法律法规和相关政策规定，不得含有倾向性、歧视性条款。3.评标标准和方法应明确、具体、客观不得含有倾向性、歧视性条款。评标标准应包括价格、技术、商务、服务等方面的内容，并根据采购项目的特点和需求合理设置各项评审因素的权重。（二）采购文件编制要求1.采购文件编制应遵循公平、公正、公开和诚实信用的原则，确保采购文件的合法性、合规性和合理性。采购文件编制过程中，应充分征求相关部门和人员的意见，进行必要的市场调研和技术论证确保采购文件的科学性和准确性。2.采购文件应使用国家统一制定的标准文本格式，并按照规定的程序进行审核和备案。采购文件审核通过后，不得擅自修改。如因特殊原因需要修改采购文件的，应按照规定的程序办理修改手续，并及时通知所有已获取采购文件的供应商。3.采购人应在采购文件中明确采购项目的交付时间、地点、质量标准、售后服务等要求，并要求供应商在投标文件中作出相应承诺。采购文件还应明确采购合同的签订、履行、验收、付款等条款，确保采购活动顺利进行。六、采购评审管理（一）评审组织1.采购人应按照采购文件规定的评标标准和方法组织评标。评标由采购人依法组建的评标委员会负责，评标委员会由采购人的代表和有关专家共五人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会成员应具备相关专业知识和技能，熟悉政府采购法律法规和评标程序。评标委员会成员应严格遵守评标纪律，客观、公正地履行职责，对所提出的评审意见承担个人责任。3.采购人应为评标委员会提供必要的评标场所和设备，并保证评标过程的保密性。在评标过程中，采购人不得干预评标委员会的正常工作，不得向评标委员会成员施加倾向性意见。（二）评审过程1.评标委员会应按照采购文件规定的评标程序和方法进行评标。评标程序一般包括投标文件初审、详细评审、澄清有关问题、推荐中标候选供应商、编写评标报告等环节。2.在投标文件初审环节，评标委员会应审查投标文件是否符合采购文件的要求，包括投标文件的完整性、有效性、符合性等方面。对不符合采购文件要求的投标文件，评标委员会应予以否决。3.在详细评审环节，评标委员会应按照评标标准和方法对投标文件进行详细评审，包括价格、技术、商务、服务等方面的评审。评标委员会应根据评审结果，推荐中标候选供应商。4.在澄清有关问题环节，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容进行必要的澄清、说明或者补正。投标人的澄清、说明或者补正不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。5.在推荐中标候选供应商环节，评标委员会应根据评审结果，按照得分由高到低的顺序推荐中标候选供应商。中标候选供应商数量一般为一至三名。采购人应根据评标委员会推荐的中标候选供应商确定中标供应商。（三）评审结果公示1.评标结果应在规定的媒体上公示，公示期不得少于三个工作日。公示内容应包括采购项目名称、中标候选供应商名称、中标金额、评标委员会成员名单等信息。2.公示期间，如供应商对评标结果有异议的，可以向采购人提出质疑。采购人应及时受理供应商的质疑，并按照规定的程序进行处理。采购人应在收到供应商质疑后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与中标供应商应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标供应商的投标文件签订采购合同。采购合同应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购人应将采购合同草本报财政部门备案。财政部门应重点审查采购合同的合法性、合规性和完整性，对不符合要求的采购合同提出修改意见。采购人应根据财政部门的意见对采购合同进行修改，并重新报财政部门备案。3.采购合同签订后除因不可抗力或者政府政策调整等原因外，双方应严格履行合同约定不得擅自变更或者解除合同。如因特殊原因需要变更或者解除合同的，双方应协商一致，并按照规定的程序办理变更或者解除合同手续（二）合同履行1.采购人和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，并为供应商履行合同提供必要的条件和支持。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务，并承担相应的违约责任。2.在合同履行过程中，如出现合同纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或者提起诉讼。3采购人应建立采购合同履行跟踪机制，定期对采购合同的履行情况进行检查和评估及时发现和解决合同履行过程中出现问题确保采购项目顺利实施。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应按照采购合同约定的验收标准组织验收。验收工作应由采购人或其委托的专业机构负责，验收人员应包括采购人的代表和相关专业人员。2.验收人员应按照验收标准对采购项目进行全面检查和测试，包括货物的数量、质量、规格型号、性能指标等方面的检查，以及工程的建设质量、进度、安全等方面的检查，和服务的内容、标准、效果等方面的检查。验收合格的，验收人员应签署验收报告。3.如验收不合格的，采购人应要求供应商限期整改。供应商整改后仍不符合要求的，采购人有权按照合同